通過信息技術實現營業工單標準化管理探索

李宏宇

（大慶油田信息技術公司，黑龍江 大慶 163000）

為實現營業工單的信息化、準確化存儲，只有利用信息化的方式和手段才能進一步落實，采用專業的營業工單管理系統確保營業工單從填寫、存儲、審核進行全方位的管理控制，利用信息技術的準確、快速管理能力保證營業工單管理的不斷進步和完善，確保信息技術下營業工單管理逐漸向標準化、信息化方向發展。

1 現階段營業工單的使用概述

通過信息技術進一步確保營業工單標準化管理的進程，原因在于：相關的公司和管理部門對信息化的數據管理的要求逐漸明確和詳細，人工填寫和管理的營業工單管理方式達不到現階段不同部門的信息化管理的計劃和要求。此外，營業工單在填寫時普遍采用人工的方式進行，所以，營業工單的填寫受職工的職業素質、工作環境、工作方式等不同條件的影響，營業工單在人工管理階段得不到標準化的、科學化的填寫和儲存。

在進行營業工單的填入時，如果需要知道信息管理系統中的客戶相關資料，職工必須進行實際的查詢后，明確信息再填寫，操作過程復雜，極易出現操作錯誤；現階段營業工單每天大約在150 份左右，并逐漸呈現上升到的趨勢。此外營業工單是通常為紙質版，利用人工的方式再進行填寫，這對于信息的使用無疑是加大了難度。并且，人工填寫的工單類型種類繁多，由于不同種類的需求，印刷廠在實際印刷中很難做到控制印刷的實際數量，通常會導致營業工單在使用的過程中發生供應不足的情況，阻礙營業工作的正常進行。此外，使用不多的營業工單普遍存在庫存過多的情況，導致浪費。

清晰、明確的營業工單在不同的程度下展現了企業的整體風貌和現代化、標準化的水平，同時也體現了企業不同的現代化管理的績效和職工的整體素質。鑒于之前不同情況的分析，不同部門和企業利用技術升級確保相關管理方式的創新，把現代化的管理方式使用到營業工單的管理過程中，實現營業工單管理的科學化、規范化。

2 營業工單在使用過程中的現狀分析

2.1 人工填寫的營業工單不美觀、不規范、不清晰

人工填寫的營業工單普遍存在一定的問題，文字不清晰、不規范、字跡修改、營業工單亂涂亂畫現象、資料漏填、錯填等情況導致人工填寫的工單不清晰、不準確、不規范。

2.2 紙質版營業工單不便長期保存、后期審核慢

此外，人工填寫的紙質版營業工單一般由工作中的實際操作人員進行保存，這個過程參與的人員較多、步驟復雜，儲存的手段、措施、條件等因素都存在一定的局限性，同時，人工的參與程度較高，必然會導致紙質版營業工單在保存過程中出現丟失。并且，如果需要對之前填寫的紙質工進行審核時，需要營業人員手工進行翻閱，需要等待十幾分鐘甚至更長的時間。

2.3 從營業系統獲取信息步驟復雜

紙質版工單上需要填寫的內容普遍需要再從營銷的信息管理系統中進行搜索，人工填寫的營業工單需要職工進行實際的操作，才能確保相關信息的保存工作正常進行，儲存方式煩瑣，極易導致信息出現錯誤。

2.4 營業工單種類多，浪費嚴重

人工填寫的營業工單數目大、種類多 ，因為需要填寫不同種類的營業工單，印刷廠需要印刷所需要的不同種類的營業工單，來保證工作的正常進行，這種情況會導致不同類型的營業工單出現積壓的情況，導致浪費。

3 通過信息技術實現營業工單標準化的目標

信息技術的普遍利用給現階段營業工單標準化管理提供了有力的保障，逐漸往下列方向發展：

（1）營業工單的填寫標準、營業工單外觀干凈、整齊。

（2）營業工單通過信息技術的手段實現數據庫的保存，每份營業工單確保其安全性和快速性。

（3）營業工單由信息技術管理系統進行管理，信息的查詢速度高，后期的審閱效率高。

（4）進一步優化和相關管理系統的實時資源共享，不用的操作系統已經儲存的客戶資料能夠直接共享到營業工單系統中。

（5）采用統一的營業工單來代替不同種類的營業工單，極大地減少了營業工單印刷成本，減少了營業工單出現積壓和浪費的情況。

4 通過信息技術實現營業工單標準化管理的措施

4.1 專項研究，制定切實、可靠的工作系統

科學規劃，各部門的相關負責人定期召開研究會議，針對信息的管理部門，進行集體研究，制定切實、可靠性的研究策略，明確管理方式；相關的技術人員及時分析軟件開發方式，構建一套穩定高效的數據保存體系；經過分析和研究，確立采用使用的數據庫關系軟件和開發模式，通過企業現有信息資源，依靠公司內部的網絡，操作人員利用本地計算機使用所開發的營業系統，保證營業工單工作的正常進行、存儲和共享。

4.2 對使用者的要求出發

按照需求出發，為確保選取的操作系統能達到所計劃的情況，前期的系統選擇之前需要在不同的業務管理單進行準確、可靠的前期分析和研究工作，其目的在于盡量滿足不同要求的信息數據能夠準確地被不同的操作人員所使用、滿足不同營業工單的具體使用條件，這種方式能夠進一步確保選用的系統能有效地解決工作中所發生的具體問題。此外，還分析并使用了不同部門的數據管理系統中較為普遍的營業方式，確保系統在實際使用過程中能夠在短時間內得到快速的普及和使用。

4.3 信息技術的應用

在軟件實際的應用過程中，對系統進行實際應用后出現的問題，軟件的使用部門人數較多，若應用基礎的方式進行軟件的編輯，會導致軟件在安裝和調試過程中出現較多的錯誤，導致軟件的實際應用時間進一步拖延，因此，采用現階段新型的編輯方式，職工在應用過程中只需利用瀏覽器在網上填寫、儲存工單。這種方式明確了運行的框架及系統的功能后，需實際分析軟件的操作和管理平臺。在軟件的實際研究過程中，利用數據庫技術和應用的管理技術，進行具體的分析和調研，最終確定了數據庫平臺的使用方式和類型。這種方式能夠極大地降低軟件編輯、研究所利用的時間，進一步減少看營業信息管理系統實際使用的時間。在這個過程中，還對研究的系統進行了相應的測試，進一步確保信息管理系統在運行過程中能夠高效、穩定。

4.4 定期檢查，制定完善的考核方式

為確保應用管理系統能夠高效運行，完善不同部門對系統檢查的責任。定期對營業工單的填寫水平進行檢查，特別是相關業務辦理工單，檢查的內容包括工單的整潔性、準確性、高效性；通過這種方式不僅能進行管理成果的監督，還可以進一步優化不同部門的溝通學習，進一步推動整體的工作質量和水平。

5 對信息技術實現營業工單標準化管理成果進行鞏固

5.1 規范績效考核評估部門

為了優化工作的方式，構建了績效考核機構并完善相關的績效考評措施，進一步保證營業工單的填寫水平。績效評價組織部門對客戶服務和系統使用狀況進行績效考核，不同單位對內部成員的工單填寫水平進行分析審核，和職工的月度績效考核進行關聯。

5.2 明確績效考核方式

營業工單要求合格率、填寫過程中的錯誤率；所有關于利用標準化工單的員工，均按系統的要求進行營業工單的填寫，保證使用過程中規范、準確。

5.3 不斷優化營業工單標準化管理方式

對營業工單填寫的水平、準確率進行科學、有效的分析和評估，把考核的結果上報到公司相關的考核管理部門，通過月、季、年度考核的方式，按照審核管理部的考核狀況，綜合不同情況的績效考核成績，制定切實可靠的績效考核方法。

6 結語

社會的發展，信息技術逐漸應用到各個方面，通過信息技術實現營業工單標準化管理，是現階段發展的方向。利用現代信息技術不僅拓寬了標準信息的交流方式，此外，還極大地優化了職工的工作水平，提高了工作的效率，為企業的標準化管理提供了切實可靠的管理方式，為我國的營業工單標準化管理早日實現而共同努力。