大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作新思路

李剛 泊頭市金融工作辦公室

大數(shù)據(jù)時(shí)代是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)與不同行業(yè)領(lǐng)域的深度融合下，極大社會(huì)發(fā)展效率，為人們?nèi)粘９ぷ髋c生活創(chuàng)造一定的便捷條件。以大數(shù)據(jù)為背景，檔案管理工作的開(kāi)展，可有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成以及數(shù)據(jù)保密，為我國(guó)檔案管理工作提供新的發(fā)展方向。本文則是以此為基礎(chǔ)，對(duì)我國(guó)檔案管理工作的新思路進(jìn)行相關(guān)探討，僅供參考。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理工作帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

第一，在機(jī)遇方面。大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合，為檔案管理工作中的數(shù)據(jù)信息提供多途徑存儲(chǔ)模式，其有效傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備的精密運(yùn)算，可實(shí)時(shí)針對(duì)指令來(lái)找尋出檔案信息，極大提高檔案管理工作效率。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)可針對(duì)檔案管理部門(mén)的不同工作機(jī)構(gòu)來(lái)建立一個(gè)融合性平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)管理部門(mén)內(nèi)的資源共享，令不同管理機(jī)構(gòu)和同步對(duì)某一類信息進(jìn)行審查，然后做出相關(guān)對(duì)策，以此來(lái)保證各項(xiàng)制度實(shí)行的協(xié)調(diào)性與組織性，此類工作機(jī)制對(duì)于我國(guó)檔案管理來(lái)講，其起到的價(jià)值不言而喻。

第二，在挑戰(zhàn)方面。由大數(shù)據(jù)所組建的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)具有一定的復(fù)雜性，在實(shí)際分析過(guò)程中，應(yīng)用類軟件無(wú)法有效地對(duì)數(shù)據(jù)本身進(jìn)行深度分析，這也間接造成管理工作內(nèi)檔案信息的存儲(chǔ)與分類呈現(xiàn)出一定的冗余性問(wèn)題。例如，大數(shù)據(jù)平臺(tái)具有超大的信息存儲(chǔ)量，即可有效涵蓋檔案管理工作的各類數(shù)據(jù)信息，但這也就造成數(shù)據(jù)信息在存儲(chǔ)應(yīng)用過(guò)程中與傳統(tǒng)的管理工作機(jī)制無(wú)法形成精準(zhǔn)對(duì)接。為此，檔案工作人員必須對(duì)原有的工作機(jī)制進(jìn)行相關(guān)創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)檔案管理工作的束縛，才可有效地與大數(shù)據(jù)時(shí)代下的發(fā)展趨勢(shì)相契合。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作新思路

（一）建構(gòu)以大數(shù)據(jù)為核心的檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理質(zhì)量

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)下，原有檔案管理形式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前行業(yè)發(fā)展需求，如未能及時(shí)對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行更新與優(yōu)化，則將造成管理形式無(wú)法滿足當(dāng)前工作需求。為此必須建構(gòu)以大數(shù)據(jù)為核心的檔案管理平臺(tái)，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)內(nèi)部信息高效處理的優(yōu)勢(shì)，來(lái)增強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)力度。在建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)時(shí)，檔案部門(mén)可與相關(guān)研發(fā)企業(yè)相合作，將檔案部門(mén)的管理形式與各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)分享給企業(yè)，然后企業(yè)依據(jù)此類管理過(guò)程中的信息參數(shù)設(shè)定與之相對(duì)等的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，保證信息存儲(chǔ)、整合、應(yīng)用等各類過(guò)程和精準(zhǔn)與檔案管理部門(mén)的工作機(jī)制相貼合。此外，大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)必須充分考慮到信息資源在傳輸過(guò)程中存在的冗余性問(wèn)題，通過(guò)建設(shè)多模塊操控系統(tǒng)來(lái)將檔案管理部門(mén)中的各個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息分化，以此令數(shù)據(jù)庫(kù)本身實(shí)現(xiàn)專業(yè)性效用。在大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)的建設(shè)下可對(duì)原有管理機(jī)制提供高效的發(fā)展平臺(tái)，另系統(tǒng)在輸入某類查詢信息時(shí)，可實(shí)時(shí)將信息反饋給工作人員，以此來(lái)縮減信息查詢時(shí)間，提高整體工作質(zhì)量與效率。

（二）建立以大數(shù)據(jù)為核心的檔案管理方法，加強(qiáng)數(shù)據(jù)保密性能

管理方法的建設(shè)主要是以現(xiàn)階段檔案管理內(nèi)容為核心，充分考慮到部分檔案信息的利用與開(kāi)放形式，以建立出多維度的管控形式。通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)內(nèi)部管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)參數(shù)設(shè)定，對(duì)每一類檔案信息內(nèi)容進(jìn)行時(shí)間結(jié)構(gòu)的調(diào)整，將信息在某一時(shí)間節(jié)點(diǎn)下呈現(xiàn)出的狀態(tài)進(jìn)行自動(dòng)化設(shè)定，當(dāng)信息儲(chǔ)存時(shí)間點(diǎn)達(dá)到預(yù)期設(shè)定點(diǎn)以后將自動(dòng)進(jìn)行開(kāi)放，以降低工作工作人員的工作壓力。例如，在對(duì)保密類檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，此類信息一般存在一定的時(shí)效性，當(dāng)時(shí)效期限過(guò)后此類信息便可實(shí)現(xiàn)共享，以更好地服務(wù)于社會(huì)，以大數(shù)據(jù)為核心的檔案管理方式，即針對(duì)此類信息進(jìn)行獨(dú)立化設(shè)定，在保證檔案信息保密性的同時(shí)，可在時(shí)效期間，過(guò)后第一時(shí)間將信息資源進(jìn)行開(kāi)放，以令企業(yè)對(duì)此類信息進(jìn)行利用發(fā)揮出信息服務(wù)價(jià)值。

（三）重構(gòu)人員管理制度，貼合數(shù)據(jù)檔案管理的建設(shè)與實(shí)施

檔案管理信息化工作的開(kāi)展載體為計(jì)算機(jī)設(shè)備，計(jì)算機(jī)操控的主體則為工作人員，為保證整個(gè)信息系統(tǒng)可正確服務(wù)于檔案管理工作，必須對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)性的管控與約束。在建立人員管理制度時(shí)，必須結(jié)合傳統(tǒng)管理方式與大數(shù)據(jù)管理方式之間存在的耦合關(guān)系，來(lái)正確界定出與大數(shù)據(jù)檔案管理工作的相契合的各類管理機(jī)制，并應(yīng)將管理機(jī)制正確落實(shí)到工作環(huán)節(jié)中，為工作人員樹(shù)立正確的崗位意識(shí)以及大數(shù)據(jù)意識(shí)等，以此來(lái)推動(dòng)大數(shù)據(jù)檔案管理工作的開(kāi)展與實(shí)施。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作平臺(tái)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化記錄，同時(shí)承接信息管理的各項(xiàng)機(jī)制也正在向信息化方向所轉(zhuǎn)變。為進(jìn)一步加大檔案管理機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)型效率，必須充分依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)本身的優(yōu)勢(shì)，建構(gòu)多方位的管控機(jī)制，為檔案信息的防護(hù)與利用提供基礎(chǔ)保障。