數據限制性錄入技巧三則

王志軍

Excel的“數據驗證”功能相當強大，我們可以利用這些功能實現數據的限制性錄入，從而在一定程度上提高工作效率。這里介紹幾則比較實用的技巧。

技巧1：根據其他列內容限制輸入

例如某公司的員工信息調查表，在D列填寫配偶姓名時，要求C列的婚否一項中必須為“是”，否則禁止錄入。此時可以選擇相應的目標單元格區域D2：D6，切換到“數據”選項卡，在“數據工具”功能組打開“數據驗證”對話框，切換到“設置”選項卡，選擇“允許”為“自定義”，在下面的公式編輯框輸入如下公式：=C2="是"

完成上述設置之后，如果試圖在“婚否”列為“否”的相應行單元格錄入配偶姓名，此時會彈出如圖1所示的警告信息。

技巧2：分項預算之和不允許超過總預算

例如有一份育兒計劃表，從幼兒園到結婚計劃預算180萬元，要求各分項預算之和不能超過總預算。此時可以選擇B2：B7區域，切換到“數據”選項卡，在“數據工具”功能組打開“數據驗證”對話框，切換到“設置”選項卡，選擇“允許”為“自定義”，在下面的公式編輯框輸入如下公式：=SUM（$B$2：$B$7）<=$D$2

完成上述設置之后，如果分項預算之和超過了總預算，就會彈出如圖2所示的警告信息。

技巧3：限制錄入周末日期

在假期計劃表的B列填寫擬定日期時，要求不能錄入周末日期。此時可以使用如下公式：=WEEKDAY（B2，2）<6

上述公式的WEEKDAY（B2，2），是根據B2單元格的日期，返回對應的星期，如圖3所示，第二參數使用2，用數字1～7來表示周一到周日，WEEKDAY（B2，2><6，表示限定錄入日期小于周六。