基于辦公室文書檔案收集與管理途徑的探究

張媛媛 北京東方石油化工有限公司

辦公室文書檔案的收集階段，能夠讓所有辦公室工作人員自主提交，或者由檔案收集系統參與工作，而歸檔工作中需要根據已經建成的專業工作模式和檔案目錄，實現紙質檔案或者電子檔案科學調配，由專門建成的檔案存儲空間存儲，以方便后續信息查找。由于檔案管理工作較為煩瑣，所以當前的工作過程中，會出現檔案遺失或者存儲區域錯誤的問題。

一、文書檔案收集和歸檔中存在的問題

（一）重視力度較低，管理意識差

檔案管理人員對于文書檔案收集和歸檔重視力度普遍偏低，工作積極性堪憂，使得管理工作落實存在較大問題。加之很多管理人員自身管理意識的缺失，在檔案管理中只注重重要文件，忽略了其他文件資料的作用，導致檔案收集和歸檔存在不全面、不完善性，影響了文書檔案管理的效率和質量，降低了檔案的真實性和有效性，并致使文書檔案的實際作用得不到充分發揮和體現，對工作的開展帶來了一定影響。

（二）對文書檔案管理工作的重視程度不夠

部分企業的管理者對文書檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案沒有發揮應有的價值和作用。不少企業對辦公室文書檔案管理工作投入的資金和人力資源遠遠落后于企業發展的需要，導致很多信息沒有被合理運用。在信息技術高速發展的今天，企業之間的競爭也是合理利用信息的競爭。公司管理層沒有給予檔案管理工作足夠的重視，底層的工作人員難以將檔案信息的價值發揮出來。很多企業文書管理工作只是重視單位的紅頭文件，而對一般的文件缺乏系統管理的意識，這導致文檔管理的效率很低，質量不高。很多文件資料時間上不連貫，文件缺頁，給資料的查閱和管理帶來很大的麻煩。

（三）監管體系缺陷

監管體系要能夠分析當前所有工作部門和檔案收集與歸納系統之間的連接方式，并且切實落實檔案管理系統中各類人員的素養考核工作，讓最終建立的綜合性管理制度具有可利用價值。目前的機關、企業工作中，管理系統主要針對某些特定部門，檔案存儲和收集系統監管不到位，同時也不注重各部門和檔案管理系統的關聯，自然無法提高收集和存儲檔案的精度。

二、辦公室文書檔案收集與管理策略

（一）人員主觀能動性提高

人員的主觀能動性提高過程，主要通過獎懲機制的建立，讓所有人員都可以更好地完成工作任務。比如針對檔案管理系統中的人員，對其懲罰措施是，當發現獲得的某文書檔案無法存儲，或者數據的本身精度不足時，則需要對該檔案備注或者將該問題提交給相關檔案發出部門的領導者，完成該工作時，即使后續檔案處理和應用中發現問題也依然對其懲罰，當出現檔案明顯存在問題或者存在工作不對接的問題時，要研究其個人素質是否能夠勝任崗位要求，當發現能夠達到工作目的，但是未能將存在的問題處理或者反饋時，則依然要對其處罰，采用該方法可以讓人員的責任感逐漸提升。對于獎勵機制，包括檔案的后續審查工作完成、個人工作素質的明確等，可通過建立的考核機制、內部檢查機制、后續分析機制等，研究所有的數據類型，當發現現有的實際工作質量和工作素養，已經通過了當前制定的綜合性考核，可通過讓其晉升的方法，讓人員更為主動高效地提高個人素養，達到大幅提高工作人員主觀能動性的目的。

（二）完善相應管理制度

管理制度的建立對于保證文書檔案收集和歸檔工作的質量有著重要意義。企業需要結合自身實際情況建立符合自身需求的文書檔案收集和歸檔管理制度，并在不斷學習和借鑒中完善管理制度的相關內容。同時，文書檔案管理人員還需要明確各檔案資料的收集和歸檔范圍，以保證文書檔案能夠及時歸檔。文書檔案單位還可以成立監督管理小組，以便對文書檔案收集與歸檔工作進行定期監督與檢查，以此來提升文書檔案工作人員的積極性與主動性。

（三）明晰收集與歸檔主體

企業文書檔案資料來源廣泛，內容龐雜，要進一步明確企業文書檔案收集歸檔的參與者主體責任，要從傳統的重整理、保管向參與、質量管控并重，變傳統的被動接收向主動上門收集為主，由等待歸檔向前端控制轉變，從而明晰各個參與主體的責任和范圍。堅持以檔案管理部門收集歸檔為主的基礎上，充分調動各部門兼職檔案管理人員的職責范圍。

（四）關鍵：“以我為主”立卷

辦公室文件管理者進行立卷時，應確保文件資料的完整規范，堅持“以我為主”立卷原則，從文書內容及時間等方面，保持文件前后歷史聯系。因此，要確保辦公室文件資料的完整、齊全。要從文書檔案后期的利用為視角，既要做好案卷題名編寫的規范、簡練，也要求檔案管理部門及人員增強工作主動性，加強文書資料收集、鑒定等工作指導、培訓，提升文書工作者的檔案意識和檔案水平。文書檔案規范化管理的目的和要求，就是要加強文書工作的規范化，最大限度地實現文書檔案檢索便利化、案卷完整性及價值最大化。因此，要始終堅持“以我為主”立卷歸檔原則，即，辦公室文件資料形成的歸檔文件應以單位形成文件為主，這也是文書檔案規范化管理所要遵守的一項重要原則。具體來說，既要把握文書檔案立卷歸檔工作的時效性，及時完成階段性文書檔案歸檔、立卷工作；也要明確文書檔案立卷歸檔重點和要求，堅持“以我為主”原則下，從內容、形式、功能等方面區分文件資料的差異，減少文書檔案重復歸檔，提升文書檔案管理質效。此外，還要嚴格保障文書檔案全宗完整性。采取“一事一檔”做好單位文件資料的整理立卷工作。

（五）利用辦公自動化系統進行資料收集，提高檔案管理水平

在信息化背景下，辦公自動化系統已經成為企業運營中不可或缺的組成部分，通過辦公自動化系統的應用，能夠更好的提升文書檔案管理效率，削減檔案收集和歸檔的復雜性。鑒于此，檔案管理人員要對辦公自動化系統熟練操作和掌握，設置辦公自動化系統的賬戶權限，以便在系統中對上級要求和批示的文件進行查看。文書檔案管理人員如果完成相關辦理事項，一定要及時向相關部門進行材料收集，不可存在拖后或者延誤，以避免文書檔案資料信息出現缺失或者不全，影響收集和歸檔效果。另外，工作人員還應做好文書檔案的編研工作，加強編制專題的應用效率，幫助管理人員更好地進行工作開展，促使部門及其相關工作人員明確文書檔案收集和歸檔的重要性，保證文書檔案管理工作的有序開展，促進企業的進一步發展。

三、結語

綜上所述，辦公室文書檔案的收集和歸檔工作中，目前存在的主要問題包括工作人員的主觀能動性較低、管理系統不健全、工作人員的管理強度較低等。針對存在各類問題的解決方法包括獎懲機制的合理建設、專業化工作管理模式的健全、針對個人素質的定期或不定期考核等，讓所有人員都能夠通過對于個人素質的提高了解當前存在的工作問題和缺陷，并制定相應的改革方案。