探索企業檔案管理信息化的科學發展路徑

太原煤炭氣化（集團）有限責任公司

檔案事業要想獲得發展，檔案工作要想開創新局面，就要做好檔案信息資源的開發利用，將原本枯燥的檔案管理工作變得充滿活力，深入挖掘檔案的內在價值，給企業發展提供助力的同時，也讓檔案工作本身充滿生機。

一、信息化在檔案價值實現中的體現形式與意義

信息化在檔案管理中的應用是指以互聯網、現代通信、新媒體、數據庫技術為基石，將檔案資料各信息要素匯總到數據庫，供人們工作、生活、學習，輔助管理者決策等。檔案管理使用該技術后，工作效率大大提高，推動了檔案事業的發展。伴隨著科學技術發展日新月異以及信息化時代的到來，檔案工作向信息化時代邁進。在當前的檔案管理工作中，傳統的檔案管理模式已經無法滿足人們對檔案不斷增長的需求，信息化在檔案中的運用是必然趨勢，也是檔案工作的重要任務，是檔案管理和利用的需要。當前，很多單位和部門已實現數字化辦公，計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等信息化設備齊全，產生的電子檔案也越來越多，部分單位還用上了相應的檔案管理軟件，促進了檔案管理的信息化進程，為檔案管理的信息化提供了良好的環境。隨著人們精神文化需求的提高，對檔案服務的需求越來越大，對檔案價值實現的要求越來越高，信息化促進了檔案價值的實現。數據庫幫助人們在海量的檔案信息中快速查詢到需要的信息；互聯網提供檔案線上查詢方式，實現異地查詢，大大縮短了檔案價值實現的時間，打破檔案價值實現的空間壁壘，為檔案利用者提供便利；新媒體使檔案宣傳形式更加多樣化，更加吸引人，大大提升了檔案價值實現的力度和廣度，提升檔案自身的價值。

二、影響企業檔案信息化資源開發與利用的因素

（一）檔案信息化資源開發利用意識薄弱

企業受過去檔案管理理念的影響，檔案工作人員思想落后，認為保管好檔案，不丟失不破損即可，工作得過且過。檔案工作人員服務意識不強，公司各部門提出利用申請之后，態度不積極，提供利用不主動。部分檔案人員對企業檔案采取封閉策略，不允許外借原件，只是提供復印件，檔案工作處在半封閉的狀態中。受這種意識的直接影響，企業檔案信息化資源開發利用變得更加滯后。

（二）檔案編研深度不足

企業檔案管理當中編研工作始終是一個比較薄弱的環節，大部分企業缺乏專業的檔案編研機構和人員，檔案人員每天需要面對大量的工作，并沒有更多的精力去開展檔案編研，造成檔案編研材料水平與質量無法獲得提升，不能更好地為企業科學研究、生產和經營管理工作提供更好的服務。雖然企業具有一些編研成果，可都是領導交代的一些任務，在怎樣挖掘、開發檔案信息化資源方面研究很少，研究內容很膚淺，造成編研成果的現實價值和社會效益不佳、時效性不強，無法為企業創造出更高的經濟與社會效益。

（三）檔案工作者業務素質低下

企業檔案工作人員偏向老齡化，大多數企業從事檔案工作的人員并未接受過專業檔案理論知識的學習，甚至有些人邊做邊學，接受新事物的能力不高，不能利用新設備、新手段來對檔案進行管理，嚴重影響檔案的開發利用進程。

三、檔案管理信息化的科學發展路徑

（一）打造高素養高水平的專業型隊伍

當前的檔案信息化工作革新過程中，主要的問題依然是專業人才資源的匱乏，致使檔案信息化建設工作進展緩慢。因此，必須建立一支高素質、高水平的檔案專業人才隊伍，具備處理、分析、研究大量檔案信息能力的同時，還要兼具扎實的理論基礎、較強的數據庫生產及維護能力。由此可見，要想加強人才建設，必須要豐富以往檔案工作人員的單一組成結構，引進更多綜合型專業人才，并為其提供必要的后續培訓以及充足的交流學習機會，使其不斷提高個人綜合能力，切實提升個人專業素養，大限度地調動其工作積極性與主動性，更高效地實現檔案管理的預期目標。

（二）建立健全檔案信息化管理制度

為了推進信息化建設工作的可持續發展，不僅要重視對軟硬件設施的改善與升級，建立素質高、能力強的專業人才隊伍，更要建立健全制度，且所建立的規章制度要與企業的自身發展特點相適應。建立起具有雙向制約作用的管理制度，讓領導層和員工間互相約束，避免因領導的獨斷專權，打消了員工的工作積極性，能夠提高領導的決策水平和員工的執行效率。因此，在制訂檔案信息化管理制度的過程中，應聽取員工建議，做到有功必賞、有錯必罰，充分體現管理制度的權威性和公正性，讓檔案管理工作者在有效的規章制度規范下，大化發揮個人工作能力。

（三）確保檔案信息管理工作的安全

在信息化改革與創新過程中，所有工作都是以計算機網絡技術為基礎展開的，即所有檔案信息管理任務都要通過信息網絡這種操作方式展開。在這種情況下，由于信息網絡具有較強的開放性特征，檔案管理工作自然會受到網絡特性不同程度的負面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。因此，首先要明確檔案信息化管理模式，把檔案資源統一上傳并存儲在云盤當中，當存儲檔案資源的電腦遭遇黑客或病毒時，就會發生檔案資料丟失及損毀等嚴重后果。對此，就可采用檔案資源備份的方式實現對資源信息資源的妥善保存和管理，同時，也應加強網絡安全手段，比如及時建立防火墻等，并施行企業內部信息訪問安全制度，設置相應的檔案信息訪問權限，同時采用密碼校驗制度，這樣才能夠大限度地避免檔案信息丟失。

四、結束語

信息化在檔案價值實現中的應用是一項技術型、綜合性的工作，隨著信息技術的發展與普及，檔案價值實現的方式和內容將更加豐富。了解信息化與檔案價值之間的關系，弄通檔案實現的隱蔽性、再造性、多元性等特性，結合事業單位、企業單位等不同單位的實際，總結檔案管理中的實踐經驗，“因地制宜”地采用信息化技術實現檔案價值，讓信息化在檔案管理中開出燦爛之花。