財務檔案管理的問題及完善對策分析

劉志紅 肇慶市高要區人民醫院

財務檔案管理對公司的資產和發展情況進行記錄存檔。財務檔案的真實性和準確性是保證公司長足發展的關鍵所在。然而，由于檔案管理工作的制度和標準還不夠完善，對企業的發展存在一定的影響。基于這種情況，相關單位應當采取相應的措施來解決財務檔案管理中出現的問題，從而提高檔案管理的效率，保證企業的正常運行。

一、財務檔案管理的重要性

財務檔案記錄了單位的運營狀況、資金明細、流水情況等等。企業需要定期對本公司的財務檔案進行分析，發掘制約公司發展的因素，從而提出相應措施避免或者解決影響因素。同時，根據財務檔案的分析結果，制定適合企業自身發展的制度規則等等。財務檔案管理則通過對檔案記錄的內容進行分析，得出該單位的發展狀態以及未來的發展趨勢。此外，相關管理人員結合公司發展狀況，以及近期財務狀況進行預算管理，并對企業的管理模式進行優化。

二、財務檔案管理的問題

（一）管理制度不完善

目前多數單位都存在管理層次的工作者主觀意識過于強烈的特點，導致在制度的制定方面不夠完善。這將導致財務檔案管理缺乏先進的設施，管理問題不全面。同時管理人員未能滿足單位的需求，使得在檔案的整理方面缺乏專業性，導致材料遺漏、丟失等情況。

（二）缺乏檔案管理意識

隨著經濟的發展和進步，企業的各部門都在飛速發展中。財務檔案管理部門也不例外，相關管理者對管理模式進行了優化和改進。但部分企業仍然忽視了財務管理在企業經營中的重要地位，使得企業的持續發展受到限制。其原因在于這些企業認為檔案管理不是核心部門，因此，大大降低了該部門的人力投入量，制約了檔案管理的發展。

（三）未統一管理標準

在信息化的時代，財務檔案管理也應當借助相關信息技術實現管理的高效性。但是在大多數單位中，依舊采取傳統模式對檔案進行管理，導致信息共享出現差池。如果管理標準未能及時得到統一，那么不僅會對檔案管理人員的工作造成一定的影響，還將影響企業的正常發展。此外，在傳統檔案管理模式中，采用的紙質版的管理方法會存在丟失、損壞等現象，同樣影響檔案管理的高效性。

三、完善財務檔案管理工作的建議

（一）完善檔案管理制度

為了實現單位或企業的長足發展，相關部門應當完善財務檔案管理制度。首先，應當加強對檔案的管理工作，保證檔案在記錄、保存的過程中不會出現任何紕漏，確保檔案的完整性與真實性。其次，各企業應當根據自身情況，加強對檔案管理工作的重視程度，建立相關管理網站，實現對財務檔案的有效管理。同時，相關部門應當明確工作人員的職責，做好對檔案的歸檔、整理工作，確保在突發情況出現時能夠具體到相關負責人，實現對財務檔案的高效管理。

（二）提高對檔案管理的重視程度

在財務檔案管理工作中，企業應當提高工作人員對檔案管理的重視程度。首先，應當調動檔案管理人員的工作積極性，進行適當的培訓工作，讓所有員工意識到檔案管理的重要性。同時，通過各種渠道讓員工深刻體會到檔案的有效管理帶來的好處。其次，單位應當定期組織所有員工進行檔案管理的培訓工作。在每次培訓結束后進行相應的考核，以檢查員工對培訓內容的掌握程度，增強對檔案的管理能力，實現單位員工共同發展。此外，單位應適當引進先進的管理技術，組織動員大會，引導員工進行學習，從而實現財務檔案的高效管理。

（三）借助信息化管理提高效率

為了實現更快更好的管理財務檔案，相關部門應當結合傳統檔案管理的優勢和信息技術，建立檔案管理網站和軟件，使得管理員能夠隨時查看檔案信息和管理流程。建立財務管理平臺，使得工作人員在操作檔案流程時能夠開啟錄制功能，并將影響保存至數據庫。管理員通過輸入操作員信息能夠獲得檔案資料和操作流程，以便后期工作出現錯誤時進行查看，提高了檔案管理的效率。

（四）嚴格執行銷毀制度

財務檔案中，包括企業所有員工的個人信息、工資賬戶、年度報表等重要信息。這些信息中包括長期保存的資料以及臨時資料，需要管理人員在每份資料對應的期限截至后，實施銷毀操作。銷毀前，管理人員應當嚴格執行檔案管理工作者的要求，列出銷毀清單。將需要銷毀的和保留的分別放在不同清單中，并對清單中每一項信息的銷毀狀態進行嚴格的記錄。然后將清單交付給多個相關部門進行查驗并確認簽字。在銷毀過程中，檔案部門、財務部門等工作人員應當對全過程進行實時監督，避免銷毀清單和保留清單中的信息出現失誤，保證銷毀過程的嚴格性。

（五）加強檔案管理人員的培訓

財務檔案管理工作，不僅要求工作人員具備檔案分類、歸檔的能力，還要求工作人員對信息技術具備一定的掌握能力，如數據庫、計算機網絡等等。因此，企業應當加強對檔案管理人員的培訓工作，以實現檔案管理的高效性。首先，單位應當組織檔案管理者進行多元化的培訓，包括檔案管理知識和計算機知識，為企業培訓出全面型人才，保證所有員工具有較強的業務綜合能力。其次，員工也應當拓寬自身的知識層面，提高綜合素質。最后，企業應當加強先進技術水平的引進，提高單位整體水平，保證檔案管理效率的同時確保企業的長足發展。

四、結束語

綜上所述，財務檔案管理的高效性在企業的持續發展過程中占有舉足輕重的地位。然而，目前的檔案管理工作中出現管理制度不完善、缺乏重視程度、管理標準不統一等問題。針對這些問題，企業或者相關部門應當采取適當措施進行改進。通過完善管理制度、借助信息化技術、加強員工培訓等措施，提高管理效率，為企業的進一步發展提供堅實基礎。