信息化是城建檔案管理轉型升級的必由之路

柯萍

隨著網絡和信息技術的發展不斷深入，檔案管理正逐步向信息數據化管理邁進。城建檔案作為城市建設信息記錄的載體，數字化管理全面升級，與國家推動電子政務、電子商務，網上政務服務“一網通辦”相融合，突破了城建檔案管理信息化建設瓶頸，實現城建檔案數據化管理。

一、前言

在網絡和信息技術不斷發展的當代，深化人工智能、大數據、云計算研究和應用，城建檔案在管理對象、方式、內容上發生重大變化，城建檔案管理對象逐漸從紙質檔案向電子檔案轉變；管理方式逐漸從手工管理向信息化管理轉變；管理內容逐漸從實體管理向內容管理轉變；獲取方式逐漸從在館查閱向網絡共享轉變。這些都標志著城建檔案工作正逐步實現“以數據化為核心”的信息管理現代化。我們必須抓住這一歷史機遇，以國家推動電子政務、電子商務，特別是網上政務服務“一網通辦”為契機，深入研究城建檔案管理面臨的現實問題，加快信息化建設步伐，推動城建檔案管理電子化、網絡化，全面實現城建檔案管理數據化轉型升級。

二、城建檔案與城建檔案管理

1.城建檔案概念

城建檔案，是城市自然面貌和地上地下建筑物等各項建設的忠實記錄，它包括了城市管網、市政設施、水文地質、歷史名勝、風景園林等，涵蓋了城市建設發展的各個方面，是城市規劃、建設、管理的重要組成部分。

2.城建檔案管理

城建檔案管理，是一項記錄歷史、傳承文明、服務住建、造福社會的事業，是住房和城鄉建設事業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作，是城市建設發展中的全局性工作，貫穿城市規劃、建設和管理的全過程。

（1）城建檔案管理的重點資料

城建檔案管理的重點資料主要體現在三個方面：

①各類城市建設工程檔案。包括工業、民用建筑；市政基礎設施；公用基礎設施；交通基礎設施；園林建設、風景名勝建設；市容環境衛生設施建設；城市防洪、抗震、人防等工程；

②建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案。包括城市規劃、勘測、設計、施工、監理、園林、風景名勝、環衛、市政、公用、房地產管理、人防等部門。

③有關城市規劃、建設及其管理的文件、基礎資料。

（2）城建檔案管理現狀

我國城建檔案管理工作，始于上世紀80年代。據統計資料顯示，目前全國已建立近500個城建檔案館，區（縣）城建檔案室達1000多個，館藏量在4000萬卷以上。雖然館藏資料豐富，但由于許多地方的城建檔案館至今還是采用傳統的被動服務方式，僅限于提供原始憑證查詢服務，使城市城建檔案的作用沒有得到很好的發揮。

隨著改革的不斷深化，城建檔案管理質量得到有效提升。以湖北城建檔案管理為例，湖北省住房和城鄉建設廳為推進和加快城建檔案信息化建設工作，采取一系列重要舉措：要求將城建檔案事業的發展納入住建事業的發展，列入年度計劃；建立健全檔案信息管理系統，統一規范城建檔案電子文件歸檔標準，組織全省城建檔案館進行檔案數字化、城（鎮）市地下管線普查，推進紙質檔案的數字化加工；不斷完善城建檔案管理機制和機構建設，在直屬的事業單位下設城建檔案科，配備檔案管理專職人員，實現城建檔案機構和人員隊伍的穩定；加大對全省建設工程檔案的指導、監督管理，協調做好建設、監理、施工單位建設工程竣工檔案歸集管理業務指導培訓工作；強化信息資源共享，積極配合建筑工程項目聯合驗收。由于措施得力，湖北的城建檔案管理工作規范有序推進。

三、城建檔案管理信息數據化

1.城建檔案管理信息化

（1）信息化概念

信息化是充分利用信息技術，開發利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經濟增長質量，推動經濟社會發展轉型的歷史進程。它是技術革命和產業革命的產物，是一種新興的最具有活力和高滲透性的科學技術。

信息化是一個動態的發展中的概念，是向信息社會前進的動態過程，它所描述的是可觸摸的有形物質產品起主導作用，向難以觸摸的信息產品起主導作用轉變的過程；信息化是一個漸進的動態過程，它是從工業經濟向信息經濟、從工業社會向信息社會逐漸演進的動態過程，每一個新的進展都是前一階段的結果，同時又是下一發展階段的新起點。

（2）城建檔案管理信息化和主要內容

城建檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，運用現代化的信息技術和檔案網絡建設平臺等，科學合理地處置、管理和應用城建檔案信息資源，推進城建檔案管理現代化進程。

城建檔案管理信息化是一項系統工程，它貫穿于城建檔案管理的始終，存在于城建檔案管理的各個方面。其主要內容包括：檔案信息標準化、檔案信息數字化、檔案信息網絡化；其核心要義就是實現管理信息化，貫穿于城建檔案管理全過程。

（3）城建檔案管理信息化的優勢

城建檔案管理信息化與傳統城建檔案管理相比，具有明顯優勢：

①便捷、易存。由于城建檔案管理實現信息化，過去的“紙質文件”轉變為“電子文件”，容易保存。由于采用數字技術，檔案資源的收集、儲存、分類、統計和查閱非常便捷，便于檢索。

②高效、省時。實現城建檔案管理信息化，全面應用現代信息技術實施城建檔案管理活動，簡化了工作程序，提升管理的效率和質量。

③全覆蓋、共享。實現城建檔案信息化，就能使檔案資源的收集、整理、保存、利用等各個環節，全部電子化。由于檔案資源信息化后具有開放性，可供各行各業、各類人員共享利用。

④安全、完整。城建檔案管理實現信息化后，大幅度降低了管理成本，改變了以往紙質傳遞的方式，由檔案管理人員錄入到計算機、介質備份，確保檔案的完整性和安全性。

（4）城建檔案管理信息化建設

城建檔案信息化建設是新時代城建檔案部門的一項基礎性工作，主要包括五個方面的建設：

①基礎設施建設；

②檔案信息資源建設；

③應用系統建設；

④標準規范建設；

⑤人才隊伍建設。

（5）城建檔案管理信息化建設中存在的問題

我國的城建檔案管理信息化建設，雖然取得了長足的發展，但仍然存在一些問題。

①籌措資金難。實施城建檔案管理信息化建設，要購置現代化設備、進行信息安全防護，需要投入大量的經費。同時，電子產品生命周期短，更新換代速度快，其后續維修、更換、升級等，也需大量資金投入。而由于籌措渠道不暢，投入資金有限，更新改造無法落實，成為持續城建檔案管理信息化建設的瓶頸。

②復合型人才缺乏。城建檔案管理信息化，對檔案人員的思想觀念、專業實操技能、業務水平及綜合素質都提出了全面發展的要求，城建檔案管理部門普遍存在，現有人員管理水平有限，受城建檔案管理部門人事考聘制度的影響，導致引進高精尖復合型人才難，使深入推進城建檔案管理信息數據化建設受限。

③歷史檔案管理信息化水平不高。在城建檔案管理信息化建設中，館（室）藏的歷史檔案難免發生載體破損老化、字跡褪變模糊等問題，因財力薄弱，辦公自動化水平低，城建檔案管理信息化平臺系統的更新不及時、使用率不高等問題，造成大量的歷史檔案信息化標準規范管理落實不到位，導致卷案整理基礎差，修復質量不高，影響城建檔案管理水平和信息化建設進程。

2.城建檔案管理信息數據化

（1）城建檔案管理信息數據系統運用現狀

《全國檔案事業發展“十二五”規劃》提出了“加強檔案信息系統安全技術防范管理，安全入侵報警、電子監控、防盜屏障、周界報警等設施設備，確保檔案數據及檔案網絡設備設施安全”“探索電子檔案與大數據行動融合”“制定檔案數據計劃”等政策，各地根據《規劃》，建立了城建檔案目錄中心和電子文件中心，建筑工程竣工聯合驗收管理機制，實現了城建檔案信息資源共享、城建檔案信息建設數字化管理向數據融合管理的轉變。

（2）城建檔案管理信息系統運用存在的問題

我國城建檔案管理工作因受區域經濟基礎、社會關注度等因素的影響，存在著不可忽視的薄弱環節，如：設施建設滯后、投資、館舍規模、現代化建設程度遠遠不能滿足信息化建設的需要；在管理水平、工作內容、發展模式以及體制結構存在差異，跟不上城市建設快速發展的要求，造成我國城建檔案管理隊伍不穩定，發展不均衡。

如何克服城建檔案信息數據化管理的制約因素，成為現時期城建檔案管理工作的新挑戰。

四、城建檔案管理信息數據化建設的思考

1.改革城建檔案信息管理模式

（1）深化城建檔案數據化管理

相對檔案信息內容的有效控制，檔案信息不僅是載體的轉換和數字上的描述、存儲，在數據關聯、共享、轉移、識別、融合等方面更智能，社會利用價值多樣。創新城建檔案信息管理方式，以信息“數據資源”為管理對象，將重點從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，利用現代化手段深入推進檔案信息數據資源管理，推行城建檔案大數據的安全、可信的管理。

（2）適宜國家城鎮建設改革要求

深入學習領悟國家檔案事業發展建設規劃要求，抓住政策機遇，做好頂層設計，將檔案信息數據化納入單位信息化建設全局，規范檔案數據管理制度，做好技術保障和檔案元數據的積累；強化大數據時代檔案資源的認知，外延檔案數據管理制度、方法和技術的維度，轉變思維，以大數據思維考量和有序組織，開展省級城建檔案館數據中心建設。

（3）創新城建檔案數據誠信互動服務

住建部推行工程建設項目審批制度的改革，倒逼城建檔案管理實現數字信息化轉型升級。首先，工程建設項目審批制度要求“相關行政主管部門實施‘統一時間、集中組織、一次驗收’”，就是政府各職能部門組織的政府性驗收，是跨部門職能的整合，是大數據時代的信息化建設多元化的運用。其次，驗收事項中“建設工程竣工檔案驗收”，對城建檔案信息建設、服務模式等指出新方向。要求創新城建檔案數據誠信互動服務模式，強化信息建設智慧、服務互動靈活，城建檔案的知識、歷史價值等價值共享和互補，推動城建檔案數據資源跨區域、跨部門共享利用。擴展地下綜合管線信息數據庫，推動市政工程、城市規劃等聯合驗收相關檔案數據庫的建設。

2.加強城建檔案管理信息數據化的理論研究

由于現代信息技術在城建檔案管理中的運用，引發的信息數據的實踐性、智慧性等相關問題的深度理論的探討，在電子檔案的鑒定、電子文件數據管理、檔案數據關聯識別等信息化手段中，提出了諸多檔案學基本理論，如：檔案數據可編程計算、分析對比和安全識別跨信息向智能化轉換等，運用數據技術開展數據組織、分析、價值發掘等工作，發現未知的檔案數據聯系，激活城建檔案數據的潛在價值。

3.加強城建檔案管理信息數據化的制度建設

在推進城建檔案管理信息數據化建設中，為防止各自為政帶來的一系列問題，健全城建檔案管理信息化的法律法規，用法治思維和法治方式開展城建檔案管理，為檔案管理信息化工作提供法律保障；建立檔案數據管理制度，建立健全檔案管理信息化的安全管理制度，提高安全應急應變能力。

4.加強城建檔案管理信息數據的標準體系建設

城建檔案管理信息數據化是檔案數字化發展的必經之路，要重視標準體系建設，規范統一標準體系，運用數字簽名、電子簽章等技術，確保電子文件歸檔、電子檔案接收和長期保存，檔案數據來源等關鍵環節的可靠和可信。

5.加強城建檔案管理信息數據化的人才隊伍建設

城建檔案信息數據化管理工作的專業性很強，需要現代化科學技術和一支高素質的專業人才隊伍作為支撐，在檔案整理、保護、鑒定、編研等信息化工作中，不僅需要城建檔案和信息專業人才，更需要優秀的數據管理專家的支持。因此，完善人才培養使用評價機制，吸納優秀的專業人才，做好城建檔案管理員、信息員、數據員角色的轉變；做好城建檔案從業人員繼續教育工作，不斷提高管理人員的專業知識、實操水平和信息技術處理能力，提升人才隊伍的綜合素質；要定期組織開展基層、企業、建設工區指導城建檔案接收、整理、保管和利用工作，夯實基層實踐經驗；打造一個業務技術過硬，既懂檔案業務，又熟悉信息數據技術，熱愛城建檔案管理事業，愿為城建檔案事業發展而努力進取的現代化的復合型人才隊伍。

五、結語

隨著我國經濟社會的發展進步，信息化、網絡化、智能化的不斷普及，對城建檔案數字化管理的內容、方法和手段提出了挑戰，我們必須應勢而為，切實有效的加快城建檔案管理信息數據化建設，推進城建檔案管理轉型升級，逐步實現建檔案信息數據化管理。