電子文件管理標準體系的基本框架和建設構想

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電子文件的科學管理在很大程度上依賴于標準的作用，標準是對電子文件進行高效、規范管理的保證，也是有效開展其他相關活動（電子政務、電子商務等）的基礎。因此，只有建立科學規范的標準體系，才能提高電子文件的管理水平，從而確保其真實性和安全性。

一、電子文件管理標準體系基本框架

1.總體標準模塊。包括電子文件管理標準化的基本原則、方法、內容、相關術語等的標準，如電子文件管理標準體系指南、電子文件通用管理原則、電子文件管理流程通用規范、電子文件術語標準等。

2.形成捕獲標準模塊。主要針對電子文件形成過程、捕獲積累過程、交接過程等管理活動的規范化，大致可分解為電子文件形成、交接、數字化等二級模塊。形成是對電子文件前端控制原理的要求，該處重點是規范電子文件形成過程中與后續管理相關的部分；移交一般指電子文件資源的輸入行為，包括捕獲、歸檔等環節；數字化模塊負責各類檔案資料數字化轉換的系列規范，這是當前我國檔案信息化的重要工作內容。

3.組織處置模塊。組織處置一般是指對接收到的電子文件進行分類、識別、處置、監管等基本管理活動的標準模塊。其中，分類是指根據文件性質和特點進行分類及歸類的過程；鑒定是對文件的保存價值進行判斷，確定保存期限的行為；處置是指根據鑒定結果對文件采取的移交、銷毀等各種行動；監管包括跟蹤、統計和審計等活動。通過對組織處置的一系列規范約束，提供有序、科學的管理。

4.檢索利用模塊。檢索是指從電子文件管理系統中查找電子文件信息的過程；利用是指規范向用戶提供的文件信息活動及服務，包括編研、申請審批、閱覽等。

5.長期保存模塊。長期保存由維護及三性保障等子模塊組成。其中維護主要負責提供信息與載體安全保護；三性保障包括真實性、完整性、可靠性保障。真實性保障用來保證對文件形成、接收、傳輸、存儲、處置過程的控制，保證文件的真實性及對文件內容和各類操作者的授權管理；完整性保障用于確保文件完整、無改動的程序及方法；可靠性保障用于保證文檔內容的可信度，以及文檔保存中各種相關活動的可靠性。

6.資源描述模塊。包括數據元管理、元數據規范模塊。數據元是指與電子文件管理有關的數據元的制定、維護及標準化；元數據關注如何定義和使用元數據來描述電子文件資源。

7.資源管理模塊。它針對目前常用的不同類型電子文件資源的描述規范、交換格式等內容，在性質上能與傳統的各類著錄規范映射。

8.應用系統模塊。包括系統需求、設計、管理，試圖總結應用系統設計開發的核心流程。系統需求規范電子文件中心、數字檔案館等形式的應用系統需求描述規范；系統設計用于規定各種應用系統設計需遵循的規范要求；系統管理是指應用系統開發過程中的各種管理內容，包括項目管理規范、系統驗收認證等。

9.技術支撐模塊。技術支撐并不是指系統構建中使用的一些基本技術，具體指電子文件管理中對信息支撐技術有特殊要求的部分。

二、標準體系的建設構想

1.立足當下，循序漸進。電子文件管理標準體系需回答當前制約發展的典型問題，對關鍵、突出問題，需加強相關標準的安排，引導相關標準化資源向重點內容傾斜。因此，要了解電子文件管理的實踐進展，尊重客觀現實的約束，科學安排，合理規劃，循序漸進，不能脫離實際。這既保證了標準體系的實用性及先進性，又有利于維護系統的相對穩定性。

2.確定合理的標準形式及范圍。納入電子文件標準體系的規范內容較龐雜，因此，編制時，需注意那些在政策及法律范圍內的不納入標準體系；技術和實踐不成熟的，暫不制定標準。因電子文件相關技術的快速發展及更新，因此，對不成熟、不發達的技術，暫不制定標準。否則，一旦強制性制定及實施標準，反而可能成為桎梏，制約其健康發展。對技術發展不成熟，但實際應用發展快，對標準要求較強的內容，可用指南、建議等規范形式提供，并納入標準體系。

3.全面均衡。標準體系是描述電子文件管理工作的總體規范框架，因此編制中需適應各種標準，包括基本、通用、專用標準等；國際、國家和行業標準等層次；技術、管理、工作標準等類別；現有標準、正在制定的標準、待確定的標準等。從全面的角度構建，能大幅提升電子文件標準體系的完整性及實用性。

4.注重協調。協調是任何系統都必須重視的構建原則。根據電子文件管理的相關研究，在標準體系構建中要注重其內部協調、外部橫縱協調及規范形式協調等。

系統的內部協調意味著系統內的標準應一致及配套，形成一個完整和全面的整體，確保應用中標準體系的通用性，減少不必要的轉換及對照，并注重與當前國家標準及國際標準的銜接。

外部橫縱協調是指橫向的電子文件管理標準應與相關業務標準體系及文件管理標準體系相一致，避免沖突；縱向標準體系應與相關法律法規和政策相一致。

規范形式的協調是指國外類似標準體系的做法，注重政策、標準、制度、指南、手冊等各種規范形式的協調，在電子文件管理實踐快速發展的今天，在標準體系中適當引入其他形式的規范，有利于提高標準體系的實用性。

5.注重參考，提倡“拿來主義”。編制明細表時，應注重等同和等效采用其他適當的標準，包括國際、其他國家、行業標準。對適用于我國電子文件管理的標準，特別是技術標準，完全可等同或等效采用。例如，在電子文件系統設計中，類似網絡設施、系統安全等模塊下的標準與電子政務等標準系統有較大的重疊，可借鑒實施。從而節省了標準制定資源，還縮短了標準頒布時間，進而盡早為電子文件管理提供規范及指南。