第七章? 企業檔案工作業務建設
八、企業檔案統計工作要求
7.8.2? 建立檔案工作統計臺賬,主要內容包括:檔案館(室)藏情況;年度入出庫情況;檔案利用情況;檔案專兼職人員情況;檔案設施、設備情況;檔案銷毀情況等。
檔案工作統計臺賬是根據檔案統計報表管理、提高統計數據質量和統計服務水平的需要,用一定表格形式,系統地、經常地登記積累原始資料及主要統計指標變動情況,并定期整理的表冊。企業應建立的統計臺賬包括:檔案庫藏情況、年度入出庫情況,檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、保護設施設備情況、檔案移交(接收)登記表、借閱檔案登記表、銷毀清冊等。
比如檔案移交(接收)登記薄,內容包括:移交(接收)時間,移交部門,序號,題名,年度,文號圖號,頁數,保管期限,備注,移交人簽名,接收人簽名。
移交(接收)時間:檔案移交的日期;
移交部門:移交檔案的部門名稱;
序號:按照移交檔案的時間順序給定的自然流水號;
題名:移交檔案的案卷(或文件)題名;
文號或圖號:文件的文號或者圖紙的圖號,按卷整理的檔案,這里填寫案卷的檔號;
頁數:文件或案卷的頁數;
保管期限:根據企業保管期限表劃定的保管期限;
備注:需要說明的情況,沒有情況說明此項可以不填;
移交人簽名:移交檔案的責任人簽字;
接收人簽名:負責檔案接收審查的人員簽字。
銷毀清冊,內容包括:序號,題名,年度,檔號,卷內文件件數,卷內文件頁數,原期限,已保管年限,備注,編制部門,批準人,編制部門負責人,編制人,銷監人。
序號;根據登記銷毀檔案的順序給定的流水號;
題名:銷毀檔案的案卷題名;
年度:銷毀檔案案卷的年度;
檔號:銷毀檔案的檔號;
卷內文件件數:銷毀檔案案卷內文件的數量;
卷內文件頁數:銷毀檔案的案卷的總頁數;
原期限:銷毀檔案案卷的保管期限;
已保管年限:已經保管的實際時間;
備注:需要說明的情況;
編制部門:提出銷毀意見的部門名稱;
批準人:審查批準的企業領導簽字;
編制部門負責人:提出銷毀檔案意見的部門負責人簽字;
編制人:編制銷毀清冊的責任人簽字;
銷監人:負責銷毀檔案責任人和兩名以上監銷人員簽字。
7.8.3? 檔案統計工作應保持連續性。
嚴格執行本企業的檔案統計制度,檔案機構應指定有責任心、熟悉統計業務、崗位相對穩定的人員負責檔案統計工作,要切實確保檔案統計工作在統計時間、統計方法、統計內容等方面的連續性。
九、企業檔案利用工作要求
檔案資源的開發利用是指提示檔案信息及其價值,通過各種有效的方法,使檔案資源直接服務于企業的各項工作,滿足各種利用需求的一項檔案業務工作。檔案的開發利用是實現檔案價值的途徑。
7.9.1 檔案部門應加強檔案檢索系統建設,開發檔案信息資源,及時、有效地提供檔案利用服務。
檔案檢索系統是開發利用檔案信息資源的重要內容和必要條件。做到及時、有效地提供檔案利用服務,必須強化檔案檢索系統建設,這是提供利用服務的基礎和必要條件。檔案檢索系統是將已整理好的檔案經過著錄和標引,按規定順序排列而成的數據庫。是從不同角度、運用不同手段揭示檔案信息,為滿足利用者需求而建立起來的全部檢索工具體系。按加工和處理信息的手段,可分為手工檢索系統和計算機檢索系統兩大類。手工檢索系統是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎的人工查找系統,常見的有檔案館指南、全宗介紹、分類目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄等;計算機檢索系統是使用電子計算機、檔案操作系統等對檔案信息中具有檢索意義的特征進行標識、儲存,達到及時查找檔案信息的檢索方法。計算機檢索系統根據檢索功能又分為條目檢索和全文檢索兩個階段。
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