企業(yè)物資采購成本降低的有效控制辦法

董桂玉 山東電工電氣集團有限公司物資分公司

對于企業(yè)來說，采購是其經(jīng)營環(huán)節(jié)中非常重要的內(nèi)容，不斷提升該環(huán)節(jié)工作的開展質(zhì)量，對于企業(yè)利潤的提升具有非常重要的意義。對于一個企業(yè)而言，在實際開展采購活動時，與財務和生產(chǎn)部門等多方主體的關系都非常密切，而且也涉及企業(yè)在采購與資金管理等方面的制度，能夠反映企業(yè)的運營能力。

一、健全完善采購內(nèi)控制度

內(nèi)控制度是降低企業(yè)經(jīng)營風險，在企業(yè)內(nèi)部對各部門流程設立控制點，做好流程的內(nèi)部控制管理制度。企業(yè)建立健全采購內(nèi)部控制體系，是改善內(nèi)部管理、提高采購效率、增強企業(yè)競爭力的有效途徑。

（一）建立采購管理制度

采購管理制度是規(guī)范各類采購行為，明確相關部門在采購活動中的職責和分工，加強對采購活動的管理，保證采購活動符合國家法律法規(guī)和企業(yè)管理政策，保證采購質(zhì)量、提高采購效率、降低采購成本的一項管理制度。主要包括需求計劃管理、采購價格管理、招標管理、供應商管理、合同管理、驗收入庫管理、付款結算管理等。采購制度應明確規(guī)定采購計劃、預算、采購流程、授權審批權限、相關部門的責任和關系、各種物資品種采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等，使采購活動有章可循，有法可依。

（二）建立供應商準入和評價制度

供應商管理是供應鏈采購管理中一個重要的部分，對實現(xiàn)采購準時化有著至關重要的作用、企業(yè)在供應商管理方面要建立供應商準入及評價制度，確保供應物資滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，實現(xiàn)安全生產(chǎn)。

1.供應商準入制度

物資采購的供應商要經(jīng)過技術、財務、質(zhì)檢、安全等部門聯(lián)合考核后才準進入，如有需要可以到供應商屬地實地考核，全面了解和掌握供應商的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品質(zhì)量等，并對進入企業(yè)的供應商實行檔案管理。準入供應商應提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人身份證復印件、開戶銀行信息等有關資料，并填寫供應商準入申請表。

2.供應商評價制度

一是審核部門依據(jù)供應商所提供的資料，對其資質(zhì)、資本、信用、技術能力、安全質(zhì)保、財務狀況等進行資格評審，建立供應商檔案，并對供應商進行分類，判定供應商是否屬于某一產(chǎn)品獨家代理或單獨生產(chǎn)。二是質(zhì)量價格部、計劃采購部、倉儲部、財務部及使用單位，按照供應商績效評定標準，對供應商的產(chǎn)品和服務進行ABCDE 五級綜合評價，評價結果作為后續(xù)選擇供應商的參考依據(jù)。

3.建立價格檔案和價格評價體系

企業(yè)采購部門要對采購的物資價格進行歸檔管理，對每一批采購的物資報價，應首先與歸檔價格進行比較，分析形成價格差異的原因。對重點物資的價格，要建立價格評價體系，組織相關業(yè)務人員多渠道收集供應價格，分析評價現(xiàn)有價格水平，并對歸檔的物資價格進行評價和更新。創(chuàng)新采購管控新模式。

二、采購規(guī)模批量化

目前，物資采購方式以招標采購、專家會審采購、單一來源定向采購、詢比價采購為主，其他采購方式為輔。為充分發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，物資采購工作推行年度計劃管理，積極與大型生產(chǎn)廠商溝通，尋求合作，實施大宗物資年度批量采購和代儲物資集中采購、大宗物資批量采購、采購部門根據(jù)生產(chǎn)單位歷年需求消耗情況、使用單位年度需求計劃和市場狀況，科學編制年度采購計劃，通過物資消耗需求分析，將鋼材、木材、通用常耗易損配件、金屬網(wǎng)、電纜、皮帶、汽柴油、地材等物資品種，實行年度批量采購，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時，還能取得一定的價格優(yōu)惠、代儲物資集中采購、代儲物資管理是指供需雙方簽訂代儲協(xié)議，供方將物資送達需方指定的存儲地點（或存儲在供應商生產(chǎn)、銷售倉庫），以滿足需方生產(chǎn)建設要求，在所存儲的物資銷售出庫后，再向供應商支付賬款的管理模式。它具有縮短供應時間、節(jié)約流通費用、減少資金占用、集中精力聚焦市場價格、引進競爭機制、提高服務水平等優(yōu)點。同時，該模式能夠簡化采購程序，減少重復采購產(chǎn)生的采購成本，利用供應商的庫存保證生產(chǎn)建設物資需要，減少庫存儲備和積壓資金的浪費，提高庫存周轉(zhuǎn)率的作用。

三、加強預付款管理

預付款占用企業(yè)流動資金，影響資金周轉(zhuǎn)，一旦收不到貨物或出現(xiàn)質(zhì)量問題，將會增加企業(yè)的資金成本。企業(yè)在預付賬款管理上要結合自身實際，構建預付賬款風險防范機制。一是加強物資采購審核管理，通過供應商資質(zhì)信譽審核、采購評審談判等方式，從源頭減少預付款的形成；二是做好合同簽訂和跟蹤管理，通過合同約定和預付款合同風險審批及跟蹤管理，防范風險；三是財務部門嚴格按照合同約定進行付款審核，對200 萬元以上的預付款，采取主管副總經(jīng)理和總會計師聯(lián)簽審批的方式；四是按照“誰形成，誰清理”的原則，實行預付款清理主體責任制，并加強預付款的考核管理。

四、加強采購過程管理監(jiān)督

一是要建立采購人員績效考核辦法，完善考核及激勵約束機制，采取定期開展工作檢查、專業(yè)化分工、崗位輪換等措施，強化對采購人員的管理，增強企業(yè)內(nèi)部的風險防范能力。二是加強對物資采購評審過程的監(jiān)督、重點檢查采購評審過程是否按照流程進行，是否存在違反國家法律規(guī)定和企業(yè)管理制度的行為。三是對物資采購全過程進行監(jiān)督，如采購工作是否規(guī)范、措施是否到位、是否存在偏離實際等情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正在物資采購過程中出現(xiàn)的問題.確保采購過程高效有序。

五、結束語

隨著企業(yè)管理精細化的不斷深入，成本控制己成為企業(yè)經(jīng)營管理的重要管理內(nèi)容，企業(yè)要重視采購成本管理工作，根據(jù)自身實際情況，構建采購成本控制體系，降低采購成本，提高采購質(zhì)量和效率，防范業(yè)務風險，促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。