大數據背景下檔案管理工作新思路

李剛 泊頭市金融工作辦公室

大數據時代是當前社會發展的一種必然趨勢，在大數據技術與不同行業領域的深度融合下，極大社會發展效率，為人們日常工作與生活創造一定的便捷條件。以大數據為背景，檔案管理工作的開展，可有效實現數據集成以及數據保密，為我國檔案管理工作提供新的發展方向。本文則是以此為基礎，對我國檔案管理工作的新思路進行相關探討，僅供參考。

一、大數據時代為檔案管理工作帶來的機遇與挑戰

第一，在機遇方面。大數據技術的融合，為檔案管理工作中的數據信息提供多途徑存儲模式，其有效傳統紙質檔案，通過計算機設備的精密運算，可實時針對指令來找尋出檔案信息，極大提高檔案管理工作效率。與此同時，大數據技術可針對檔案管理部門的不同工作機構來建立一個融合性平臺，真正實現管理部門內的資源共享，令不同管理機構和同步對某一類信息進行審查，然后做出相關對策，以此來保證各項制度實行的協調性與組織性，此類工作機制對于我國檔案管理來講，其起到的價值不言而喻。

第二，在挑戰方面。由大數據所組建的網絡結構具有一定的復雜性，在實際分析過程中，應用類軟件無法有效地對數據本身進行深度分析，這也間接造成管理工作內檔案信息的存儲與分類呈現出一定的冗余性問題。例如，大數據平臺具有超大的信息存儲量，即可有效涵蓋檔案管理工作的各類數據信息，但這也就造成數據信息在存儲應用過程中與傳統的管理工作機制無法形成精準對接。為此，檔案工作人員必須對原有的工作機制進行相關創新，突破傳統檔案管理工作的束縛，才可有效地與大數據時代下的發展趨勢相契合。

二、大數據背景下檔案管理工作新思路

（一）建構以大數據為核心的檔案管理平臺，提高檔案管理質量

在當前大數據時代的到來下，原有檔案管理形式已經無法滿足當前行業發展需求，如未能及時對管理機制進行更新與優化，則將造成管理形式無法滿足當前工作需求。為此必須建構以大數據為核心的檔案管理平臺，依托于大數據技術對內部信息高效處理的優勢，來增強檔案管理信息化系統的實現力度。在建立大數據平臺時，檔案部門可與相關研發企業相合作，將檔案部門的管理形式與各項工作細節分享給企業，然后企業依據此類管理過程中的信息參數設定與之相對等的大數據平臺，保證信息存儲、整合、應用等各類過程和精準與檔案管理部門的工作機制相貼合。此外，大數據平臺建設必須充分考慮到信息資源在傳輸過程中存在的冗余性問題，通過建設多模塊操控系統來將檔案管理部門中的各個機構進行信息分化，以此令數據庫本身實現專業性效用。在大數據檔案管理平臺的建設下可對原有管理機制提供高效的發展平臺，另系統在輸入某類查詢信息時，可實時將信息反饋給工作人員，以此來縮減信息查詢時間，提高整體工作質量與效率。

（二）建立以大數據為核心的檔案管理方法，加強數據保密性能

管理方法的建設主要是以現階段檔案管理內容為核心，充分考慮到部分檔案信息的利用與開放形式，以建立出多維度的管控形式。通過大數據對內部管理系統進行相關參數設定，對每一類檔案信息內容進行時間結構的調整，將信息在某一時間節點下呈現出的狀態進行自動化設定，當信息儲存時間點達到預期設定點以后將自動進行開放，以降低工作工作人員的工作壓力。例如，在對保密類檔案信息進行存儲時，此類信息一般存在一定的時效性，當時效期限過后此類信息便可實現共享，以更好地服務于社會，以大數據為核心的檔案管理方式，即針對此類信息進行獨立化設定，在保證檔案信息保密性的同時，可在時效期間，過后第一時間將信息資源進行開放，以令企業對此類信息進行利用發揮出信息服務價值。

（三）重構人員管理制度，貼合數據檔案管理的建設與實施

檔案管理信息化工作的開展載體為計算機設備，計算機操控的主體則為工作人員，為保證整個信息系統可正確服務于檔案管理工作，必須對工作人員進行科學性的管控與約束。在建立人員管理制度時，必須結合傳統管理方式與大數據管理方式之間存在的耦合關系，來正確界定出與大數據檔案管理工作的相契合的各類管理機制，并應將管理機制正確落實到工作環節中，為工作人員樹立正確的崗位意識以及大數據意識等，以此來推動大數據檔案管理工作的開展與實施。

三、結語

綜上所述，大數據時代下，檔案管理工作平臺由傳統的紙質記錄轉變為數字化記錄，同時承接信息管理的各項機制也正在向信息化方向所轉變。為進一步加大檔案管理機構的轉型效率，必須充分依托于大數據技術本身的優勢，建構多方位的管控機制，為檔案信息的防護與利用提供基礎保障。