辦公室檔案管理工作效率提升途徑

鹿丹 三門峽市公路局

一、辦公室檔案管理工作的重要性

第一、要適應時代發展對公路行業辦公室工作的要求，就要提高檔案管理的工作效率。檔案單位中一種重要的信息產業。實施辦公室檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進而提高辦公室工作的效率，促進公路行業的進步。隨著信息時代的不斷發展，辦公室檔案管理也逐漸發揮出了更重要的作用，不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應時代發展對辦公室工作的要求進而更好地服務公路交通建設。

第二、完善檔案管理工作可以促進檔案事業的可持續發展。檔案管理工作本身具有連續性、連貫性的特點，鑒于檔案管理工作的幾個特點，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結合檔案管理工作的實際情況，與公路單位內部狀況相互融合，通過完善檔案管理工作來促進檔案管理的可持續發展。檔案的形成是一個長期的過程，具有歷史性和時間性的特點，全面系統地管理紙質檔案，有助于促進檔案管理工作的可持續發展。

二、公路辦公室檔案管理工作的現存問題

（一）對管理工作認識缺乏

隨著我國社會的不斷發展，公路建設方便了人們的生活和工作，促進了經濟的發展。同時對于辦公室檔案管理工作，也提出了新的發展要求。在檔案管理工作過程中，應用現代信息技術，對辦公室的檔案管理工作人員提出了新的工作要求，工作人員不僅需要具備檔案管理工作能力，也需要使用相應的辦公軟件來協助完成檔案管理工作。在這項工作當中，一部分工作人員顯現出了專業水平不足的問題，由于工作人員缺少專業的檔案管理技能，應用辦公軟件能力不足，導致公路辦公室檔案管理工作水平下降。因此，想要提升檔案管理工作質量，首先需要解決的就是檔案管理工作人員的專業素質問題。

（二）辦公室檔案管理工作人員素質較差

調查顯示，受多種多樣的政策制度性因素和歷史性因素的影響制約，單位領導人員尚未充分認識開展辦公室檔案管理工作對單位日常業務運作發展所造成的影響作用，未能在日常工作組織開展過程中，充分關注和保障辦公室檔案工作的實施效率和質量，未能結合辦公室檔案管理工作的實際需要，招聘配備專業能力良好且綜合素質優秀的辦公室檔案管理工作人員，造成了一定的消極影響，在公路行業，這點表現的尤其明顯。

（三）管理制度不健全

若想將辦公室管理工作高效的進行下去，首先必須要健全各方面的管理制度，公路檔案管理也是這樣。檔案管理制度主要包括檔案分類、保管期限、介質區分、收集機制、歸整規范、查閱借閱規定等等，涵蓋檔案從新材料產生到生命周期結束的全過程。有由于業務任務繁重，對辦公室檔案管理工作不被十分重視，檔案管理制度更新及服務水平有待提升。

（四）管理手段比較落后

當前信息化辦公手段廣泛運用于業務工作中，但在檔案管理中比較滯后，仍然采用人工管理的傳統方式，由于人工容易發生錯誤，且發現糾正較為困難，在整理過程中容易發生問題。而信息技術擁有高效、準確、便捷的優勢，可以對資料進行快速備份和恢復。因此，由于手段落后，耗費了人力物力，但是工作效率不高，也給交通單位造成了損失。

三、如何提升公路辦公室檔案管理的效率

（一）增強檔案信息管理意識

只有形成新的管理意識，才能創建檔案信息管理系統，對老陳舊檔案管理意識中存在的缺點進行有效突破，充分認知到管理辦公室檔案工作的重要性。在提高管理意識的基礎上，公路單位需要投入大量的管理資金，為檔案信息管理工作的安全性提供保障，并奠定堅實的基礎。在建立健全檔案信息體系期間，會涉及大量信息技術和設備，所以需要花費很多資金，因此一定要具備充足的周轉資金。例如檔案信息管理體系中包括檔案管理體系、檔案采集體系以及網上查閱體系，不同的檔案系統在建立健全方面還存在很大的差別，采集、辨別以及整理和保管檔案材料是檔案管理系統的主要職責，可以分為業務管理、系統維護等不同的版塊。檔案采集系統主要是把紙質檔案劃分到數字化檔案形式中，主要包括整理檔案、采集檔案、審核檔案以及系統維護四個功能，應該利用檔案軟件進行檔案整理工作。網絡查閱系統主要是按照網絡發展情況作為基礎條件，利用B/S 等方式來展開審查檔案和查看檔案工作，綜合來講，只有使用大量資金才能建立健全檔案管理信息系統，因此必須保證具有足夠的周轉資金。

（二）完善單位的檔案管理制度

實現辦公室檔案管理高效率，就要創新改革檔案管理工作體制，從根本上提升公路辦公室檔案管理工作質量，利用規范化的工作制度，能夠幫助強化辦公室檔案管理工作的文化事業功能。想要促進公路工作部門更加穩定地可持續發展，就要建立完善的、更加適合自身發展的工作制度。第一，充分爭取辦公室檔案管理工作人員的意見，在完善規章制度的過程中集思廣益，使相關的規章制度能夠更加完整和合理。第二，在實際工作中，需要根據辦公室檔案管理工作的實際情況，不斷修復和完善規章制度中的相關章節，從而使規章制度能夠更好地指導辦公室檔案管理工作，不斷提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

（三）增強辦公室檔案管理體系

為檔案管理工作提供保障的重要方式是增強辦公室檔案管理系統，由于大多數辦公室在進行檔案管理工作中，無法確保檔案文件類型和檔案內容的完整性，肯定會存在一些缺陷，尤其是大部分辦公室檔案管理時間比較短，缺乏有效管理檔案的意識，管理方式并不先進，在探討過程中總結出辦公室檔案管理意識和管理手段的基礎上，還應該嚴格加強檔案管理機制，明確檔案管理系統，提高管理辦公室檔案的力度，提升辦公室檔案管理效率。在強化辦公室檔案管理機制過程中，第一，重視公路辦公室檔案管理人員所提出來的管理意見，積極吸取有關管理意見和實際管理過程中出現的問題，在加強有關規章制度管理過程中，應該將團隊的力量充分發揮出來。只有管理檔案的工作人員提出意見，才能擬定出更好的檔案管理體系并發揮有效作用。第二，持續探索并完善現實辦公室檔案管理工作，不斷探析檔案管理機制中存在的不足，對其中存在的問題予以積極改進，確保強化有關規章制度的基礎上，推動辦公室檔案管理工作的開展。

四、結束語

綜上所述，在公路單位日常管理中，辦公室檔案管理是一項重要性內容，具有基礎性地位。在實際研究的過程中，需要明確檔案管理工作的關鍵意義，找出存在的問題，將不同內容進行細化。在此基礎上，提高重視程度，創新管理方式，完善管理體系，切實提升辦公室檔案管理效率，促進公路交通事業的進步和發展。