電子檔案與紙質檔案并存階段的管理措施

韓露春 大安市水產技術推廣站

紙質檔案與電子檔案并存階段的檔案管理，豐富了檔案管理方式。并且紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。因此為了提升檔案管理水平，以下就電子檔案與紙質檔案并存的檔案管理進行了探討分析。

一、電子檔案與紙質檔案并存的必然性

檔案是記錄人們的經歷、行業運營信息或社會發展歷史等，尤其在各個行業中，涉及行業運營方面的文件較多，通常都是以紙質文件為載體，尤其一些手稿或領導批示等，都以紙質檔案形式進行管理，具有較高的可靠性。而電子檔案是新時期的科技發展產物，在檔案管理中具有較大的儲存量，并且通過互聯網與計算機可以方便管理和檢索。檔案的儲存是檔案管理中的重要工作，紙質檔案容易受到環境、空間的影響，而電子檔案則容易被一些特殊的因素產生影響，比如磁性現象等。由此可以看出，紙質檔案與電子檔案分別占有不同的優勢與劣勢，在當前的社會發展中，電子檔案與紙質檔案并存是必然趨勢。

二、電子檔案與紙質檔案的主要特點

1.電子檔案的主要特點分析。（1）優勢特點。第一、電子檔案便于查詢。電子檔案僅僅需要相關的索引查找便可以實現快速借閱。第二、電子檔案管理提高了工作時效。電子檔案免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度。第三、有利于遺漏文件的補漏增缺。電子檔案管理可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，只需按一下鍵盤。第四、有利于文檔的保密。電子檔案管理可以使利用者無法接觸其他無關的文件，從而達到文件保密要求。第四、可以進行多樣化管理。這里的多樣化管理是指存儲內容的多樣化。電子檔案管理不僅僅是對文字信息進行管理，它也可以對圖片、聲音等信息進行管理。這種存儲方法是紙質檔案管理所無法做到的，改變了紙質檔案管理中只能對文字信息進行管理的狀況，它同時也讓檔案管理方式變得更加豐富多樣。（2）電子檔案的劣勢特點。主要表現為：第一、電子檔案的載體存在不同程度的不穩定、壽命短等問題，并且在長期存放過程中，容易因受潮、氧化等影響而導致載體損壞，最終導致文檔資料損壞。第二、電子檔案以計算機為媒介，在沒有計算機等相關設備后，人們無法從載體中直接獲取檔案信息，因此存在一定的依賴問題。第三、電子檔案容易遭到破壞，在計算機遭到病毒或者黑客入侵之后，電子文檔的信息安全就會受到影響。

2.紙質檔案的主要特點分析。（1）優勢特點。紙質檔案閱讀具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當事人印章、手印和簽字的檔案，具備相應的法律效力，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質檔案具有耐久性，現代文件用紙的壽命能夠達到200年以上，可以較長時間保存重要檔案。（2）劣勢特點。紙質檔案占據空間較大，能夠儲存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質檔案的信息共享性較差，在同一時間同一地點只能供一位用戶使用，同時傳遞速率也較差。

三、電子檔案與紙質檔案并存階段的管理措施

1.合理構建電子檔案與紙質檔案集成化管理機制。在電子檔案與紙質檔案并存的新形勢背景下，檔案工作人員加強對電子檔案與紙質檔案的管理是適應檔案事業變革發展的必然選擇。檔案工作者必須切實轉變自身思想觀念，加強對電子檔案與紙質檔案的管理，為檔案管理工作營造外部保障和良好的內部環境。針對當前電子檔案與紙質檔案并存的局面，構建兩者的集成化管理機制，統一電子檔案與紙質檔案的收集、歸檔以及借閱的管理，規范電子檔案與紙質檔案管理工作的程序、內容與范圍。根據各個檔案之間的聯系，全程監督控制檔案的利用與保存過程，確保檔案管理工作健康有序進行下去。

2.建立健全相互配合的檔案管理制度。由于電子檔案管理與紙質檔案管理在方法上具有差異性，因此為了實現兩者工作的有效結合，就必須要建立相互配合的檔案管理制度，保證兩個管理工作能順利開展。在具體操作中，管理人員需要充分借助兩種檔案在信息儲存上的優勢進行互補，實現兩種管理方法的分別利用，并建立溝通渠道，保證單位能在信息儲存上保證業務的一致性。例如，對于關鍵的檔案信息，需要分別用紙質檔案與電子檔案的形式進行儲存，在對其進行歸檔之后，及時從計算機上拷貝，并輸出為紙質檔案。對于一些不會變動的檔案信息，可以用紙質的形式進行儲存，包括單位人員任職資格、學歷證明等；而對于經常變動的信息，可以用電子檔案的形式進行儲存，包括采購信息、考察信息等，保證能實時更改信息內容，并且所有更改都會有更改歷史，方便人們更好的開展工作。

3.有效實施“雙套歸檔制”。通過文本或影像的方式將電子與紙質文件的信息存儲在同一張儲存介質上，并通過軟件建立數據庫索引，這樣就能及時檢索到電子文件的內容，并實現自動化管理。同時還可以實行“雙套歸檔制”，也就是說，在對電子文件進行歸檔保存的同時還對紙質文件進行保存，對于歸檔的電子文件而言，在內容、描述說明上都要與紙質文件相同。也就是建立兩套不同的管理系統，在強調二者聯系的同時，還要突出各自的特點。

四、結束語

綜上所述，傳統檔案以紙質檔案為載體，具有較高的真實性，而在信息時代的背景下，電子檔案以其較高的便利性、共享性、快速性得到了普及應用，大大提高了檔案管理工作效率。因此為了提升檔案管理水平，在電子檔案與紙質檔案并存階段，需要充分了解二者的特點，并采取有效的管理措施。