鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展探究

張松 鄒平市碼頭鎮(zhèn)人民政府

在計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的影響下，社會各行各業(yè)飛速發(fā)展。無紙化、信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代化辦公趨勢，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位的檔案管理工作，仍處在原始的手工管理的階段，檔案管理混亂，檔案利用率低，給基層企事業(yè)單位開展日常工作帶來很多負(fù)面影響，針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題，提出可行建議。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作重視程度低

檔案管理工作專業(yè)性較強，一般包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供這八方面工作。每項工作都必不可少，并有一定順序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理目的而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位對檔案管理工作普遍存在重視程度不夠的問題，由于基層事務(wù)繁雜，一般在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位從事檔案管理工作人員大多是兼職，這就嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展，各項硬件條件也參差不齊，在很多地方甚至沒有專門的檔案室，這使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位的檔案管理混亂，對日常的生產(chǎn)經(jīng)營活動造成了不好的影響。

（二）檔案管理人員專業(yè)程度低

檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。做好檔案管理工作看似簡單，實際上在從事檔案管理工作中需要具備專業(yè)的檔案管理知識。而在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層的企事業(yè)單位從事檔案管理的人員，一般都是兼職，并嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案管理知識，應(yīng)付日常的檔案管理工作已經(jīng)筋疲力盡，更勿論提高基層企事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（三）基層人員檔案管理意識差

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位工作人員普遍對于檔案存檔工作不夠重視，甚至對個人檔案的重要性都一知半解。例如很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計算；在日常工作中需要存檔的文件資料，卻隨手一丟，沒有存檔意識，在日后的工作中需要查詢以前文件資料時才知道檔案存檔的重要性。

（四）基層檔案管理工作現(xiàn)代化水平低

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位檔案管理工作絕大部分仍停留在原始的手工管理階段，計算機在基層的檔案管理形同虛設(shè)，檔案手工管理在檢索查詢檔案時往往浪費當(dāng)量的時間人力，加重了鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作強度。

以上在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，造成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位檔案管理混亂，檔案利用率低，甚至有原始檔案資料丟失的現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響著單位個人的日常工作生活。如何解決上述鄉(xiāng)鎮(zhèn)企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，做出如下探討分析。

二、提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位檔案管理的有效措施

（一）提高檔案管理重視程度

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作。檔案管理工作不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，其工作目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。針對檔案管理工作性質(zhì)制定完善檔案管理規(guī)章制度，設(shè)立專門檔案管理部門，提供獨立的檔案室，制定相應(yīng)的檔案管理部門考核準(zhǔn)則；成立本單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位領(lǐng)導(dǎo)任組長，各部門負(fù)責(zé)人任成員，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度，制定詳盡的檔案材料收集管理流程，在單位中形成檔案管理的系統(tǒng)化。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作屬于持續(xù)性非常強的一項工作，這就要求管理工作人員具備較強的檔案管理專業(yè)素質(zhì)。隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，這就要求檔案管理人員不僅要具備一定的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該具備現(xiàn)代化的管理能力，從而為提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層企事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。為了使檔案管理更好的發(fā)展，單位就應(yīng)該建立自己的檔案管理隊伍，具備專業(yè)性較強的管理技能。單位在招聘檔案管理人員時，要求必須具備一定的檔案管理基本技能。對于已經(jīng)在崗的人員，應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，對檔案管理人員定期進行專業(yè)技能培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中不僅要補充和更新工作人員的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)加強工作人員對于實踐業(yè)務(wù)方面技能的培訓(xùn)。并制訂檔案管理人員的考核機制，提高工作的效率，有效地提升檔案管理人員自身素質(zhì)。

（三）提高單位每個工作人員的檔案管理意識

所謂檔案意識，即人們對于檔案和檔案工作在國民經(jīng)濟建設(shè)、國家社會生活各個方面性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識。檔案事業(yè)健康順利發(fā)展的關(guān)鍵在于工作人員的參與管理意識，所以提高單位工作人員的檔案管理意識尤為重要。意識決定于人的行動，只有意識的提升才會有更行之有效的管理手段。這就要求我們做好檔案管理工作的宣傳工作，讓每一個人都認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，群策群力為做好檔案管理工作保駕護航。

（四）加快檔案管理信息化建設(shè)

信息化檔案管理，就是利用信息化技術(shù)將檔案管理資料和信息進行統(tǒng)一的管理、歸類、處理和保存，讓基層檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，從而為社會提供更加便捷和優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效地提高工作效率，還能解決檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾，更好地為檔案信息需要者服務(wù)。加大對檔案管理工作的投入，不斷優(yōu)化檔案管理硬件設(shè)施，更新檔案管理系統(tǒng)，從而擁有現(xiàn)代化多樣化的檔案管理平臺。逐漸建立電子檔案，并不斷利用現(xiàn)代化的電子通訊技術(shù)進行信息之間的交流和傳遞，從而實現(xiàn)基層檔案管理工作科學(xué)化、自動化，提高基層檔案利用率。