檔案保管利用中的保密問題分析

王映遠(yuǎn) 云南省大理州賓川縣檔案館

一、優(yōu)化檔案保密工作的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有利于充分保障檔案資源的價值

檔案資源切實(shí)反映了人類社會活動的全過程，是社會活動中形成的具有經(jīng)濟(jì)價值、文化價值、政治價值的原始記錄。新時期，優(yōu)化檔案保密工作，確保檔案資源的真實(shí)性、完整性、原始性，避免檔案失真，能夠更好地發(fā)揮檔案資源價值[1]。一方面，只有優(yōu)化檔案保密工作，嚴(yán)格做好各項(xiàng)防護(hù)，才能避免發(fā)生隨意篡改、泄密等問題的發(fā)生，為后期的檔案使用主體提供真實(shí)有效的憑證。另一方面，只有優(yōu)化檔案保密工作，明確檔案管理、查詢、調(diào)閱的權(quán)限，才能真正協(xié)調(diào)好檔案保密與檔案開發(fā)利用之間的關(guān)系，發(fā)揮檔案資源價值。

（二）有利于構(gòu)建檔案安全體系

眾所周知，檔案館中的檔案資源種類豐富、數(shù)量眾多，是我國檔案管理的重要分支。做好檔案館檔案保密工作，提升館員的檔案保密意識，能夠更好地落實(shí)《中華人民共和國檔案法》，《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件中關(guān)于檔案保密工作的規(guī)定，從而構(gòu)建完善的檔案安全體系[2]。

二、檔案保管利用中的保密工作常見的問題

（一）檔案保密制度不完善

當(dāng)下，部分檔案館保密制度不完善，導(dǎo)致檔案保密工作難以走上正軌。一是涉密檔案處理制度不完善。部分檔案館對涉密文件、非涉密文件仍然交叉保管，未集中對涉密文件進(jìn)行處理。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)槲磸闹贫壬厦鞔_涉密文件的類型、判斷標(biāo)準(zhǔn)以及標(biāo)識，實(shí)踐操作中出現(xiàn)無序化的問題。同時，部分檔案館未對涉密文件的密級、保密期限進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，增加了涉密檔案的管理難度。二是檔案保密責(zé)任落實(shí)制度不完善，未分別明確檔案部門、業(yè)務(wù)部門、檔案使用主體的保密責(zé)任，尚未全面推行保密責(zé)任書簽署機(jī)制，導(dǎo)致檔案在保管利用過程中存在泄密風(fēng)險，也弱化了檔案館館員的保密意識。

（二）檔案庫房建設(shè)滯后

檔案庫房是保管檔案資源的重要場所，是確保檔案資源真實(shí)性的屏障。然而，實(shí)踐中部分檔案館的檔案庫房建設(shè)滯后，檔案保密設(shè)施不完善，存在安全隱患。一是部分檔案館受限于場所限制，既尚未設(shè)立專門的保密檔案室，也未對檔案庫房的門窗進(jìn)行加固[3]。二是部分檔案館未配備攝像裝置、電子安全訪問門禁裝置、報警裝置，存在安全漏洞，容易發(fā)生泄密事件。

（三）數(shù)字檔案保密工作不科學(xué)

部分檔案館的網(wǎng)絡(luò)安全管理滯后，加之安全信息技術(shù)應(yīng)用不科學(xué)，影響了數(shù)字檔案安全保密工作。從事前角度來看，未及時通過安全信息技術(shù)對數(shù)字檔案資源內(nèi)進(jìn)行加密處理，導(dǎo)致檔案資源被竊取、被篡改的風(fēng)險增加。從事后的角度來看，檔案資源備份工作不及時，檔案資源一旦出現(xiàn)非法加密、數(shù)據(jù)亂碼的情況，將會影響檔案保密工作的質(zhì)量。

三、檔案保管利用中的保密對策

（一）完善檔案保密制度，形成剛性約束

一是要完善涉密檔案制度，結(jié)合檔案館的實(shí)際情況，出臺《涉密檔案工作制度》《涉密檔案查閱制度》《涉密文件管理規(guī)定》等制度，進(jìn)一步明確涉密文件、非涉密文件的區(qū)別，理清涉密文件的類型、內(nèi)容，并設(shè)定可視化標(biāo)識，推動涉密文件管理規(guī)范化。同時，要根據(jù)涉密檔案的類型，制定不同的密級以及保密期限。在設(shè)定密級以及保密期限過程中，主要是要參考檔案資源的影響程度、具體內(nèi)容。二是要完善檔案保密責(zé)任落實(shí)制度，出臺《涉密館員崗位職責(zé)》《涉密工作人員保密管理規(guī)定》等制度，要求涉密人員簽署保密責(zé)任書，做好保密安全教育，提升涉密人員的安全意識、保密意識、責(zé)任意識。

（二）做好檔案庫房建設(shè)，營造良好環(huán)境

一是要對涉密檔案進(jìn)行專門化管理，安排專門的管理場所，對檔案庫房的門窗進(jìn)行加固。同時，也要進(jìn)一步安裝24 小時攝像裝置、電子安全訪問門禁裝置、報警裝置，構(gòu)建完整的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，減少安全管理漏洞。二是要正確處理檔案使用與檔案保密之間的關(guān)系。一方面，在相關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房查詢檔案資源過程中，必須要核實(shí)其身份以及手續(xù)，采取嚴(yán)格的審查措施，并對開放范圍進(jìn)行嚴(yán)格限制。另一方面，要在檔案庫房中設(shè)置專門的查閱場所，并對查閱過程錄音錄像，有效防止偷取檔案資源的行為。

（三）完善數(shù)字檔案保密工作，推動檔案館長遠(yuǎn)發(fā)展

信息化社會，檔案館中的數(shù)字檔案資源不斷增加，檔案保密工作面臨著新的挑戰(zhàn)。為此，檔案館要進(jìn)一步防止勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等非法程序以及非法病毒對檔案管理系統(tǒng)、檔案資源的威脅，避免發(fā)生檔案篡改、檔案泄密事件。從事前角度來看，要綜合利用網(wǎng)絡(luò)防火墻、內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)、內(nèi)外網(wǎng)U 盤、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、云加密、數(shù)字水印技術(shù)對檔案資源進(jìn)行安全管理，減少被竊取、被篡改的風(fēng)險。從事后角度來看，則是要關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)與云儲存終端系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動備份、實(shí)時備份，打造保密基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

隨著檔案館工作轉(zhuǎn)型升級，檔案館逐漸朝著精細(xì)化、智能化的方向發(fā)展，許多檔案資源也逐漸被開發(fā)利用。與此同時，如何在開發(fā)利用過程中提升檔案保密效率與質(zhì)量，則值得從理論層面加以探討。故此，文章對此加以研究。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，檔案保密工作可以多角度展開。具體而言，一是要完善檔案保密制度，形成剛性約束；二是要做好檔案庫房建設(shè)，營造良好環(huán)境；三是要完善數(shù)字檔案保密工作，推動檔案館長遠(yuǎn)發(fā)展。總而言之，只有真正做好檔案保密工作，才能確保檔案資源在保管利用過程中不出現(xiàn)差錯，確保檔案館長遠(yuǎn)穩(wěn)健發(fā)展。