設備驗收精細化管理方法探討

楊濤，謝霽，劉大偉，王剛

（西南醫科大學附屬中醫醫院，四川 瀘州 646000）

設備保障部，顧名思義，兩層意思，一是設備，二是保障。作為全院的醫學裝備技術管理部門，在設備驗收工作中起著主導作用，我們的責任就是按照一定的驗收程序，遵照設備驗收工作管理制度，進行設備的驗收工作，把高質量的、合格的、安全的設備引進醫院，為醫院的醫療工作服務，確保設備保障有力。

1 驗收資料準備與核對

設備達到交貨條件后，由中標供應商申請驗收，我們書面告知他們需提前準備的驗收資料：

（1）授權委托書。被委托人可以與投標文件的不一致，但一定是來現場參加驗收并簽字這個人，且一定由中標公司出具，委托事項是什么，要看清楚，附身份證復印件加蓋公章（現場核對身份證）。非中標供應商委托人一律不予接待，包括廠家，因為廠家和我們沒有直接的法律關系。這是很重要的法律程序。

（2）中標產品注冊證復印件（加蓋中標供應商鮮章）。有人可能要想，投標文件上已經有了，為什么還要提供？問得好，因為會出現很多注冊證失效的情況，常見的就是在開標當日沒有過期，但驗收時過期了，那交貨的產品是過期前生產的還是過期后呢？還有可能完全與投標文件不一致的情況，與投標文件進行核對，不對就立即剎車，不能進行下一步。

（3）如果是進口設備，還需要提供報關單和商檢報告。這兩個資料需要重點核對：一看外觀，像不像自己打印店做的？復印件涂改的？故意模糊不清？合同號一致不？商品名稱一致不？報關時間與投標的邏輯關系等；二網上查詢海關編號；如果發現有問題或者拿不準，可以請求當地海關協助。在招標的時候也可以在招標文件上要求凡是進口產品必須在交貨地申請商檢，這樣可以省去很多煩惱。

（4）如果是消毒衛生產品，還需要額外審查消毒產品生產企業衛生許可證和衛生安全評價報告，審核其是否在有效期內，同樣還是需要辨別這些資料的真偽。

以上都準備好了，第一步就可以開始了。“磨刀不誤砍柴工”，不要怕在這里花費時間。萬事開頭難，這第一步一定要走好，走穩妥。

2 驗收人員配備

醫院根據醫療需要采購不同類型的設備，針對不同類型的設備對驗收人員進行合理安排，要根據設備的實際狀況，安排相關使用科室人員和技術驗收人員。如果采購進口的，昂貴的精密設備，需要設備保障部門負責人甚至分管的醫院領導一同參與驗收。設備保障部應該安排專人負責驗收工作，一般由部門負責設備條塊的內勤擔任，技術上安排維保班的班長或者主要技術負責人、片區工程師，必要時邀請后勤部門的如電工、管工老師參加。還應該有采購供應部負責醫療設備采購的人員參加，且他們重點要負責核對商務驗收條款。使用科室的負責人或者其委托的科室管理層，科室實際使用操作人員也要參加。

另外還要注意安排，是否需要工人拆箱？附帶相應的專業工具。還有是否需要鋪助機械，如叉車、地溜等。這些都需要事前考慮并安排到位。原則上這些費用都應該是包含在中標價之中的，由中標供應商承擔。

大型或者數量特別多批量購買的如病床、器械柜等，還要提前思考城區交通管制、院內交通分流、卸貨位置的荷載、人車流的分流、秩序維護、安全防范等，制定預案，現場推演，落實到人。

3 保證充足的驗收時間

充分、足夠的時間對驗收質量至關重要。盡量在上班時間，涉及的部門才能到位（特殊情況除外）。不要理會供應商的無理由的催促，實踐經驗表明，越是催促得急的，往往都是有問題的。要一次性的持續的進行，加班加點，不要間斷（容易出現風險點）。

4 外觀驗收

設備的包裝完整無破損是設備性能的基本保障。首先根據訂貨合同，對商標、標志、收貨單位名稱、品名、箱號、箱總件數及分包裝等有關外包裝標記進行核對。設備生產出來后，經過運輸到安裝地點，可能會出現日曬、雨淋、震動、傾斜等狀況，造成包裝破損，所以在驗收之前不能忽視包裝的完整性。一定要區分開箱重裝和運輸破損的區別。驗收小組到達以前，任何人不能拆箱。如已經拆箱，立即中止，拒絕驗收，照相留存，報告設備管理部門。是否原裝？有拆卸重裝的痕跡沒有？看細節：螺栓是否有多次扭動的痕跡、膠帶、連接處等。

5 開箱商務驗收

開箱前，收集資料，外包裝箱上一般都附有裝箱單等資料，特別是進口設備，不管是否看得懂，先收集起來再說。也可以現場使用手機上的翻譯APP 進行翻譯。對外包裝要照相，包括整體和重點局部，且打印留存。

開箱必須使用專用工具，且必須按照說明書流程來進行，堅決杜絕暴力拆卸。在拆箱的的同時，我們的驗收人員就要觀察，看里面的新舊程度，擺放位置是否科學，該保護的保護沒有，有防水布沒有，并進行拍照。情況不對，立即暫停，保留現場并報告負責人。開箱后，逐一與投標文件核對清點：品牌、產地（要謹防合資冒充國產、OEM、假冒）、規格型號（外文字母逐一核對）、數量、注冊證、生產日期，核對對一項就勾一項。

6 技術驗收

技術驗證是設備驗收的主要環節，在設備安裝，調試，運行和使用的過程中，通過技術指標，技術手段和方法，對設備的運行參數進行檢測。商務驗收完畢，采購等其他部門工作人員可以離開，設備保障部的技術人員就要打主力了，必要時使用科室操作人員也應該參加，陪同廠家工程師安裝、調試全過程，也是一個難得的學習機會。大型設備的話，這個時間可能會持續很多天，就可以分間斷進行。這個過程中必須嚴格按照說明書和技術資料操作，我們技術人員既是監督，也是學習。逐項進行，不遺漏。

7 驗收報告填寫簽字

對照驗收報告逐項填寫，不得漏項。設備信息必須按照銘牌和注冊證完整填寫，不得簡寫，特別是設備名稱，嚴格按照標準名稱完整填寫，不得縮寫或用“通用名”代替。不適用的項目也應填寫清楚“不適用”或者打“”，不得空白。有改動地方，雙刪除線，不得亂涂亂畫，且必須在改動處空白處簽名，誰改的誰簽。結論必須要寫清楚：通過或者不通過。參與驗收人員簽名必須當面簽，不得冒簽。

8 驗收資料收集匯總歸檔

主要包括：驗收之前請對方提交的準備資料；拆箱過程中收集的資料；驗收報告；相關相片打印出來；如中間出現了非正常情況，如咨詢了海關等相關部門，應詳細記錄并歸檔：電話咨詢的，應記錄雙方號碼、咨詢時間、對方是誰、我方哪些參加，在哪里打的電話、交流的大概內容、是否有結論等。如上門咨詢的，應記錄時間、地點、人物、情節、結論。還有其他的相關資料，如曾經封存過，則應照相的相片、拆下來的封條、解封通知等等。

9 驗收后工作

驗收只是設備使用的開始，作為設備管理和保障部門，還需要有很多工作要做：

資產錄入：復核驗收報告；按注冊證標準信息錄入。

培訓：臨床使用操作人員、維修工程師。

跟蹤新設備使用情況：是否順手；故障率（特別是維保期內要跑勤一點）。

協助宣傳：先要讓使用部門知道這個設備能做什么，再要讓他們告訴全院科室和員工設備能做什么，最后全社會知道，人人皆知。

設備效益分析和使用情況收集匯總反饋，總結優缺點，下次好汲取。

筆者在工作中發現，設備驗收中容易出現如下的問題：

氣氛：喜慶、歡快、和諧、融洽，像過年過節聚會；

動作：聚成一團、龍門陣擺起、煙撒起（只差水果瓜子花生和啤酒了）；

過程：隨便看一看，開完箱數量一點了事；

填寫與簽字：該填的不填、亂填、用通用名代替注冊證名字、用口水話填寫、空白處不標注、亂涂亂畫、不簽字、冒名簽字；

結局：資產登記不準確，審計不合格，甚至設備質量存在問題。

要做好驗收工作，總結起來：

（1）思想上高度重視。

（2）提前反復核對資料及準備情況，時間上要充分，不盲目動手。

（3）不要考慮供應商或者供應商慫恿臨床的不合理理由。越是催得兇，越說明供應商心里沒底，越要高度重視。

（4）一定要重視驗收現場細節。