事業(yè)單位財務檔案管理信息化特點與發(fā)展研究

潘偉玲 江蘇省寶應縣勞動就業(yè)管理處

在事業(yè)單位的財務管理工作當中，檔案管理是其重要的組成部分。財務檔案是否完整、準確，與事業(yè)單位能否理清各個發(fā)展階段的經濟和財務活動息息相關，為政策的制定、資源調配等各項工作的開展提供了有力的基礎。在科學技術水平迅速發(fā)展的當下，事業(yè)單位財務檔案管理逐漸呈現除了信息化的特點，從而為財務信息的高效利用提供了有力的支撐。加強財務檔案信息化發(fā)展的研究，為其提出有效的管理措施，能夠提升檔案管理水平的進一步發(fā)展。

一、什么是檔案信息化

檔案信息化指的是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和領導下，在檔案管理的活動當中全面的應用現代化的信息技術，對檔案信息資源進行有效的處置、管理工作，為社會提供應有的服務，從而加速實現檔案管理現代化的進程。時代發(fā)展的不斷加快，檔案信息化建設勢在必行。采取什么樣的方式來推動事業(yè)單位財務管理工作的開展值得我們所有人進行研究分析，事業(yè)單位需要緊跟時代發(fā)展的步伐，按照時代發(fā)展前進的方向對財務檔案管理工作的模式進行相應的改革，充分地利用現代化技術加強檔案管理工作，完善檔案信息化建設的進程。財務檔案作為事業(yè)單位的重要研究資料，具有重要的家長，實現財務檔案信息化的管理，有利于增強檔案資料的利用率。推動事業(yè)單位整體管理水平的將進一步提升，從而促進項目的順利實施。

二、檔案信息化建設的必要性

在信息化的背景下，推動建設檔案信息化顯得尤為重要，是順應時代發(fā)展的必然結果。事業(yè)單位財務檔案管理工作應當落到實處。通過檔案信息化建設，可以提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，從而保證檔案能夠更加完整的保存，且保存的時間相對長一些。同時，也方便了檔案管理人員查找、檢索資料，減輕了工作人員的工作負擔，大大地節(jié)省了時間，有助于管理工作效率的提升。隨著信息技術的不斷發(fā)展和完善，事業(yè)單位需要更新管理理念，轉變財務檔案的管理方式，充分地利用信息技術，從而更好地實現財務檔案管理工作，展現其優(yōu)勢，提高檔案管理的價值。

檔案信息化建設就是應用信息技術生成、管理和開發(fā)利用檔案的過程，有效的提高了檔案的利用率，充分地發(fā)揮了檔案的優(yōu)勢作用，實現事業(yè)單位財務檔案的信息化建設，能夠滿足當下形勢發(fā)展的需要，確保檔案安全，從而增強檔案的有效性，保證事業(yè)單位的各項工作的正常運行。在信息化時代的背景下，我國的各項事業(yè)的發(fā)展都已經朝著信息化的方向靠攏，加強檔案信息化發(fā)展顯得尤為重要。工作人員長時間的整理冗長繁雜的財務檔案資料會不斷的降低工作人員的工作熱情，與當前時代的發(fā)展的趨勢大相徑庭。所以，事業(yè)單位應當重視檔案信息化建設，保證財務檔案管理符合時代發(fā)展的需要，跟上時代前進的腳步，提高財務檔案管理的時效性。

三、事業(yè)單位財務檔案管理信息化發(fā)展的現狀

（一）數字化不規(guī)范

事業(yè)單位的財務管理工作所涉及的內容較多，在信息化的過程當中需要對財務報表、發(fā)票、政府項目采購、工資薪酬、資產等各項信息進行收集，對大量的單據、發(fā)票等進行數字化的處理。而這其中大部分的數據都需要工作人員錄入到系統(tǒng)當中，在沒有進行規(guī)范管理的情況下十分容易導致錯漏狀況的出現，對財務檔案的完整性、真實性和有效性產生一定的影響。事業(yè)單位財務檔案作為第一手的歷史數據資料，可能用于經濟活動研究、經濟糾紛處理、責任事故揭露、遺留問題處理、職務犯罪打擊等多個方面，如果沒有對其進行準確的收集不當會導致檔案失去原有的價值，而且還會給政府工作的開展帶來阻礙。然而事業(yè)單位財務管理制度目前還沒有得到相應的完善，缺少健全的數字化管理制度規(guī)范，導致財務數據文件在不同的經辦人手中以不同的方式進行存儲，從而導致在數據的錄入環(huán)節(jié)容易出現無序錯亂的現象，造成檔案的缺損。

（二）系統(tǒng)發(fā)展落后

在事業(yè)單位財務檔案管理信息化的建設過程當中，采取的系統(tǒng)大多只是用于簡單的檔案數據的存儲、顯示和傳輸等操作，在檔案數據分析方面的應用不夠深入。受這一因素的影響，在實際的過程中財務檔案信息化管理并沒有受到重視，很難為單位內各項工作的開展提供支持。在系統(tǒng)軟件的升級改造當面，由于單位將財務檔案信息化的定位為投入大、效益小的工作，對軟硬件系統(tǒng)的投入不足，導致財務檔案管理沒有與現代化的科學技術進行全面的接軌，存在發(fā)展滯后的問題。系統(tǒng)軟硬件在平時的使用過程中沒有得到有效的維護，導致實踐的間隔較長之后進行升級會造成系統(tǒng)發(fā)生不兼容的故障，在調取財務檔案時容易造成數據的丟失，為檔案工作的正常開展帶來了阻礙。

四、事業(yè)單位財務檔案管理信息化發(fā)展的措施

（一）規(guī)范數字化流程

加強財務檔案管理制度建設，可以參考國家頒布的《會計檔案管理辦法》和根據單位的具體情況進行管理細則的編制，規(guī)定財務檔案的類型、歸檔等程序，確保檔案在數字化流程中得到規(guī)范。在進行財務信息歸檔管理當面，還需要加強分工，保證信息的錄入、上傳等操作責任到人，防止出現延后的事情。比如財務人員在進行會計核算工作時，應當承擔錄入核算資料的責任，保證財務檔案能夠及時的歸檔，并且確保檔案數據的完整、規(guī)范。針對財務賬簿、憑證和決策等不同類型檔案信息，還應該做好年限的區(qū)分工作。可按照十年、三十年、永久等類型進行劃分。針對文字、圖片和表格檔案，可以按照規(guī)定分別以DOCX、PDF和XLSX格式存儲。

（二）加強信息化建設

在事業(yè)單位財務檔案管理工作加強信息化建設的過程中，應當對財務管理檔案系統(tǒng)進行及時的更新和改造，為檔案的數據收集、分析和傳遞等工作提供強有力的技術職稱。適當的增加資金的投入，引進先進的管理設備，保證系統(tǒng)硬件設備的穩(wěn)定運行，降低系統(tǒng)崩潰事件發(fā)生的概率，防止檔案數據的丟失。在進行設備的采購前，需要全面的了解財務檔案管理的需求，合理的進行設備的選擇，保證系統(tǒng)的存儲空間和配套設備能夠滿足實際的需要。在系統(tǒng)軟件更新方面，需要加強兼容性分析，根據數據系統(tǒng)的類型、編程語言等對軟件進行更新換代，為財務檔案管理工作的高效開展提供強有力的支撐。

五、結束語

事業(yè)單位在財務檔案管理信息化的過程當中仍然存在著一些問題，單位財務檔案容易出現破損等現象，為檔案資源的合理利用和事業(yè)單位工作的開展帶來了不利的影響。為了推動檔案的信息化建設，提高財務檔案的管理水平，需要加強制度建設規(guī)范數字化流程，為檔案的信息化提供支持，從而為事業(yè)單位的財務檔案管理提供強有力的保障。