文書檔案管理中存在的問題及對策

王凱博

(吉林省蛟河市國有資產經營公司，吉林 蛟河 132500)

1 引言

近年來，我國文書檔案管理工作的總體質量呈現持續下滑趨勢，導致我國部分企業日常業務運作效率難以得到有效提高，這在一定程度上對我國企業的現代化發展造成了阻礙和限制。為明確文書檔案管理工作的具體內容，提升文書檔案管理工作的有效性，應積極針對工作流程開展規范化、正規化、模式化調整，確保文書檔案資料能夠在企業經營運作中發揮高效、便利、規范的應用價值。分析文書檔案管理中存在的問題，針對具體問題提出有效改進對策，以實現企業文書檔案管理工作的優質、高效、規范發展。

2 文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文書管理與檔案管理工作間的銜接問題

文書管理與檔案管理工作既有相似之處，也存在差異。文書管理和檔案管理工作應相互支撐，實現兩類管理工作的相互配合、相互協調，才能充分發揮管理制度體系的科學性和有效性。

實際管理工作中，存在一定的配合問題，這在一定程度上影響了文書管理工作與檔案管理工作的銜接，導致文書管理工作與檔案管理工作之間難以產生關聯和互動，使得企業文書管理工作人員不了解檔案管理工作實質，企業檔案管理工作人員不了解文書管理工作內容，影響了企業文書管理工作和檔案管理工作，管理質量水平不高，綜合效率低下。調查數據顯示，我國很多大型企業都未做好文書管理工作與檔案管理工作之間的結合和聯動，相關工作實施流程亟待調整優化。

2.2 文書檔案管理工作人員問題

第一，企業文書檔案管理人員分配不當。文書檔案管理工作在企業日常工作中并不占據核心地位，所以，難以在企業經營發展過程中得到高度重視。文書檔案管理工作中，僅安排和調配一般管理崗位工作人員完成相關工作任務，沒有招聘專業的文書檔案管理人才，這在一定程度上影響和制約了企業文書檔案管理工作的專業性和規范性發展，對企業的壯大發展也產生了一定的影響。

第二，企業文書檔案管理工作人員的招聘和錄用不當。受各種因素的影響，我國部分基層企業組織開展文書檔案管理工作時，在人員招聘過程中出現了問題，無法切實考察招聘對象的專業能力及綜合素質水平，導致企業的文書檔案管理隊伍在專業能力和綜合素質方面存在一定的不足，影響了企業文書檔案管理工作的整體質量。

第三，文書檔案管理工作人員的專業素質較低。現代科學技術快速發展，企業文書檔案管理工作也發生了深刻變化，這對企業文書檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質提出了更高的專業要求和技術要求。但是，受多種因素影響，我國部分企業的文書檔案管理工作人員依然沿用傳統的手工檔案管理操作模式，未能在文書檔案管理工作中合理運用現代計算機設備和辦公軟件，導致文書檔案管理工作成效不高。

2.3 文書檔案管理工作資金投入不足

現代企業在開展文書檔案管理工作過程中，未能投入充足的資金支持，使得文書檔案管理工作無法配備數量充足的專業人員和專業設備，影響了相關工作的質量和效率。

2.4 文書檔案管理工作重視程度不夠

由于文書檔案管理工作不能為企業創造直觀的經濟效益，因此部分企業領導對文書檔案管理人員不夠重視，未能充分認識到文書檔案管理工作的重要性，未能結合企業實際開展文書檔案管理工作，沒有為工作人員配備必要的技術設備，工作環境較差，嚴重影響了我國現代企業組織文書檔案管理工作的現代化發展。

3 文書檔案管理工作的改進對策

3.1 加強企業管理人員對文書檔案管理工作的重視

采取有效手段提升企業管理崗位工作人員的地位，加強對文書檔案管理工作的重視程度，明確文書檔案管理工作的重要性。現代企業管理工作中，文書檔案管理發揮著重要作用，具有重要的地位和意義，企業領導應充分認識該工作的重要性，制訂科學系統的管理方案，對企業文書檔案管理人員展開專業的培訓，規范人才招聘流程，堅持專人專崗，有針對性地科學合理開展文書檔案管理工作。

3.2 科學組建企業文書檔案管理隊伍

我國現代企業組織在文書檔案管理工作實踐中，應積極組建文書檔案管理隊伍，科學招聘專業能力良好且綜合素質優秀的文書檔案管理人員，確保文書檔案管理人員具備現代化的檔案管理操作技能，能夠熟練運用現代化辦公技術設備和互聯網信息處理設備，確保高效開展文書檔案管理工作，使工作流程更加規范，發揮企業各類型文書檔案資料的綜合應用價值，為企業正規化管理和高速發展做出積極貢獻。

3.3 實現文書管理工作與檔案管理工作的有效銜接

要解決企業文書檔案管理工作質量不高和效率低下的問題，首先應重視文書管理和檔案管理工作的對接和銜接。目前，企業的文書管理部門和檔案管理部門大多獨立發展，應將二者合并為文書檔案管理職能部門，發揮文書檔案管理工作的綜合價值和聯動優勢，優化企業文書檔案管理工作，提升工作效率。

3.4 實施規范化的企業檔案文書管理制度

現代企業應結合檔案文書管理工作實踐，針對具體問題，制定科學、規范、系統的企業文書檔案管理制度，確保相關工作在開展過程中，能夠取得良好的效果，為企業發展帶來積極推動作用。

4 結語

文書檔案管理工作是我國企事業單位日常經營和業務管理的重要內容，針對文書檔案管理中存在的問題，提出文書檔案管理工作的改進對策，在全面系統梳理企業文書檔案管理工作問題的基礎上，制定和運用適當策略，調整優化企業文書檔案管理工作，使企業文書檔案資料發揮最大優勢和使用價值。