行政事業單位檔案管理創新思路

徐建鳳 聊城市東昌府區廣播電視中心

一、引言

由于我國經濟的飛速發展，事業單位也隨之迎來了快速發展，快速發展的事業單位使得其檔案資料增加的速度加快，從而使得事業單位的檔案管理成為阻礙事業單位快速發展的難題。這需要事業單位從實際情況著手，就事業單位傳統的檔案管理硬件進行升級改造，提高檔案管理相關人員的綜合能力，確保改造以后的硬件環境能夠滿足事業單位的需要。

二、事業單位檔案管理現狀

（一）管理制度不完善，管理過程混亂

要讓檔案管理有序化，科學化，提升檔案管理的工作效率。就不能盲目的進行檔案管理。要具備大局觀，在具體的檔案管理手段實施前，應該對整體管理過程有所規劃。這就需要出臺相應的管理制度，管理制度缺位，造成管理人員管理意識不強，管理過程隨意化，不能有效的進行配合，缺乏團隊的合作機制。從而造成了檔案管理過程中工作的混亂與無序。

（二）檔案管理過程中信息化技術融合程度不夠

早期，傳統的檔案管理是依靠人工完成，使用紙質文件為主，進行珍貴資料的物理保存。這樣的保存方式在一定時期內，發揮了重要的作用。但是伴隨社會的進步，信息量幾何倍數一般的增長，傳統的人工管理物理文件保存，已經無法滿足信息的快速增長。而信息技術的出現，解決了這個問題。于是，信息化檔案管理觀念出現在檔案管理工作者的視野當中，檔案工作者開始使用計算機進行檔案信息的儲存和檢索。這簡化了檔案管理的工作流程，實現了數據的大量便捷存儲。

但這并不是信息化檔案管理的全部內容，只是信息化檔案管理的一小部分，是靜態的信息化檔案管理。其實，使用信息化技術，可以進行兄弟單位信息網絡互連，實現多部門檔案信息檢索從而實現多部門異地聯網辦公。可以讓檔案信息動態的展現應用價值。

（三）部分事業單位對檔案管理工作不夠重視

檔案管理工作對事業單位發展起到重要作用，但它并不直接體現在單位效益或者短期成果當中，相反的，它主要是通過長期的潛移默化的作用，幫助事業單位得到良性的發展。

三、行政事業單位檔案管理創新思路

（一）加強領導對檔案工作的重視

各事業單位領導對待檔案工作的態度，決定了檔案管理工作的水平，因此優化事業單位檔案管理工作，首先是領導必須予以重視，要加大對檔案管理工作軟硬件方面的投入，配齊檔案管理設施設備，做好檔案庫房防火、防蟲等措施，使檔案庫房滿足檔案“九防”要求。同時要提高對檔案管理工作的要求，認真做好對檔案管理工作的督促檢查，做好獎懲，確保檔案管理人員嚴肅認真對待檔案工作，以積極的工作熱情投入到檔案工作之中，保障檔案工作順利開展。

（二）制定完善的檔案管理制度與工作機制

檔案管理工作機制的完善性需要各個部門的共同參與，對此筆者認為機關事業單位需要加強綜合檔案室的建設，并要根據實際的工作需要配備專業的人員，做好檔案收集與整理，形成完整的機構。另外，還需要針對實際的發展情況構建完善的檔案管理制度，在檔案管理工作的不斷推進下，因為制度不完善而導致各類問題的發生，所以需要結合相關的法律法規，構建切實有效的檔案管理制度，其中應包括檔案歸檔立卷制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案銷毀制度、檔案管理人員工作職責等等，如此才能讓每一位檔案管理人員明確自己的崗位職責，在日常檔案管理中嚴格按照要求與制度進行工作，實現檔案管理的完善性。

（三）實行新型檔案數字化管理模式

檔案管理數字化是新的檔案管理方法，主要是電腦存儲為主要，把紙質檔案利用掃描儀、照相機等設備數字化轉變，再存儲到電腦當中，通過掃描儀、分類、整合、修正的零星數字化文檔轉變為完整完善的數字化檔案資料庫，還需要在電腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號等，方便以后的搜索和查找[2]。這種新型的檔案數字化管理方法的推進，在傳統紙質檔案管理上更好的實現整合優化，建立健全龐大的檔案資料庫，用便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時間，提升事業單位的工作實效。

（四）完善軟硬件配置

因為資金投入不足，所以部分單位檔案管理的軟硬件配置存在缺陷，需要對其加以重視，且各機關事業單位需要嚴格按照檔案室建設的要求與標準，加大資金投入，配備硬件與軟件設施，其中在檔案室內需要配備打印機、計算機、掃描儀等等，并且還要做好防火、防盜、防潮等工作。如果有條件，還需要配備安全溫濕度消毒凈化一體智能控制系統以及煙霧感應檢測系統等，這樣才能為檔案的存放創造良好的環境。

（五）提高事業單位檔案管理人員綜合能力

檔案管理工作對于事業單位而言非常重要，事業單位人員需要確保檔案管理工作崗位上人員的綜合能力滿足實際檔案管理的需要。首先，檔案管理崗位的工作人員單單需要具備扎實的專業基礎知識，還需要具備豐富的檔案管理工作經驗。掌握檔案管理過程中的新技能，不斷提高檔案管理的能力。由于檔案管理工作相對煩瑣，事業單位需要結合實際的情況，對從檔案管理工作人員予以一定的獎勵，使得檔案管理工作人員的積極性大大提高。

四、結語

檔案管理工作對事業單位發展的影響越來越明顯，因此相關單位必須提高對檔案工作的重視程度，從加大在對檔案管理工作的投入力度、完善檔案管理工作制度、提高管理人員素質等方面優化檔案管理工作，使檔案工作真正為各單位的發展發揮更大的作用。