現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理工作的有效方法

魏秋雨 中國(guó)石化銷售股份有限公司山東石油分公司

企業(yè)會(huì)議是企業(yè)圍繞生產(chǎn)、銷售、售后、日常運(yùn)營(yíng)等進(jìn)行的內(nèi)部交流活動(dòng)。是員工集思廣益、發(fā)揮集體智慧的重要途徑。隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，會(huì)議管理在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)中發(fā)揮著重要的作用。

一、提高企業(yè)會(huì)議管理水平的重要性

1.有利于統(tǒng)一員工思想。有效凝聚企業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大合力，確保企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的高效推進(jìn)。

2.有利于明確工作路徑。參與者經(jīng)過溝通之后制定活動(dòng)或是方案的具體實(shí)施計(jì)劃、措施。以實(shí)現(xiàn)路徑最簡(jiǎn)捷、管理最高效、資源最集約的目的，保證工作目標(biāo)的及時(shí)準(zhǔn)確達(dá)成。

3.有利于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)愿景。企業(yè)員工能夠更加明確企業(yè)的目標(biāo)愿景，從而促進(jìn)各部門的有效協(xié)作，提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，同時(shí)也可以提升員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感，有力推動(dòng)企業(yè)目標(biāo)愿景的實(shí)現(xiàn)。

二、現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理工作時(shí)應(yīng)遵守的原則

1.主題具體明確。會(huì)議主題必須清晰明確，不能討論空洞無物的內(nèi)容，提倡直奔主題、開門見山的組織方式，使與會(huì)人員能集中注意力，提高解決問題的效率。

2.開展會(huì)議要準(zhǔn)時(shí)。參與人員準(zhǔn)時(shí)參與會(huì)議能保證會(huì)場(chǎng)的秩序與紀(jì)律，而領(lǐng)導(dǎo)與主持人的準(zhǔn)時(shí)則是會(huì)議的必須要求，表達(dá)對(duì)其他員工的尊重和會(huì)議的重視，對(duì)企業(yè)的紀(jì)律可以起到模范帶頭作用，同時(shí)會(huì)議前的充分準(zhǔn)備也有利于會(huì)議內(nèi)容的正常開展。

3.進(jìn)程安排合理、條理清晰。精簡(jiǎn)會(huì)議開展的環(huán)節(jié)，剔除不必要的部分和內(nèi)容，提高會(huì)議進(jìn)展各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)程度，不斷深入商議的內(nèi)容，幫助與會(huì)成員理順?biāo)季S思路，使會(huì)議的決策更科學(xué)有效。

4.工作完成情況需監(jiān)督推進(jìn)。為保證會(huì)議決策效率和決策內(nèi)容的科學(xué)合理，會(huì)議的組織監(jiān)控與管理能保證會(huì)議內(nèi)容不偏差，進(jìn)度任務(wù)按時(shí)完成，最終使會(huì)議的作用最大程度地發(fā)揮，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的未來發(fā)展找到出路。

三、企業(yè)會(huì)議管理中存在的問題

1.會(huì)前策劃不充分。企業(yè)往往會(huì)根據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)行情況召開臨時(shí)會(huì)議，以解決應(yīng)對(duì)企業(yè)改革發(fā)展過程中的問題。然而，會(huì)議的快速啟動(dòng)往往難以轉(zhuǎn)化為高質(zhì)量決策，原因就在于會(huì)議策劃不充分，臨時(shí)會(huì)議往往會(huì)打亂參會(huì)人員的工作計(jì)劃，往往是浪費(fèi)了時(shí)間、打亂了計(jì)劃，卻沒有取得理想的會(huì)議效果。

2.會(huì)中管理不細(xì)致。會(huì)議時(shí)長(zhǎng)不受控，與會(huì)者缺乏時(shí)間概念和緊迫感，思路不清晰、語言不凝練等現(xiàn)象使會(huì)議時(shí)長(zhǎng)失去控制；參會(huì)范圍不受控，廣泛存在陪會(huì)現(xiàn)象，不僅浪費(fèi)工作時(shí)間，也增加了信息泄露風(fēng)險(xiǎn)；會(huì)議主題不受控，在討論過程中“節(jié)外生枝”、脫離會(huì)議主題和討論主線的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，討論問題久拖不決，會(huì)議效果大打折扣。

3.會(huì)后督辦不嚴(yán)格。凡是會(huì)議，必有督辦。與會(huì)者在達(dá)成共識(shí)的基礎(chǔ)上形成會(huì)議決議，從會(huì)議決議到落實(shí)工作的橋梁有兩個(gè)要素，一是任務(wù)分解落實(shí)，二是會(huì)后督查督辦。缺少其中的任何一環(huán)，工作部署就難以有效轉(zhuǎn)化為具體行動(dòng)，會(huì)議管理也難以實(shí)現(xiàn)真正的閉環(huán)。

4.管理不科學(xué)、不規(guī)范。企業(yè)組織是一個(gè)整體系統(tǒng)，有相對(duì)復(fù)雜的結(jié)構(gòu)組織，不同業(yè)務(wù)線與部門之間的時(shí)間安排相互沖突，準(zhǔn)備不充分的會(huì)議進(jìn)程打亂原有的生產(chǎn)計(jì)劃，浪費(fèi)時(shí)間；現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理的實(shí)踐中還存在陪會(huì)現(xiàn)象，與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)性不強(qiáng)的部門也被要求派出人員參與會(huì)議，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且也導(dǎo)致信息的傳達(dá)出現(xiàn)障礙，影響會(huì)議討論的質(zhì)量。此外，還有會(huì)議內(nèi)容不夠精簡(jiǎn)、重點(diǎn)內(nèi)容不突出、理論知識(shí)過多、對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際關(guān)聯(lián)性低下等問題，不能發(fā)揮企業(yè)會(huì)議在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策上的指導(dǎo)作用，大量浪費(fèi)了企業(yè)的資源和成本。

四、改進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理工作的對(duì)策

1.建立信息化的企業(yè)會(huì)議管理系統(tǒng)。針對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀與企業(yè)會(huì)議管理建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，簡(jiǎn)化會(huì)議安排的操作流程，提高效率。會(huì)議前根據(jù)會(huì)議的不同類型進(jìn)行相關(guān)通知的分類發(fā)布，使電子文檔取代紙質(zhì)文檔，快速及時(shí)地傳遞到與會(huì)人員手中，同時(shí)將會(huì)議座位排定、會(huì)議室的預(yù)定等進(jìn)行線上操作，簡(jiǎn)化辦事流程，提高效率。

2.主題明確、時(shí)間長(zhǎng)度適宜。會(huì)議主持人應(yīng)就會(huì)議進(jìn)行事先的總結(jié)提煉，做好會(huì)議前的會(huì)議時(shí)間規(guī)劃和進(jìn)程安排，通過嚴(yán)格控制會(huì)議步驟和進(jìn)程，使會(huì)議的單位時(shí)間發(fā)揮最大的功效與作用，尤其要做好書面準(zhǔn)備，不僅將內(nèi)容上傳下達(dá)，而且也要給予參與會(huì)議員工充分的準(zhǔn)備時(shí)間，為解決會(huì)議主題問題提供更好的環(huán)境和支持。

3.突出議題內(nèi)容。會(huì)議的重點(diǎn)問題在會(huì)議前與會(huì)議中都應(yīng)不斷強(qiáng)調(diào)，使員工在集思廣益群策群力的同時(shí)，始終貫徹會(huì)議的重點(diǎn)議題，提高解決問題的效率，同時(shí)討論小組的內(nèi)容劃分也要盡量精準(zhǔn)、切合重點(diǎn)，使決策思路始終圍繞主題進(jìn)行有序深入的開展。而在討論結(jié)束時(shí)，初步?jīng)Q策后要做好總結(jié)，將討論結(jié)果與所有參與會(huì)議的成員共享，同時(shí)會(huì)議后要形成清晰的書面內(nèi)容，下達(dá)到各個(gè)部門，以便指導(dǎo)下一步的工作進(jìn)行和項(xiàng)目改進(jìn)。

4.增強(qiáng)企業(yè)會(huì)議管理工作的規(guī)范化水平。制定科學(xué)合理規(guī)范的企業(yè)會(huì)議流程，能對(duì)提升現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議效率發(fā)揮積極作用。會(huì)議流程應(yīng)明確主題，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)與主持人應(yīng)控制議題的數(shù)量，要先行討論典型性、緊要的重要議題，次要的議題可在重點(diǎn)問題結(jié)束后探討。企業(yè)會(huì)議的規(guī)范化要求還體現(xiàn)在會(huì)議規(guī)模、與會(huì)人數(shù)、參與部門等，應(yīng)加強(qiáng)規(guī)劃，針對(duì)議題內(nèi)容通知相應(yīng)部門參加，以免無關(guān)部門參與，浪費(fèi)時(shí)間與企業(yè)成本。

總之，現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步給現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理提出了新的要求，復(fù)雜多元的企業(yè)結(jié)構(gòu)要求企業(yè)會(huì)議管理科學(xué)合理高效。因此，應(yīng)建立規(guī)范的企業(yè)會(huì)議管理制度，從會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后等多個(gè)角度對(duì)會(huì)議進(jìn)行規(guī)劃與管理，做好各個(gè)環(huán)節(jié)方面的工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)議的高效開展。