基于合同管理流程中的風(fēng)險分析及防控研究

袁向鑠 開灤集團(tuán)（唐山曹妃甸區(qū)）國際貿(mào)易有限責(zé)任公司）

當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)正處于高速發(fā)展階段，面對多元化、信息化、高科技化的新經(jīng)濟(jì)形勢，對于企業(yè)經(jīng)營者來講，把控企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險成為眾多經(jīng)營者極為重視的關(guān)鍵點之一，在企業(yè)經(jīng)營過程中，合同的訂立與履行是企業(yè)對外經(jīng)營必不可少的環(huán)節(jié)。

一、合同訂立各環(huán)節(jié)風(fēng)險分析及防控措施

（一）合同主體選擇

對于企業(yè)合作方的選擇，應(yīng)本著合作共贏，取長補(bǔ)短的基本原則，符合本企業(yè)的長足發(fā)展以及長期戰(zhàn)略，對于國家已經(jīng)頒布命令政策限期關(guān)停的產(chǎn)業(yè)，資金鏈已經(jīng)出現(xiàn)嚴(yán)重問題的企業(yè)，經(jīng)營狀況已經(jīng)持續(xù)惡化的企業(yè)，涉及重大民事案件、資產(chǎn)被查封的企業(yè)等，應(yīng)謹(jǐn)慎選擇或不予選擇。

（二）合同主體資信調(diào)查

合同簽訂前需通過嚴(yán)格的資信調(diào)查，首先應(yīng)獲取合同主體的營業(yè)執(zhí)照、法人信息、相應(yīng)環(huán)保手續(xù)；其次查詢合同主體歷史往來，包括臺賬以及檔案；再者通過網(wǎng)絡(luò)查詢企業(yè)的公開信息；最后通過實地現(xiàn)場走訪，觀察合同主體的經(jīng)營場所、范圍、實際產(chǎn)能等，并與合同主體負(fù)責(zé)人洽談了解其經(jīng)營狀況以及資產(chǎn)抵押狀況、銀行貸款等，形成書面文件并簽字。

（三）合作風(fēng)險評估

與合同主體簽訂前，需通過嚴(yán)格的企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險評估，由公司風(fēng)控委員會對合作主體進(jìn)行商議討論，對合作條款進(jìn)行逐條審議，實行一票否決制，對有異議的合同條款提出整改意見或建議。風(fēng)控委員會由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部、經(jīng)營管理部、法律事務(wù)部、風(fēng)控部組成。財務(wù)部對合同主體的財務(wù)經(jīng)營狀況、財務(wù)報表、償債能力進(jìn)行綜合審議核查，并提出相應(yīng)的意見和建議；經(jīng)營管理部對合同主體的生產(chǎn)能力以及生產(chǎn)規(guī)模進(jìn)行核查，并提出相應(yīng)的意見和建議；法律事務(wù)部對合同主體的基本情況、法律糾紛等情況進(jìn)行匯總，并提出相應(yīng)的意見和建議。

（四）合同文本與內(nèi)容

企業(yè)訂立合同或協(xié)議應(yīng)嚴(yán)格遵守法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)章制度，做到標(biāo)的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責(zé)任明確、用語規(guī)范嚴(yán)密。原則上采用書面形式，嚴(yán)禁企業(yè)在合同訂立、變更、解除時只口頭約定。合同文本原則上使用自制的制式合同文本或采用國家合同示范文本，可以另附補(bǔ)充合同，或根據(jù)情況協(xié)商擬定合同文本。

訂立合同要條款齊全，條款齊全是經(jīng)辦人員對合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、驗收、違約責(zé)任、爭議解決辦法等必備條款要與對方寫清、寫明；履行地點、履行期限、履行方式、結(jié)算方式、運(yùn)輸費用的負(fù)擔(dān)應(yīng)明確寫入合同中，不得含糊不清或省略。

二、合同履行中各環(huán)節(jié)風(fēng)險分析及防控措施

由風(fēng)控委員會審議形成的合同模板交由業(yè)務(wù)部門后不再發(fā)生變化，形成正式的《商品買賣合同》，與合同主體簽訂正式合同后，開始組織發(fā)運(yùn)、驗收、入庫或出庫、結(jié)算及開具增值稅專用發(fā)票、存貨管理。

（一）組織發(fā)運(yùn)

按照《商品買賣合同》中具體約定，在規(guī)定日期內(nèi)組織發(fā)運(yùn)，在發(fā)運(yùn)過程中需及時關(guān)注發(fā)運(yùn)當(dāng)?shù)丨h(huán)保部門的政策以及要求，如遇發(fā)運(yùn)當(dāng)?shù)丨h(huán)保要求發(fā)運(yùn)受影響，應(yīng)及時與合同主體進(jìn)行協(xié)商延長交貨期限，另外在發(fā)運(yùn)過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相應(yīng)法律規(guī)定，如汽運(yùn)車輛不能超載、車輛需加蓋苫布、車輛需滿足環(huán)保部門要求等等。

（二）驗收

標(biāo)的物到達(dá)指定場地后，需按照《商品買賣合同》中約定，標(biāo)的物質(zhì)量以及規(guī)格型號，由合同雙方共同指定的第三方檢驗機(jī)構(gòu)在雙方的共同監(jiān)督下取樣進(jìn)行質(zhì)量檢驗，出具第三方檢驗機(jī)構(gòu)蓋章的質(zhì)量檢驗報告，并保留備樣以備合同雙方因質(zhì)量問題產(chǎn)生異議后復(fù)檢。標(biāo)的物數(shù)量由第三方出具軌道衡或汽車衡磅單為結(jié)算依據(jù)。

（三）入庫或出庫

標(biāo)的物的流轉(zhuǎn)需公司指派兩人或兩人以上匯同合同主體進(jìn)行辦理，嚴(yán)格按照《商品買賣合同》中的約定，對合同規(guī)定的標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進(jìn)行一一核對，并填寫貨物交接清單、出庫單或入庫單。對合同中約定委托第三方進(jìn)行倉儲的，需按照合同約定，向第三方繳納倉儲費、超期堆存費并索要相應(yīng)的增值稅專用發(fā)票。如合同雙方對標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號有異議，應(yīng)及時向公司反饋，并在合同約定期限內(nèi)提出書面異議，保留原始憑證，向單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報。

（四）結(jié)算及開具增值稅專用發(fā)票

標(biāo)的物流轉(zhuǎn)完成后，雙方出具相應(yīng)的結(jié)算清單，待雙方確認(rèn)并蓋章簽字后，由業(yè)務(wù)部門對購銷合同、貨權(quán)交接單、貨物質(zhì)量數(shù)量檢驗單、結(jié)算清單、出入庫單、增值稅開票明細(xì)進(jìn)行編制匯總后，由專人進(jìn)行核驗無誤后簽字傳遞至結(jié)算部門，由結(jié)算人員開具增值稅專用發(fā)票，經(jīng)復(fù)核人員確認(rèn)后正式開具增值稅專用發(fā)票。

（五）存貨管理

建立健全存貨定期盤點制度。每月固定時間業(yè)務(wù)部匯同財務(wù)部、經(jīng)管部進(jìn)行盤點，繪制盤點表并登記盤點臺賬，如遇盈虧現(xiàn)象則注明盈虧原因。

三、合同執(zhí)行后各環(huán)節(jié)風(fēng)險分析及防控措施

（一）合同爭議處理

合同爭議可通過協(xié)商、訴訟或仲裁等方式解決。合同承辦部門負(fù)責(zé)組織處理合同爭議。合同發(fā)生爭議的，合同承辦部門應(yīng)及時組織調(diào)查取證，并通報合同管理部門、財務(wù)部門、法律部門及其他相關(guān)部門，研究起訴、中（終）止履行等應(yīng)對措施，避免發(fā)生損失和其他風(fēng)險。

（二）合同臺帳與檔案管理

合同管理、合同承辦部門須根據(jù)崗位職責(zé)、工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，對合同按照類別進(jìn)行分類整理，由合同管理部門統(tǒng)一歸口管理，合同文本，無論是原件還是復(fù)印件，都屬于商業(yè)機(jī)密文件，不得隨意放置，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意不得對外出示。須責(zé)成專人專柜上鎖保管合同文本。合同借閱、歸還都要逐筆進(jìn)行登記。

合同承辦部門對長期、重要客戶，應(yīng)建立客戶檔案，包括對方生產(chǎn)經(jīng)營情況、資質(zhì)信譽(yù)等評估資料，及時更新并保留客戶的相關(guān)資料，實現(xiàn)動態(tài)管理。有利于對對方的經(jīng)營情況和資金情況進(jìn)行全面了解，規(guī)范信譽(yù)等級評估，防范合同風(fēng)險。

四、結(jié)論

本文對企業(yè)合同訂立、履行以及執(zhí)行爭議解決等各環(huán)節(jié)風(fēng)險問題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)合同管理，防范合同風(fēng)險和經(jīng)營風(fēng)險，使企業(yè)能夠更好的適應(yīng)市場形勢任務(wù)變化需要，從而實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。