實(shí)現(xiàn)物資集中采購有效降低采購成本

所謂物資集中采購，就是指通過公開或者邀請招標(biāo)的方式，將施工建設(shè)中需要采購的物資集中為一個(gè)訂單，并通過考察供應(yīng)商、詢價(jià)比價(jià)等過程，評價(jià)各個(gè)供應(yīng)商的優(yōu)缺點(diǎn)，最終確定物資品質(zhì)較為優(yōu)秀的供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)施工項(xiàng)目物資的集中采購。現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，施工建設(shè)領(lǐng)域也得以呈現(xiàn)良好的發(fā)展態(tài)勢，工程任務(wù)和物資需求規(guī)模的增加，使物資集中采購成為當(dāng)務(wù)之急。

一、物資集中采購的優(yōu)勢和特點(diǎn)

施工各企業(yè)通過專業(yè)的采購單位，能夠?qū)崿F(xiàn)對施工項(xiàng)目建設(shè)所需物資的集中采購，作為物資集中采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采購單位發(fā)揮著極為關(guān)鍵的作用。首先，實(shí)現(xiàn)物資集中采購有助于管控和降低采購成本，基于物資集中采購模式，能夠進(jìn)一步降低生產(chǎn)成本，提升生產(chǎn)效率，可以使采購單位在于供應(yīng)商洽談合作的時(shí)候處于優(yōu)勢地位，實(shí)現(xiàn)對物資價(jià)格的控制，同時(shí)，在設(shè)備的集中采購方面，采購單位可減少一些不必要的環(huán)節(jié)，控制資金流動(dòng)，優(yōu)化資源配置。其次，有助于采購單位樹立良好的企業(yè)形象，在市場競爭日趨激烈的形勢下，采購單位若想實(shí)現(xiàn)良好企業(yè)形象的構(gòu)建，就要基于集中采購方式，發(fā)揮業(yè)務(wù)特長，控制物資和設(shè)備數(shù)量，獲取采購主動(dòng)權(quán)，直接與供應(yīng)商構(gòu)建戰(zhàn)略關(guān)系，進(jìn)行大宗物資的采購，不僅能夠提升物資采購效率，推動(dòng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)，還能準(zhǔn)確計(jì)算物資使用情況，在準(zhǔn)確的時(shí)間內(nèi)完成物資的采購。最后，可以提升采購單位的資金利用率，利用物資集中采購方式，以招標(biāo)的形式為各個(gè)供應(yīng)商提供公開平等的采購平臺，采購單位則可在其中選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商與之合作，有助于采購單位獲得供應(yīng)商的鼎力支持，構(gòu)建長期的戰(zhàn)略合作關(guān)系，最終實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)發(fā)展[1]。

當(dāng)前，我國的物資集中采購工作主要具有采購量多、周期長、采購工序復(fù)雜繁多、采購集中程度和決策層次較高的特點(diǎn)，采購單位通過實(shí)行物資集中采購，能夠獲取物資供應(yīng)商一定的優(yōu)惠政策，并且能夠體現(xiàn)采購單位物資采購的專業(yè)性。

二、現(xiàn)階段采購單位物資集中采購現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)的評估體系。采購單位想要實(shí)現(xiàn)物資集中采購的價(jià)值和作用，就要重視供應(yīng)商在此環(huán)節(jié)中發(fā)揮的重要作用。當(dāng)前，我國采購單位缺乏專業(yè)的對供應(yīng)商的評估體系，致使其在實(shí)際的物資集中采購工作中，存在一定的成本風(fēng)險(xiǎn)。面對市場上良莠不齊的供應(yīng)商，采購單位很可能因?yàn)橐粫r(shí)疏忽，購買了低質(zhì)量的物資，也可能受供應(yīng)商信譽(yù)影響，沒有及時(shí)獲取到物資，進(jìn)而延誤施工單位的工程項(xiàng)目。因此，采購單位的相關(guān)人員要提高自身的辨別能力和專業(yè)能力，做好和供應(yīng)商的溝通工作，避免物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、供應(yīng)不及時(shí)、錯(cuò)貨現(xiàn)象發(fā)生，構(gòu)建高效的評價(jià)過程，降低采購成本和風(fēng)險(xiǎn)[2]。

（二）物資集中采購需求缺乏科學(xué)性和準(zhǔn)確性。一般情況下，采購單位的項(xiàng)目采購需求由施工單位的現(xiàn)場施工人員提出，經(jīng)過層層審批上報(bào)后，才會交由采購單位進(jìn)行集中采購。此環(huán)節(jié)中涉及單位較多，過程錯(cuò)綜復(fù)雜，一招不慎，全盤皆輸，可能會出現(xiàn)物資庫存積壓現(xiàn)象，增加施工單位的成本支出。

（三）物資集中采購計(jì)劃模糊。信息時(shí)代下，部分采購單位沒有實(shí)現(xiàn)對物資采購的信息管理，仍然沿用傳統(tǒng)模式下的手工操作方式，進(jìn)行采購計(jì)劃的編制，已經(jīng)無法適應(yīng)采購單位日益增加的物資購買訂單和規(guī)模，可能會出現(xiàn)重復(fù)采購現(xiàn)象，增加采購單位的費(fèi)用支出[3]。

（四）物資采購人員缺乏專業(yè)性。當(dāng)前，采購單位部分物資采購人員采購技能和知識的不完善，影響著物資的集中采購。部分采購人員在物資集中采購工作上存在誤區(qū)，無法最大程度的發(fā)揮出組織方的價(jià)值和作用；由于沒有平衡供貨方、采購方和組織方三者之間的關(guān)系，采購活動(dòng)的有效性、規(guī)則性和真實(shí)性也大大降低；在正式進(jìn)行采購工作的前期階段，采購人員專業(yè)知識和能力的不足，并未對采購資金進(jìn)行合理計(jì)算和科學(xué)規(guī)劃，沒有通過集中渠道進(jìn)行采購，部分材料甚至遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出市場價(jià)格，嚴(yán)重增加了采購成本，與實(shí)際的集中采購初衷相背離；部分采購人員為了謀取一己私利，虛報(bào)采購費(fèi)用，進(jìn)行虛假或過多采購等，嚴(yán)重影響了采購單位的形象。另外，部分采購單位雖然具備優(yōu)秀的物資采購領(lǐng)域的員工和人才，但其員工卻普遍缺乏施工實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、缺乏對施工現(xiàn)場生產(chǎn)設(shè)備的了解，因此，采購單位要重視對人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，推動(dòng)物資集中采購高效完成[4]。

（五）各部門之間的配合性和協(xié)調(diào)性不足。完善的物資集中采購工作需要采購單位各個(gè)單位間的密切配合，只有在采購單位各個(gè)部門充分理解、交流和合作的基礎(chǔ)上，采購單位才能最大程度的發(fā)揮出自己的優(yōu)勢，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的集中采購目標(biāo)。但通過采購單位集中采購工作的實(shí)際情況來看，采購單位的各個(gè)部門之間存在一定的觀點(diǎn)分歧，影響著最終的采購效率。在進(jìn)行某些物資的采購時(shí)，各個(gè)部門之間容易發(fā)生上報(bào)物資數(shù)目與實(shí)際不相符合的現(xiàn)象；在采購大宗物資時(shí)，部分部門為了減輕自身的責(zé)任和負(fù)擔(dān)，往往將責(zé)任推脫給其他部門。而物資集中采購工作的重要要求之一就是力求嚴(yán)謹(jǐn)，一旦中途任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，都會影響整個(gè)采購工作的進(jìn)展，延長采購環(huán)節(jié)時(shí)間，影響采購單位工作和物資的使用效率，不僅不利于采購單位各個(gè)部門之間的和諧相處，也無法真正的體現(xiàn)出集中采購的優(yōu)勢[5]。

三、采購單位提升物資集中采購水平的有效措施

（一）提高物資采購人員的認(rèn)識水平。作為影響采購單位物資采購工作質(zhì)量的基本性和關(guān)鍵性因素，采購人員的認(rèn)識水平是物資集中采購工作得以順利進(jìn)行的前提。因此，采購單位要構(gòu)建有效的措施，如：培訓(xùn)、講座和日常宣教等，來提升負(fù)責(zé)物資采購人員的認(rèn)識水平，推動(dòng)其加深對物資集中采購的認(rèn)識，明晰物資集中采購工作與以往的零星式采購模式有所不同，要嚴(yán)格把控集中采購的每一個(gè)環(huán)節(jié)，落實(shí)采購的申報(bào)、預(yù)算、合同、驗(yàn)收、儲存、結(jié)算等工作，在保證工作質(zhì)量的前提下，最大程度的實(shí)現(xiàn)降低成本的單位發(fā)展經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，進(jìn)而達(dá)成節(jié)約社會資源的根本目標(biāo)[6]。在培訓(xùn)工作方面，基于物資集中采購工作具有的復(fù)雜性、綜合性和覆蓋范圍廣的特點(diǎn)，采購單位必須要強(qiáng)化對采購人員的培訓(xùn)，豐富采購人員的知識領(lǐng)域和專業(yè)能力，使其能夠以飽滿的態(tài)度，專業(yè)的精神投入到采購工作中來。同時(shí)，采購單位可大力引進(jìn)有關(guān)物資集中采購工作的優(yōu)秀人才，持續(xù)提升自身物資集中采購工作的規(guī)范化程度，進(jìn)而強(qiáng)化自身的專業(yè)化水平，實(shí)現(xiàn)自身的持續(xù)、健康和良好的發(fā)展。

（二）構(gòu)建完善的評估體系和管理制度。為構(gòu)建有效的評估體系和完善的管理制度，采購單位可以基于采購經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化對供應(yīng)商的選擇和評價(jià)，將供應(yīng)商的物資質(zhì)量、供應(yīng)時(shí)間等納入到評價(jià)范圍中，綜合進(jìn)行考慮，并以供應(yīng)商的類型為標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的對供應(yīng)商進(jìn)行分類，構(gòu)建以供應(yīng)商資信、業(yè)績、名稱等為內(nèi)容的信息庫，要求采購部門專業(yè)的人員對其進(jìn)行評分比對，實(shí)行周期性評價(jià)，并做好對供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫的及時(shí)更新[7]。

（三）實(shí)行物資集中采購計(jì)劃定額制度。采購單位在進(jìn)行詳細(xì)的物資集中采購計(jì)劃編制工作時(shí)，可以實(shí)行定額制度，首先要保證采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性、可行性和預(yù)測性。其次，要保證采購計(jì)劃具有詳細(xì)的主要和輔助物資的信息。最后，在進(jìn)行物資采購定額工作時(shí)，要基于工程生產(chǎn)技術(shù)的實(shí)際和物資的市場價(jià)格，仔細(xì)進(jìn)行分析和研究。

（四）建立物資集中采購的監(jiān)督機(jī)制。為保證物資采購單位各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，要求采購單位各部門之間要密切合作交流，認(rèn)真履行自身職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)內(nèi)部物資采購相關(guān)制度。采購單位要建立科學(xué)的物資集中采購監(jiān)督機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)物資集中采購過程的民主性和可控性，對于重要的采購訂單，采購單位可以事先召開采購會議，明確采購目標(biāo)，劃分采購人員的職責(zé)權(quán)利，并發(fā)揮單位群眾和部門的監(jiān)督審核作用，管控采購過程和清單，嚴(yán)格要求采購人員，促使其形成嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)、踏實(shí)的工作態(tài)度，進(jìn)而圓滿的完成本職工作。同時(shí)，還要將監(jiān)督機(jī)制和考核機(jī)制相協(xié)調(diào)，聯(lián)合審計(jì)部門，監(jiān)督采購過程，做好資金支出和結(jié)算的記錄和審核工作，強(qiáng)化集中采購資金的利用率，降低不合理之出現(xiàn)象出現(xiàn)的概率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)采購活動(dòng)的廉潔性，避免采購人員出現(xiàn)因公徇私現(xiàn)象。

（五）貫徹合同要求，構(gòu)建貨款支付體系。供應(yīng)商和采購單位貫徹合同要求，是物資集中采購制度得以高效完成的前提條件。因此，合同各主體要嚴(yán)格遵循合同上的相關(guān)條款開展交易活動(dòng)，進(jìn)行貨款結(jié)算。當(dāng)然，采購單位自身也要具備一定的銀行信用額度，必要時(shí)可以用于支付供應(yīng)商的貨款。還要成立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)貨款支付中產(chǎn)生的困難和問題。為避免支付中出現(xiàn)資金不足現(xiàn)象，采購單位還要基于采購計(jì)劃實(shí)際情況，預(yù)留充足的支付資金[8]。

四、結(jié)語

總之，采購單位實(shí)行物資集中采購，不僅能夠發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，減少采購成本，增加經(jīng)濟(jì)效益，還有利于采購單位和供應(yīng)商構(gòu)建良好的戰(zhàn)略合作關(guān)系，達(dá)成共贏局面，促進(jìn)二者協(xié)調(diào)發(fā)展。