探究新時期工程檔案管理信息化建設

周曉慧

摘要：文章對于檔案的管理重要性進行了介紹，結合實際工作中出現的弊端和原因進行了詳細的闡述。并且最后提出了針對于檔案信息化措施提出了一定的解決辦法。通過總結得出，當前檔案管理工作需要突破傳統的工作模式，架構信息化檔案管理體系，保證企業檔案的安全完整，并且具有系統性，增加檔案安全的科學安全系統特點。

關鍵詞：檔案管理;安全管理;信息化;規范化

一、前言

對于檔案的管理并不僅僅是存儲檔案的這一項工作。檔案的管理有著極大的系統性，邏輯性，需要進行一系列的科學完整有規律可循的管理辦法。對于檔案的管理，具有一定的保密規則和安全管理辦法。并且對于機密檔案需要經過多方的配合共同進行認證備份。另外檔案安全涉及到實體檔案安全、檔案信息的保密以及突發事件中檔案的管理和維護。另外檔案日常的查閱與利用，也需要對于不同時期的檔案進行保護，保證檔案的連續性，同時也需要具有一定程度的管理方法和規定?？偠灾畽n案的管理要秉承以下的特點：保密性，完整性，時效性。

二、當前檔案安全體系建設中存在的問題

檔案信息化的推廣，使檔案管理工作呈現出了模式多元化和內容多樣化，推進了企業檔案館管理工作的發展進程，同時也帶來了諸多不安全因素。主要體現在以下幾點：

（1）管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理。分局各部門未嚴格執行聲像檔案管理制度，沒有制定部門內部相應的管理規定，處于無章可循的自由管理狀態。聲像檔案的管理主要是各科室分散保管或個人保存，聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度。

（2）檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片、光盤需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，今后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。目前各科室有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片、光碟沒有文字說明。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

（3）保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，聲像檔案存放在文書柜內與其他檔案混存，不具備防光、防磁、溫濕度控制等保存要求 ，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

（4）收集渠道不暢，聲像檔案室藏匱乏，聲像檔案流失嚴重

分局綜合檔案室目前室藏聲像檔案極為匱乏?；鶎硬块T中有大量的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。分析原因：一是多個部門同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，管理檔案材料缺乏協調性，這就導致了檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有提出歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失;三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

三、提升檔案安全體系的管理措施

在檔案管理過程中，架設安全管理體系的著手點通過以下幾個方面：提升檔案管理人員的管理意識、提升檔案管理制度，制定檔案管理應急預案。

3.1提升檔案管理人員的責任意識

目前很多機構的檔案管理人員往往缺乏專業的安全培訓。認為檔案管理僅僅是做好文本的存儲工作。而對于檔案的管理，需要提高人員對于檔案的管理意識，保證檔案儲存過程中不被存儲在惡劣的外部環境，同時提升人員的保密意識，對于檔案的借閱歸還需要嚴格的記錄。同時對于重要的檔案進行電子備份。提高人員對于檔案管理的認知和理解。

3.2制定檔案管理應急預案

由于檔案存儲涉及到大量文本，紙張等。因此對于檔案管理需要制定相應的應急預案和危機管理。因此當發生火災或者其他危機情況過程中。能夠對于檔案有著保護措施，如針對檔案室的火災管理需要不定期進行演習，或者突發演習，通過不停的應急演練來驗證管理工作應急預案是否存在疏漏。另外對于年久檔案，為了避免文本的損壞需要進行電子備份，如原件的掃描存檔。或者文本信息的電子錄入，以保證信息的完整。

3.3加強對數據安全性的保護措施

開發軟件時，必須建立網絡間的安全屏障，做好會計監控方面的技術工作。進行信息化管理要在安全的環境，用戶的權限要設定好，以及對密碼的管制要嚴格，只有網絡環境的安全性可靠，財務信息化的內部控制才能完成，建立健全的安全體系，多方面的保障財務信息化的進行，對網絡數據的各方面，以及軟件硬件的管理都要到位，每一項都不可忽視，數據信息一定要保護好，如果發現對財務信息化有破壞或影響的行為絕對不能放過，及時想辦法阻止。控制信息化的內部需要多個部分，也就需要多個人和分工，多方面很有效抵制破壞和竊取。設置密碼要認真，太簡單很容易破解，盡量復雜一點，密碼的管理也需要分組，還要特別對重要的文件進行加密，定期改變一下密碼。這樣多層保護，信息會更安全。

3.4提升企業檔案管理工作者的職業素養。

針對電子檔案的管理，需要確定電子存儲的方式。由于檔案具有大量的性質。往往不能單獨存儲在獨立設備種。那么對于電子檔案的云存儲，如何保證安全，如何進行系統收錄。都需要檔案管理人員具有一定的專業知識才能妥善處理。

另外檔案管理人員的工作崗位職責需要進行劃分，對于管理責任需要分攤到個人頭上。不同的管理人員負責檔案管理的不同環節，如錄入、查閱、分類需要有專門的負責人員。同時對于部分大型機構的存儲還需要有技術人員對于云端存儲設備的維護監管。

因此當前的檔案管理已經和以往有了極大的分別，在實際工作過程中對于檔案人員的技能培訓，建立相關的管理考核評估，對于檔案的分類，存儲安全都需要有著良好的培訓。另外例如安全維護等專業性較強的崗位需要引進專業的技術人才。

3.5開展檔案管理宣傳培訓。

為了調動工作人員的積極性，可以采用獎罰機制。企業還要定期考查一下員工的水平，較優秀員工可以獲得適當的獎勵，作為榜樣，還可以帶動其他員工的激情和狀態。企業還要發現人才，對于員工要進行全面的培訓。如技術部門對于檔案資料的依賴程度較大。那么針對使用頻率較高的部門則需要有針對性的培訓（如檔案的查閱守則）則是及其必要的額。另外機構的管理人員也需要提高對于檔案管理的認知程度，做到檔案管理一視同仁，所有工作人員都需要按照規章守則進行查閱，瀏覽調用等行為。

四、總結

本文根據工作經驗，對于檔案管理工作中存在的一些問題進行了描述，并且提出了個人的理解和解決思路。對于檔案管理人員，需要做的不僅僅是做好當前的工作，還應當對于當前的工作模式不斷思考探索，提高從業人員對于檔案管理的重要程度的認知。同時借助高新技術對于檔案進行信息化收錄管理，做好檔案備份和應急預案。做到有據可查，同時對于檔案的整理要用心，到檔案收錄具有系統性，邏輯性，科學性保證檔案的完整，便利，安全，保密性質。

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