釘釘軟件在氣象防災(zāi)減災(zāi)中的應(yīng)用探討

夏兆林，何 燦，李蘭蘭，譚 權(quán)，梅 旭

(1.貴州省余慶縣氣象局，貴州 余慶 564499；2.貴州省綏陽縣氣象局，貴州 綏陽 563300)

0 引言

氣象災(zāi)害預(yù)警信息傳播在氣象防災(zāi)減災(zāi)中起著關(guān)鍵作用，是防御和減輕災(zāi)害損失的重要基礎(chǔ)。中國氣象局組織開展基層氣象防災(zāi)減災(zāi)“一本賬、一張圖、一張網(wǎng)、一把尺、一隊(duì)伍、一平臺(tái)”等“六個(gè)一”基本能力建設(shè)，實(shí)現(xiàn)基層氣象災(zāi)害預(yù)警服務(wù)的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。長期以來，氣象部門探索出短信、電話、廣播、電視、微信、顯示屏、互聯(lián)網(wǎng)、大喇叭[1]等氣象災(zāi)害預(yù)警信息傳播渠道。貴州省氣象部門還結(jié)合實(shí)際探索出“三個(gè)叫應(yīng)”防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)機(jī)制[2]，在防災(zāi)減災(zāi)中發(fā)揮了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[3-4]。近年來，隨著釘釘軟件的應(yīng)用和普及，其實(shí)用性、穩(wěn)定性、安全性也越來越顯著，能夠高效傳遞信息，日益成為氣象災(zāi)害預(yù)警信息傳播的重要渠道。

釘釘軟件是阿里巴巴集團(tuán)專為企業(yè)、政府、團(tuán)隊(duì)打造的免費(fèi)溝通和協(xié)同的多端平臺(tái)，提供PC版、Web版和手機(jī)版[5]。浙江省氣象局通過釘釘軟件向省委、省政府主要領(lǐng)導(dǎo)及各部門提供滾動(dòng)決策信息服務(wù)，實(shí)時(shí)通報(bào)臺(tái)風(fēng)動(dòng)態(tài)和預(yù)報(bào)信息。浙江省政府領(lǐng)導(dǎo)在釘釘軟件上指揮調(diào)度抗擊臺(tái)風(fēng)，指揮響應(yīng)閉環(huán)時(shí)間由傳統(tǒng)的500 min縮短至5 min[6]。此外，海淀區(qū)氣象局借助釘釘實(shí)現(xiàn)對(duì)轄區(qū)應(yīng)急責(zé)任人和信息員的消息及時(shí)傳遞和災(zāi)情實(shí)時(shí)上報(bào)[7]。樂清市氣象局依托釘釘實(shí)現(xiàn)行政執(zhí)法審批無紙化辦公，過程全程留痕、責(zé)任可追溯[8]。徐水區(qū)氣象局通過釘釘召開全局職工會(huì)議，傳達(dá)工作要求[9]。本文以余慶縣氣象局為例，探索釘釘軟件在氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)中的具體運(yùn)用，以期提高決策氣象服務(wù)，尤其是氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)的工作效率。

1 釘釘軟件的具體應(yīng)用

1.1 實(shí)時(shí)更新決策名單

決策氣象服務(wù)對(duì)象通訊錄是基層防災(zāi)減災(zāi)“六個(gè)一”基本能力建設(shè)的重要內(nèi)容，通訊錄包括縣委縣政府領(lǐng)導(dǎo)，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政負(fù)責(zé)人、村支兩委負(fù)責(zé)人等決策氣象服務(wù)對(duì)象。通常，氣象部門每年汛前通過發(fā)送公文給相關(guān)單位，集中收集更新決策氣象服務(wù)對(duì)象人員名單及其手機(jī)號(hào)，但后期時(shí)常遇到?jīng)Q策氣象服務(wù)對(duì)象人員變動(dòng)或其更換手機(jī)號(hào)而不能及時(shí)更新。管理員下載安裝釘釘軟件，建立好“團(tuán)隊(duì)”，即可在釘釘管理后臺(tái)，通過Excel表格批量導(dǎo)入團(tuán)隊(duì)成員(即決策氣象服務(wù)對(duì)象)。釘釘軟件需用手機(jī)號(hào)注冊(cè)，若服務(wù)對(duì)象更換手機(jī)號(hào)，釘釘軟件會(huì)強(qiáng)制其更新手機(jī)號(hào)，確保人員和號(hào)碼的準(zhǔn)確性及有效性。若遇有服務(wù)對(duì)象人員變動(dòng)，管理員可選擇二維碼等邀請(qǐng)新的服務(wù)對(duì)象人員加入。服務(wù)對(duì)象人員也可以邀請(qǐng)新的服務(wù)對(duì)象人員，管理員審批通過即可加入。管理員也可以將特定服務(wù)對(duì)象編輯成群組，如黨政領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、氣象信息員、鎮(zhèn)村責(zé)任人等，還可以隱藏指定服務(wù)對(duì)象的手機(jī)號(hào)碼，確保個(gè)人信息安全。釘釘群的實(shí)名制和人員狀態(tài)實(shí)時(shí)更新，包括職位和通訊方式的變化，解決了以前使用微信群所存在的弊端。在釘釘軟件通訊錄中，服務(wù)對(duì)象人員結(jié)構(gòu)一目了然，值班人員可以快速查看或撥打服務(wù)對(duì)象手機(jī)號(hào)，并向其發(fā)送信息DING或電話DING。

1.2 快速開展三個(gè)叫應(yīng)

“三個(gè)叫應(yīng)”是指發(fā)生強(qiáng)降水時(shí)，通過電話將氣象預(yù)警點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳遞到縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)責(zé)任人，提醒各級(jí)政府和涉災(zāi)部門做好防御，充分發(fā)揮政府在防災(zāi)減災(zāi)工作中的主導(dǎo)作用。目前值班人員主要面向氣象部門相關(guān)人員、氣象信息員開展內(nèi)部叫應(yīng)，面向縣應(yīng)急部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村等有關(guān)責(zé)任人開展外部叫應(yīng)，運(yùn)行效果良好。DING功能可以將語音或文字，通過電話、短信、應(yīng)用內(nèi)的方式提醒服務(wù)對(duì)象，可用來開展“三個(gè)叫應(yīng)”氣象服務(wù)，便于值班人員將強(qiáng)降水預(yù)報(bào)預(yù)警信息向所有服務(wù)對(duì)象叫應(yīng)到位，提高叫應(yīng)服務(wù)的及時(shí)性和高效性。比如，多個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)同時(shí)出現(xiàn)強(qiáng)降水天氣過程時(shí)，值班人員啟用DING消息功能，用“電話提醒”方式發(fā)送給相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)服務(wù)對(duì)象，1 min即可叫應(yīng)到位。服務(wù)對(duì)象相互之間、服務(wù)對(duì)象與值班人員之間，都可以使用DING，這就便于黨政決策領(lǐng)導(dǎo)調(diào)度指揮防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)工作。

1.3 高效傳播氣象信息

釘釘軟件消息功能可用于氣象監(jiān)測預(yù)報(bào)預(yù)警服務(wù)信息的發(fā)布與傳播，以及氣象災(zāi)情信息的收集與報(bào)送。釘釘軟件消息具有查看消息已讀未讀的功能，值班人員可以知曉服務(wù)對(duì)象是否已讀，而短信、微信、大喇叭、廣播、電視等無法知曉服務(wù)對(duì)象是否已讀。對(duì)于未讀消息，可轉(zhuǎn)為軟件內(nèi)DING、電話DING、短信DING等方式通知服務(wù)對(duì)象，傳播高效，避免遺漏。群消息可以撤回，群主可以撤回任何群成員發(fā)布的與當(dāng)前無關(guān)的聊天信息，無時(shí)間限制；群主可以開啟群禁言設(shè)置，支持白名單和黑名單，以便靈活管理群成員及控制活躍度。當(dāng)群消息過多時(shí)，值班人員可以選擇信息置頂功能，避免重要信息被其他信息覆蓋，縮短氣象信息閱讀全覆蓋的耗時(shí)。使用公告功能時(shí)，可選擇“公告范圍”對(duì)范圍內(nèi)所有人員發(fā)布公告，通過釘釘軟件的工作通知消息形式，推送給所選范圍內(nèi)的每個(gè)人。值班人員可根據(jù)預(yù)發(fā)送氣象防災(zāi)減災(zāi)信息的內(nèi)容，選擇發(fā)布在消息群或者群公告內(nèi)，以便把握信息尤其是雨情信息傳播的節(jié)奏和隨時(shí)查詢以往信息情況。

1.4 遠(yuǎn)程組織會(huì)商研判

氣象部門建立了多部門聯(lián)動(dòng)會(huì)商研判機(jī)制，深化與防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)各部門的信息共享與應(yīng)急聯(lián)動(dòng)，充分發(fā)揮了氣象防災(zāi)減災(zāi)“第一道防線”的重要作用。當(dāng)前大多采用現(xiàn)場會(huì)議形式召開多部門聯(lián)動(dòng)會(huì)商研判，不僅部署耗時(shí)多、而且工作效率低。釘釘視頻會(huì)議，支持屏幕共享功能，異地培訓(xùn)、遠(yuǎn)程溝通等場景，16人以下可免費(fèi)發(fā)起或加入會(huì)議，能夠滿足多部門聯(lián)動(dòng)會(huì)商研判需求。氣象部門通過釘釘軟件可以選擇移動(dòng)電話會(huì)議系統(tǒng)或視頻會(huì)議模式，隨時(shí)隨地舉行多部門聯(lián)動(dòng)會(huì)商研判。黨政決策領(lǐng)導(dǎo)也可以在釘釘軟件上指揮調(diào)度，大幅縮短應(yīng)急指揮響應(yīng)閉環(huán)時(shí)間。

1.5 自動(dòng)實(shí)現(xiàn)留痕管理

針對(duì)氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)中的重要環(huán)節(jié)、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)建立工作留痕制度，做到有跡可循、有據(jù)可查、責(zé)任到人。氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)留痕包括：決策氣象服務(wù)材料留痕、值班電話錄音留痕、手機(jī)通話記錄留痕、短信和微信群(QQ群)信息記錄留痕等。通常，重大災(zāi)害性天氣發(fā)生之時(shí)，也是氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)緊張、容易出現(xiàn)工作疏漏之時(shí)。目前，由于氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)工作流程復(fù)雜，加之服務(wù)記錄尤其是書面留痕要求詳細(xì)、工整，留痕管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，值班人員面臨被追責(zé)問責(zé)的風(fēng)險(xiǎn)很大。而釘釘軟件可以實(shí)現(xiàn)氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)全過程信息化留痕管理，讓留痕管理省時(shí)省力，有效避免或降低氣象服務(wù)工作風(fēng)險(xiǎn)。

1.6 加強(qiáng)氣象信息員管理

全國氣象信息員管理平臺(tái)基于國、省、市、縣四級(jí)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)，各單位自成組織，確保能夠最大程度利用免費(fèi)釘消息、電話會(huì)議等交流協(xié)作功能，方便各地針對(duì)氣象信息員的屬地化綜合管理、個(gè)性化定制等工作。全國氣象信息員管理平臺(tái)包括手機(jī)端應(yīng)用及管理后臺(tái)，手機(jī)端應(yīng)用基于阿里釘釘軟件，嵌入了氣象信息員日常所需的預(yù)警信息接收、災(zāi)情現(xiàn)場上報(bào)、活躍度統(tǒng)計(jì)等功能。當(dāng)本地區(qū)發(fā)生災(zāi)情時(shí)，氣象信息員可以從手機(jī)端點(diǎn)擊釘釘進(jìn)入信息員工作平臺(tái)，點(diǎn)擊“災(zāi)情”按鈕進(jìn)入報(bào)災(zāi)界面。包括語音、文字描述、照片、定位等多要素提交上報(bào)災(zāi)情信息，內(nèi)容填寫完畢后，點(diǎn)擊“發(fā)布”按鈕將災(zāi)情提交至管理員審核。氣象災(zāi)情信息若管理員審核通過則會(huì)以工作通知的形式發(fā)送給本組織所有人員，并在周邊和全國模塊顯示，若被駁回則也會(huì)提醒災(zāi)情上報(bào)人員。

2 傳統(tǒng)服務(wù)方式分析

2.1 短信

短信傳遞信息主要以文字發(fā)送為主，可用來發(fā)布天氣預(yù)報(bào)、預(yù)警及天氣實(shí)況監(jiān)測等信息。短信傳播范圍廣、速度快，但存在溝通不暢、互動(dòng)不良、成本較高、字?jǐn)?shù)限制、平臺(tái)故障等問題。值班人員無法精確掌握信息的接收查閱情況，有些服務(wù)對(duì)象還得打電話叫應(yīng)。使用釘釘軟件后，值班人員可以及時(shí)知曉服務(wù)對(duì)象是否已讀，消息狀態(tài)實(shí)時(shí)同步，對(duì)未讀的服務(wù)對(duì)象，可以選擇應(yīng)用內(nèi)消息、短信、電話三種方式DING對(duì)方一下，使之能快速響應(yīng)。釘釘軟件不受70個(gè)字?jǐn)?shù)限制，還支持圖片、視頻交流，圖文并茂，能夠更加直觀地展示氣象信息，更有利于對(duì)氣象信息及災(zāi)情信息進(jìn)行具體描述，并提出相關(guān)建議。

2.2 電話

強(qiáng)降水達(dá)到叫應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，值班人員就會(huì)立即按照“三個(gè)叫應(yīng)”氣象服務(wù)流程，通過氣象臺(tái)錄音服務(wù)電話撥打相關(guān)服務(wù)對(duì)象的電話。在一次強(qiáng)降水天氣過程中，若對(duì)照通訊錄，逐一給十幾個(gè)甚至幾十個(gè)服務(wù)對(duì)象撥打電話叫應(yīng)，不僅過程煩瑣、工作量大、效率較低，而且可能存在無法撥通或無人接聽的情況，錯(cuò)過叫應(yīng)時(shí)效，導(dǎo)致災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)和工作風(fēng)險(xiǎn)。此外，部分值班人員在撥打電話叫應(yīng)時(shí)，容易出現(xiàn)精神高度緊張，語言重復(fù)啰嗦，語氣語速不當(dāng)，職務(wù)稱謂不對(duì)等問題，可能使服務(wù)對(duì)象反感而導(dǎo)致叫應(yīng)不到位。使用釘釘軟件通訊錄，值班人員可以快速查看或撥打服務(wù)對(duì)象手機(jī)號(hào)，一鍵發(fā)起通話，既方便又快捷。利用釘釘“DING”消息功能，值班人員不到1 min的時(shí)間就可以將縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村三級(jí)服務(wù)對(duì)象叫應(yīng)到位。

2.3 即時(shí)通訊軟件

目前主要使用的即時(shí)通訊軟件有QQ和微信，它們的市場占有率很高。QQ和微信能在短時(shí)間完成信息的群發(fā)及接收，且形式多樣、內(nèi)容豐富，但值班人員與服務(wù)對(duì)象均無法知曉對(duì)方是否查閱信息。信息過多時(shí)會(huì)覆蓋原有內(nèi)容，導(dǎo)致值班人員發(fā)布的信息被漏讀，且受服務(wù)對(duì)象查閱信息的自覺性和及時(shí)性影響，氣象信息閱讀全覆蓋的耗時(shí)較長，從而直接影響氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)質(zhì)量。此外，QQ和微信均存在被盜的風(fēng)險(xiǎn)。釘釘軟件具有消息已讀未讀功能，與即時(shí)通訊軟件相比，能夠快速知道信息是否被服務(wù)對(duì)象查閱，從而更加精準(zhǔn)地傳播預(yù)警信息。使用釘釘軟件時(shí)，值班人員可以選擇消息置頂功能，避免重要信息被其他信息覆蓋。值班人員還可以選擇發(fā)布在消息群或者群公告內(nèi)，以便把控信息傳遞的節(jié)奏和隨時(shí)查詢以往信息情況。使用釘釘軟件后，信息閱讀全覆蓋耗時(shí)比使用短信、微信、QQ等明顯減少，實(shí)現(xiàn)了值班人員信息傳遞的快速、高效。此外，釘釘軟件使用手機(jī)號(hào)作為賬號(hào)，與手機(jī)硬件串號(hào)同步綁定，被盜風(fēng)險(xiǎn)較低。

2.4 業(yè)務(wù)軟件

貴州省氣象局組織建設(shè)了貴州省12379預(yù)警電話叫應(yīng)系統(tǒng)，遵義市氣象局開發(fā)了基于GIS的暴雨“三個(gè)叫應(yīng)”決策服務(wù)系統(tǒng)，黔南自治州氣象局開發(fā)了基于C/S模式的氣象“三個(gè)叫應(yīng)”自動(dòng)化系統(tǒng)[10]，都對(duì)氣象防災(zāi)減災(zāi)尤其是“三個(gè)叫應(yīng)”氣象服務(wù)工作作了有益的探索和實(shí)踐。而基層氣象部門要想獨(dú)立開發(fā)應(yīng)用，卻沒有技術(shù)團(tuán)隊(duì)，且開發(fā)成本高，只能使用其它傳統(tǒng)的氣象服務(wù)方式。釘釘軟件擁有開放的平臺(tái)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕M織架構(gòu)、靈活的第三方接口接入方式。如果能基于釘釘軟件開發(fā)相關(guān)氣象防災(zāi)減災(zāi)或“三個(gè)叫應(yīng)”氣象服務(wù)系統(tǒng)，則可以減少開發(fā)成本，也讓系統(tǒng)更便于使用。

3 小結(jié)

將釘釘軟件應(yīng)用于氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)，不僅提高了氣象服務(wù)智能化水平和工作留痕信息化水平，還實(shí)現(xiàn)了有跡可循、有據(jù)可查，提高了工作效率，值得推廣應(yīng)用。值班人員使用釘釘軟件既可以在團(tuán)隊(duì)的全員群里面發(fā)布，也可以選擇一個(gè)或多個(gè)部門群發(fā)布信息，高效快捷發(fā)布與傳播氣象監(jiān)測預(yù)報(bào)預(yù)警服務(wù)信息，縮短了氣象信息閱讀全覆蓋的耗時(shí)。對(duì)于沒有查閱信息的服務(wù)對(duì)象，可以通過電話DING提醒對(duì)方，從而實(shí)現(xiàn)“三個(gè)叫應(yīng)”氣象服務(wù)。借助釘釘軟件還可以及時(shí)更新決策氣象服務(wù)對(duì)象名單，隨時(shí)隨地舉行多部門聯(lián)動(dòng)會(huì)商研判，實(shí)現(xiàn)氣象防災(zāi)減災(zāi)服務(wù)全過程信息化留痕管理。此外，釘釘軟件界面簡潔、使用簡單、操作方便，使用方法與QQ、微信等相似，無需專門組織操作培訓(xùn)，易于服務(wù)對(duì)象接受和使用。

釘釘軟件應(yīng)用中也存在以下問題：一是DING功能撥打所使用的專用號(hào)碼0571-26884676，可能會(huì)被有些服務(wù)對(duì)象的手機(jī)攔截。二是部分值班人員及上級(jí)管理層書面留痕觀念根深蒂固，徹底改變接受仍需一定時(shí)間。三是釘釘軟件在農(nóng)村地區(qū)人群中使用率較低，使用釘釘獲取氣象信息的習(xí)慣不強(qiáng)，包括農(nóng)村氣象信息員。四是受《通信短信息服務(wù)管理規(guī)定》等相關(guān)行業(yè)管理規(guī)定影響，部分短信DING接收方收到的短信內(nèi)容不完整。

針對(duì)以上問題，可采取以下措施予以解決：一要加強(qiáng)與服務(wù)對(duì)象的溝通，使其將釘釘軟件專用號(hào)碼添加到白名單或添加為聯(lián)系人。二要大力鼓勵(lì)氣象工作者勇于突破陳舊思想觀念，積極將智能移動(dòng)工作等新應(yīng)用投入氣象防災(zāi)減災(zāi)實(shí)踐。三要加強(qiáng)氣象信息員培訓(xùn)，引導(dǎo)村干部、氣象協(xié)理員、氣象信息員等運(yùn)用釘釘開展政務(wù)服務(wù)，培養(yǎng)使用釘釘?shù)刃聭?yīng)用的意識(shí)和習(xí)慣，提高智能化工作能力。此外，開通釘釘軟件的企業(yè)高級(jí)認(rèn)證功能，可以提高釘釘短信的透出概率。