實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與措施

洪海霞 貴州天然氣能源投資股份有限公司

精細(xì)化作為企業(yè)管理的新方向、新趨勢，是一種致力于降低企業(yè)管理成本，提升企業(yè)管理效率的管理方法。作為企業(yè)行政管理活動的主要發(fā)生場所，辦公室工作效率的提升，需以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，應(yīng)用精、準(zhǔn)、細(xì)及嚴(yán)等管理手段與方法，明確企業(yè)各項管理目標(biāo)，深化常規(guī)管理模式，實現(xiàn)企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化及規(guī)范化。因此，實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，對促進企業(yè)整體管理水平的提升具有重要作用。

一、企業(yè)辦公室行政管理的作用

（一）策劃作用

相對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，辦公室行政管理人員更加能夠接觸企業(yè)基層，如此也就可以了解企業(yè)中的更多信息和資料，進而輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出更為準(zhǔn)確合理的決策，發(fā)揮出謀劃策的價值，體現(xiàn)策劃作用。當(dāng)然，這種策劃工作并非是代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，而是輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策和思考，僅僅發(fā)揮測繪作用。這也就要求行政管理人員能夠盡量獲取較為全面詳細(xì)的資料信息，體現(xiàn)更強策劃輔助功能。

（二）協(xié)調(diào)作用

企業(yè)辦公室行政管理工作還表現(xiàn)出了較強的協(xié)調(diào)作用，這同樣也是注重提升其實效性的重要原因。在企業(yè)運營發(fā)展中，往往需要各個部門協(xié)調(diào)發(fā)展，盡量規(guī)避各個部門之間存在的明顯沖突和矛盾，以求更好圍繞著企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略提供自身應(yīng)有服務(wù)。基于此，未來企業(yè)辦公室行政管理工作就需要重點圍繞著各個部門的關(guān)系進行有效協(xié)調(diào)，尤其是在面臨具體企業(yè)運營任務(wù)時，更是需要重點分析各個不同部門的職責(zé)和任務(wù)，通過行政管理予以調(diào)整和及時溝通，保障最終整個企業(yè)的運營發(fā)展更為穩(wěn)定可靠。當(dāng)然，在面臨企業(yè)和外界其他機構(gòu)開展業(yè)務(wù)關(guān)系或者是其他交互行為時，同樣也需要行政管理積極參與其中，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。

（三）整理管理作用

對于企業(yè)辦公室行政管理工作的開展而言，其對于企業(yè)運營發(fā)展的作用還表現(xiàn)在整理以及管理層面，這也是企業(yè)各項工作開展的重要條件。比如針對企業(yè)運營發(fā)展中涉及的所有檔案資料，就需要行政管理人員予以詳細(xì)分類整理，尤其是在面臨當(dāng)前越來越繁雜的各類電子檔案資料，行政管理工作人員的壓力更大，需要形成更為理想的收集整理效果。此外，對于企業(yè)運營發(fā)展中涉及的各個會議，同樣也需要行政管理人員積極參與，結(jié)合會議開展需求，合理設(shè)置會議流程，對于各個出席人員進行有效服務(wù)和管理，保障會議有序召開。

二、辦公室行政管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)管理人員的管理意識淡薄

企業(yè)管理人員的管理意識對實現(xiàn)精細(xì)化管理具有重要作用，如果企業(yè)管理人員充分具備精細(xì)化管理意識，那么在制定各類辦公室制度與規(guī)定時，能更加細(xì)致、客觀地面對自身的不足，并根據(jù)現(xiàn)實情況制定出具有重要指導(dǎo)意義的整改措施，實現(xiàn)措施的科學(xué)性與規(guī)范性。如果企業(yè)管理人員的精細(xì)化管理意識淡薄，則易導(dǎo)致企業(yè)管理水平滯后，管理工作漏洞百出。

（二）企業(yè)無明確管理目標(biāo)

我國很多企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，仍采用以往傳統(tǒng)的管理模式，缺乏明確的管理目標(biāo)，未從實際出發(fā)，管理措施不具有組織性與計劃性，僅憑經(jīng)驗辦事，盲目管理，盲目經(jīng)營。部分企業(yè)甚至未建立完善的績效考核制度，由于分工不明確，未將員工崗位職責(zé)與薪酬進行有效掛鉤，導(dǎo)致員工工作積極性高，甚至缺乏企業(yè)歸屬感，當(dāng)問題發(fā)生時，出現(xiàn)責(zé)任推諉情況。因此，在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中，為提升企業(yè)的整體管理水平，需樹立明確的管理目標(biāo)，再根據(jù)管理目標(biāo)細(xì)化管理工作，以便達成預(yù)期效果。

三、實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與措施

（一）在行政管理工作中引入精細(xì)化管理思路

在企業(yè)管理工作中，精細(xì)化不僅是一種理念，也是一種文化。起初日本豐田公司將精細(xì)化理念用于精益生產(chǎn)，通過注重細(xì)節(jié)提升產(chǎn)品質(zhì)量，為產(chǎn)品贏得競爭優(yōu)勢。隨后，更多的企業(yè)對精細(xì)化管理進行內(nèi)容補充，以規(guī)范化管理為基礎(chǔ)，創(chuàng)新了精細(xì)化管理模式。在辦公室行政管理工作中落實精細(xì)化的管理理念，有利于提升辦公室人員的工作效率。在辦公室內(nèi)，工作人員需要做好上傳下達的工作，根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的指示向下級部門傳達任務(wù)，確保任務(wù)及時完成。同時，辦公室人員也要面向基層員工提供服務(wù)，維持企業(yè)管理秩序，將當(dāng)前面臨的問題及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便領(lǐng)導(dǎo)層了解企業(yè)當(dāng)前情況，使企業(yè)決策更加科學(xué)合理。為了滿足行政管理工作的性質(zhì)要求，工作人員需要關(guān)注細(xì)節(jié)方面的工作，在行政管理內(nèi)落實精細(xì)化管理理念，并從以下幾方面入手，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作：首先，細(xì)化行政管理工作內(nèi)容。以往較為模糊的管理模式并不利于對企業(yè)員工的量化考核，單純的依賴員工的主動性和自覺性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。引入精細(xì)化管理理念有利于將行政管理工作落實到細(xì)節(jié)，使這項工作在滿足細(xì)節(jié)要求的同時兼顧邏輯性。針對某項工作，可以將工作細(xì)化成多個步驟，在根據(jù)每個步驟的工作內(nèi)容進行分配，落實崗位職責(zé)，引導(dǎo)每個員工都能按照該理念完成工作目標(biāo)。其次，建立精細(xì)化管理體系。明確未來辦公室行政管理的發(fā)展方向，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀尋找未來發(fā)展道路，從中對精細(xì)化管理目標(biāo)進行研究。比如在具體實踐環(huán)節(jié)內(nèi)，把握好障礙存在的因素，從細(xì)節(jié)問題入手完善企業(yè)管理體系，發(fā)揮精細(xì)化管理模式的應(yīng)用效果。最后，強化企業(yè)員工之間的協(xié)同意識。在企業(yè)經(jīng)營管理中，精細(xì)化管理理念并不只屬于辦公室行政管理，還應(yīng)當(dāng)與其他部門相互協(xié)調(diào)，促使各部門員工的相互配合，從而達到管理目標(biāo)。比如在信息溝通的時候，為了防止企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生信息孤島現(xiàn)象，辦公室工作人員就要從橫向和縱向兩方面展開溝通工作，面向企業(yè)各個職能部門進行橫向溝通，引導(dǎo)各部門配合工作，將上級所傳達的精神傳遞到下方，也讓其布置的任務(wù)高效落實。

（二）健全行政管理機制

未來企業(yè)辦公室行政管理工作優(yōu)化，首先應(yīng)關(guān)注于行政管理機制的完善，力求借助完善可行的管理機制指導(dǎo)和約束各個行政管理人員，保障各項任務(wù)都能夠得到貫徹落實。結(jié)合行政管理機制的具體要求，應(yīng)對行政管理范圍和時間要求進行合理設(shè)定，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的行政管理漏洞和缺陷。在具體行政管理責(zé)任劃分中，往往還需要充分考慮到行政管理崗位，結(jié)合不同崗位設(shè)置不同的行政管理任務(wù)，并且確保各個行政管理工作人員可以較好明晰自身職責(zé)和任務(wù)，同時做好相互之間的協(xié)調(diào)工作，避免出現(xiàn)職責(zé)任務(wù)方面的重疊或者留白問題。為了較好優(yōu)化各項行政管理職責(zé)的落實效果，還需要借助于績效考核以及獎懲機制予以優(yōu)化，針對各個行政管理工作人員的任務(wù)完成狀況進行綜合評估分析，及時指出存在的缺陷問題，給予恰當(dāng)?shù)奶幜P，對于表現(xiàn)優(yōu)異的行政管理人員同樣也需要采取多種獎勵，在企業(yè)內(nèi)部樹立榜樣。

（三）健全辦公室行政管理制度

科學(xué)完善的管理制度是維持企業(yè)正常運營的重要前提，將獎勵激勵機制和約束機制相融合，有利于調(diào)動企業(yè)員工的工作自給性，并依靠硬性條約規(guī)范其行為。辦公室行政管理工作主要針對企業(yè)的內(nèi)部管理而開展，所涉及的內(nèi)容很多，為了在辦公室內(nèi)營造良好的工作氛圍，企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全管理制度，依照企業(yè)自身需要建立規(guī)范化、系統(tǒng)化的行政管理流程，做到工作有章可循。辦公室行政管理工作的精細(xì)化，應(yīng)當(dāng)從自身情況入手，依靠完善的制度為行政管理提供支持，鼓勵員工積極參與制度的實施，通過采納各方人員的意見，取其精華，保障企業(yè)精細(xì)化管理制度的完善性。制度的落實有利于各崗位職責(zé)，完善企業(yè)員工考核標(biāo)準(zhǔn)，詳細(xì)劃分辦公室人員的職能，依靠制度規(guī)范員工行為，制定員工責(zé)任說明書，使工作人員在執(zhí)行相關(guān)工作任務(wù)的同時能夠意識到自身的職責(zé)和權(quán)限。制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，明確考核要求，對于程序性的辦公室管理工作，在對量化指標(biāo)設(shè)計時，應(yīng)當(dāng)保證指標(biāo)的科學(xué)性；在對主觀性較強的工作，應(yīng)定性設(shè)計其評價指標(biāo)。

四、結(jié)語

經(jīng)濟迅猛發(fā)展，中國已走進了新時代，邁向了新征程，對辦公室人員也提出更高的要求，作為行政事務(wù)管理的中樞，要有更高的責(zé)任意識，意識感，為適應(yīng)新情況，要抓好行政工作的重點項目建設(shè)，協(xié)調(diào)處理好各工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌兼顧各方關(guān)系，提升服務(wù)質(zhì)量，搞好辦事的效率。辦公室人員應(yīng)積極主動轉(zhuǎn)變政府職能，做一個服務(wù)型政府，做一個受人民愛戴擁護的領(lǐng)導(dǎo)班子，為中國的行政建設(shè)作出自己應(yīng)有的貢獻。