物業(yè)管理企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制研究

蔡永輝 中國(guó)石化勝利石油管理局有限公司公共事業(yè)服務(wù)中心龍口服務(wù)部

一、物業(yè)管理企業(yè)開展內(nèi)部控制的意義

物業(yè)管理企業(yè)伴隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展逐步興盛，其本身發(fā)展歷史不長(zhǎng)，但外部市場(chǎng)環(huán)境的變化以及城鎮(zhèn)化趨勢(shì)加快，這給物業(yè)管理企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求。但物業(yè)管理企業(yè)畢竟是新興行業(yè)，管理模式的滯后嚴(yán)重影響了企業(yè)的盈利狀況；同時(shí)，物業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)承接絕大多數(shù)由樓盤開發(fā)商決定，企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)較為薄弱，不僅會(huì)影響企業(yè)服務(wù)質(zhì)量，也不利于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)價(jià)值實(shí)現(xiàn)。需要注意的是，未來隨著我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)務(wù)由增量向存量的轉(zhuǎn)化，業(yè)主維權(quán)意識(shí)的提高，特別是今年受疫情的影響，物業(yè)管理企業(yè)更要強(qiáng)化管理能力和樹立服務(wù)意識(shí)，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。而強(qiáng)化內(nèi)控制度，從董事會(huì)、管理層到基層員工積極轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理模式，是提高企業(yè)市場(chǎng)適應(yīng)能力不斷發(fā)展壯大的基礎(chǔ)。

二、物業(yè)管理公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）內(nèi)控機(jī)制有待完善

內(nèi)控管理機(jī)制是開展控制活動(dòng)的基礎(chǔ)和保障，它能夠規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)程序，與企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成一致，并指導(dǎo)各職能部門的工作。然而，從現(xiàn)階段的實(shí)際情況來看，一方面，部分物業(yè)管理企業(yè)尚未建立清晰明確的職能分工，沒有實(shí)現(xiàn)不相容崗位分離，部門與部門之間、崗位與崗位之間缺乏制衡監(jiān)督關(guān)系，難免會(huì)影響內(nèi)部控制的執(zhí)行效率；另一方面，健全的內(nèi)控制度包括授權(quán)審批制度、崗位責(zé)任制度、會(huì)計(jì)核算制度、預(yù)算管理制度、成本控制制度、內(nèi)部監(jiān)督制度、人員激勵(lì)制度等。但目前，物業(yè)企業(yè)在制度設(shè)置方面存在漏洞，部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)沒有設(shè)置相應(yīng)的規(guī)章制度，因而，企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)管理也存在著較大的安全隱患。

（二）收費(fèi)管理控制不足

物業(yè)管理企業(yè)是以盈利為目的的單位組織，因而，在為住戶提供物業(yè)服務(wù)的同時(shí)，也要保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。在業(yè)務(wù)管理過程中，企業(yè)也通常以收費(fèi)管理作為主要內(nèi)容。但從目前實(shí)際情況來看，很多物業(yè)管理企業(yè)存在著收費(fèi)管理混亂、費(fèi)用管理不透明等問題，一方面，企業(yè)向住戶收取的物業(yè)管理費(fèi)用較高，但提供的服務(wù)質(zhì)量又跟不上費(fèi)用水平，不僅會(huì)影響企業(yè)的社會(huì)聲譽(yù)，也會(huì)給物業(yè)費(fèi)用收取帶來難度；另一方面，部分物業(yè)企業(yè)為了打擊同行，提升競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，可能會(huì)采取壓價(jià)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的方式，使得企業(yè)經(jīng)營(yíng)長(zhǎng)期虧損，難以長(zhǎng)效發(fā)展。

三、物業(yè)管理企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部控制工作的策略分析

（一）健全內(nèi)部控制管理機(jī)制

物業(yè)管理企業(yè)要以內(nèi)部控制目標(biāo)為導(dǎo)向，細(xì)化內(nèi)控責(zé)任，并落實(shí)到各部門與崗位層面上，建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，有利于后續(xù)的績(jī)效考核管理工作。同時(shí)，物業(yè)管理企業(yè)還要依據(jù)財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、投資決策等環(huán)節(jié)，保證內(nèi)控制度能夠全面覆蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的方方面面。另外，物業(yè)企業(yè)的管理層人員也要樹立風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任觀念，加強(qiáng)潛在風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和評(píng)估工作。同時(shí)，通過開展應(yīng)急模擬演練培訓(xùn)、購(gòu)買保險(xiǎn)等方式降低風(fēng)險(xiǎn)威脅，從提升服務(wù)質(zhì)量入手，避免因操作不當(dāng)?shù)葐栴}引發(fā)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

（二）制定合理的業(yè)務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

與其他行業(yè)不同，物業(yè)管理行業(yè)屬于輕資產(chǎn)行業(yè)，物業(yè)企業(yè)的成本內(nèi)容主要為設(shè)施設(shè)備和相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)、巡查以及其他日常管理，維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生和相關(guān)秩序的活動(dòng)產(chǎn)生的經(jīng)營(yíng)支出及人工費(fèi)用。物業(yè)企業(yè)作為資金密集型企業(yè)，必須要制定嚴(yán)格的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，在作業(yè)成本法的基礎(chǔ)上依據(jù)客戶及產(chǎn)品種類準(zhǔn)確預(yù)測(cè)物業(yè)管理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并建立完善的成本管理體系，強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)控的管理效益。當(dāng)然，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置需要結(jié)合企業(yè)內(nèi)外部生存環(huán)境，圍繞著企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，以拓寬經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)作為目標(biāo)，這樣才能計(jì)算出科學(xué)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。此外，物業(yè)企業(yè)也可以充分利用預(yù)算管理工具，以事前編制預(yù)算支出計(jì)劃、事中監(jiān)管預(yù)算執(zhí)行以及事后開展項(xiàng)目評(píng)價(jià)等方式對(duì)成本費(fèi)用支出進(jìn)行全過程管理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的有效控制。強(qiáng)化內(nèi)部信息溝通工作物業(yè)管理企業(yè)的正常運(yùn)作需要各職能部門實(shí)現(xiàn)高度的信息共享，在密切協(xié)作與交流的基礎(chǔ)上，健全內(nèi)部管理系統(tǒng)，解決信息傳遞滯后所帶來的矛盾。在信息技術(shù)的輔助下，物業(yè)企業(yè)要及時(shí)做技術(shù)引入和軟硬件更新的工作，充分利用 E R P 系統(tǒng)，聯(lián)系企業(yè)的收入管理、設(shè)備采購(gòu)、中央空調(diào)成本支出等業(yè)務(wù)流程；同時(shí)，E R P 系統(tǒng)也可以應(yīng)用于物業(yè)企業(yè)的服務(wù)項(xiàng)目核算工作當(dāng)中，保證公共費(fèi)用合理分?jǐn)偅⒑怂憬Y(jié)果錄入差異化的系統(tǒng)科目當(dāng)中，包括項(xiàng)目收入、成本經(jīng)費(fèi)、效益利潤(rùn)等，為企業(yè)管理及決策提供信息支持。此外，物業(yè)企業(yè)固定資產(chǎn)管理工作是企業(yè)的價(jià)值體現(xiàn)，因而，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從資產(chǎn)采購(gòu)、庫(kù)存管理、合理配置、后期維護(hù)等環(huán)節(jié)入手，不僅要保證資產(chǎn)質(zhì)量，還要控制采購(gòu)成本，建立資產(chǎn)使用臺(tái)賬，錄入信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)模塊對(duì)接，為企業(yè)資產(chǎn)價(jià)值核算與管理提供便利。

（三）增強(qiáng)企業(yè)上下的內(nèi)控意識(shí)

實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控管理的首要前提就是要提升思想上的重視，要求內(nèi)部控制要全面化、系統(tǒng)化地覆蓋各管理部門及業(yè)務(wù)流程，同時(shí)，無論是管理層還是執(zhí)行層都要了解內(nèi)部控制應(yīng)用對(duì)于企業(yè)的重要性。在這一過程中，一方面，物業(yè)企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)重新定位企業(yè)在市場(chǎng)上的扮演角色，轉(zhuǎn)變物業(yè)管理企業(yè)為房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)配套工具的思想定位，真正認(rèn)識(shí)到物業(yè)管理在房地產(chǎn)行業(yè)舉足輕重的地位；另一方面，物業(yè)企業(yè)管理層人員也要實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理理念在企業(yè)文化中的宣貫，增強(qiáng)員工對(duì)內(nèi)控工作的認(rèn)同感，通過滲透企業(yè)文化的方式提升全員對(duì)內(nèi)部控制工作的參與度，健全內(nèi)控管理環(huán)境，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，物業(yè)管理企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的可持續(xù)發(fā)展，必須改善當(dāng)前內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，建立適用于當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境的內(nèi)部控制策略，不斷提高企業(yè)的內(nèi)部控制水平，從而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定的健康發(fā)展，幫助企業(yè)在國(guó)內(nèi)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而促進(jìn)國(guó)內(nèi)物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展。