人力資源在辦公室管理中的應用研究

姚峰 鄭州市世紀公園 邱群 鄭州市人民公園

當前人力資源呈現出一些特點，包括豐富化、多元化以及復雜化，傳統的管理方式以及結構顯然無法滿足當前辦公室管理的要求，所以，需要對人資管理實施整合以及改革，提升管理的科學性，進而充分發揮出人資的作用。在人資管理改革中，要遵循以人為本的理念，滲透到辦公室管理中，促進辦公室管理水平的提升。

一、人力資源在辦公室管理應用中存在的問題

（一）人力資源不集中，崗位分配缺乏合理性

一般單位都希望獲得最大化的利潤，這也會讓單位在投資方面有所偏重，注重給生產部門投資，進而得到直接利潤，而對于綜合部門的投資則缺乏重視。在人才選拔上，也會將優秀的人才配置到核心部門中，甚至會出現生產部門人才過剩的問題，而綜合部門卻存在人員配備不充足的問題。另外，辦公室錄用的員工并未設置專業限制，員工的來源較為廣泛，但是真正滿足管理工作要求的人員卻很少，人才的專業能力無法得到充分的體現，使得員工工作銜接存在不足，一般是被動接受任務，缺乏工作熱情。當前辦公室人力資源呈現出一些特點，如，教育水平低、流動慢、老齡化、工作效率不高、崗位分配不合理、專業不對口、人資不集中等[1]。

（二）機構設置缺乏合理性，崗位結構需要調整

要促進單位的高效運行，就需要科學的規劃崗位結構，以實現最優目標。辦公室部門職能較多，工作較為繁瑣，在分配人員的過程中，沒有正確的進行量化考量，導致人才無法充分發揮出作用，工作效率和質量會受到消極影響。另外，在人資管理中，論資排輩、怕挑重擔也辦成限制人資的重要問題。

（三）缺乏健全的獎勵機制，限制了員工的工作熱情

當前企業競爭力較大，所有人都會結合自己特點制定出相應的發展目標，合理規劃道路。這也讓很多人會選擇晉升空間大和薪資待遇好的部門，而辦公室工作內容較多，薪酬待遇不高，晉升空間不大，這就會對人才沒有吸引力，使得員工的工作熱情較低。

二、人力資源在辦公室管理中的運用策略

（一）構建完善的辦公室人資管理薪酬激勵制度

要調動辦公室中工作人員的工作熱情，就需要構建薪酬激勵機制，堅持對其進行優化和完善，進而減少人才流動，促進辦公室管理水平的提升，最大程度的發揮出人資的潛能。激勵主要包括兩種，一種是物質獎勵，另一種就是精神獎勵，二者都具有重要的激勵作用，都是不可缺少的。若是單一的提供某種獎勵方式，就會降低激勵的效果，只有將二者實施有效的結合，才能減少激勵成本，在激勵過程中，要對分配制度實施調整，從以“人”為核心變成以崗位、績效為核心，進而展現出激勵的完善性，最大程度的發揮出激勵的作用。

在物質以及薪酬方面，要依據崗位明確薪酬。首先，要結合每個人員的工作相關情況，如，性質、量、質量，科學的明確薪酬；其次，要對辦公室中的工作人員的意識進行培養，包括小組協作以及團隊合作意識，如果工作小組獲得了良好的業務成績，就要給他們提供相應的獎勵，讓工作小組人員可以體會到集體榮譽感，促進辦公室激勵機制效果的提升；另外，在精神激勵上，組織或是企業文化對于組織或企業的發展具有重要作用，文化中強調的精神是對企業以及員工貢獻度實施衡量的重要標準，所以，辦公室人員精神激勵要和組織或企業文化進行結合，基于多種活動落實精神獎勵，比如，先進評選和公開表彰等，弘揚良好的精神，同時督促和激勵其他員工。

（二）優化結構合理分工，實現人員結構的優化組合

當前對于崗位設置不合理的問題，應該結合形勢發展以及組織結構做出相應的調整，進而實現最優結合。相較于傳統辦公室業務，當前辦公室信息化要求對崗位設置實施調整，進而促進變革創新。首先，要全面思考辦公室中員工的情況，合理的分工以及整合；其次，要立足于科學層面，落實高效的流程，對分工進行科學的劃分，提升人員結構的合理性[2]。

（三）樹立新的管理理念

在辦公室人資管理中，應該更新管理理念，樹立以人為本的理念，將促進人才健康成長以及發揮他們的作用放在第一位。辦公室管理主體、管理對象、服務對象都是人，因此，落實以人為本是十分必要的。該理念的基礎主要有兩方面，分別是尊重和發展，只有尊重辦公室中員工的人格，注重他們的能力，才能提升他們的工作熱情和效率，促進管理效果的提升。

就整體而言，辦公室工作在組織中具有重要、特殊的作用，是單位工作的樞紐，辦公工作的效果會直接影響到單位的發展，在所有工作合作關系建立中，要注重協調以及形成合力，即調動人的主動性，自身要先形成優化的合力結構，這是管理中要實現的一個目標。發揮所有員工的主動性，是形成合力以及發揮自身協調作用的基礎，要想將員工的情感、能力以及智慧實施有效結合，充分發揮出作用，就要落實以人為本的理念，整合好優勢，運用科學的管理方式實施管理，進而充分發揮出人力資源的作用和能力。因此，樹立這一理念，在管理實踐中加強溝通以及協調具有重要的作用。

三、結語

綜上所述，辦公室工作是組織生存以及發展的重要組成部分，為了提升辦公室工作的效率和效果，就需要注重人力資源的運用，改變傳統的管理理念，優化結構合理分工，構建完善的獎勵機制等，提升辦公室管理的有效性。