檢測實驗室檔案管理工作實踐與探討

劉永貴 鄒春艷

（重慶市計量質量檢測研究院 重慶 400000）

0 引言

檢測實驗室檔案管理工作，主要包括檢測檔案、人員檔案以及儀器設備檔案等，是對實驗室各項原施活動的綜合記錄。檢測實驗室檔案管理工作，為科學前沿的探索以及解決科技問題提供了一定的數據支持與科學依據，因而新時期背景下，對實驗室檔案管理提出更高的要求，需對檔案進行完善，并采取相應的措施來提高效率。

1 檢測實驗室檔案管理工作

檢測實驗室主要是負責實驗檢測與研究，在實驗活動的開展過程中積累了一定的檢測數據，而檢測實驗室檔案涉及到各項原始活動的數據信息、儀器設備信息以及個人檔案信息等，尤其是工作人員的綜合檔案，主要包括受教育情況、論文發表情況、考核情況以及科研情況等，能夠有效反映出相關工作人員的個人能力，同時也能夠反映出檢測實驗室的研究水平。

另外，檢測實驗室儀器設備主要由專人負責采購與使用，因實驗室儀器設備較為先進集中，也需重視對儀器設備的檔案管理，其檔案信息主要包括采購信息、技術信息以及使用記錄等，如儀器的招標書與購置合同、儀器的生產單位與維修單位的負責人與聯系方式等[1]。

當前，檢測實驗室檔案管理工作存在一定的弊端，首先檔案更新不夠及時，主要在于個人檔案經常更新，然而在個人檔案更新的過程中，暫未及時聯系檔案管理人員，從而導致檔案管理工作所保存的檔案，與檢測人員所保存的檔案，版本不盡相同。另外，檢測實驗室檔案管理工作中，對于檔案的放置不夠系統規范，導致檔案放置有些混亂，尤其是取用檔案之后，對檔案的歸還，存在個別人員歸檔沒有放回原位的問題，還存在并未及時按照規范來進行檔案使用記錄，一定程度影響到實際檔案管理工作[2]。最后，檢測實驗室部分檔案管理人員在實際檔案管理過程中，進行檔案整理時，標簽填寫信息不夠完善清晰，比如，在檔案整理時大多僅僅寫上“氣相質控”，鮮少對質控的時間與項目進行標注，從而一定程度制約了檔案管理工作。

2 檢測實驗室檔案管理工作實踐措施

2.1 規范檔案收集工作

檢測實驗室檔案管理工作實踐，首先需要規范檔案收集工作。具體而言，檔案的收集，即相關檔案管理人員通過相關收集方法與制度來收集部門與個人手中的技術資料檔案與動態個人檔案信息，而規范檔案收集工作：①需要了解檢測實驗室檔案的形成規律，即第一手原始資料，并掌握主動權去收集各項資料數據，利用多種檢測手段來將原始數據轉換為監測報告，只有了解檢測實驗室檔案的形成規律方可掌握檔案形成的數量與質量標準，能夠促進相關檔案管理人員主動去收集檔案資料，確保檔案資料的完整性與系統性[3]。②相關檔案管理人員可協助檢測部門來完善相關工作，如檢測材料的形成、整理與歸檔等，以確保后續檢測檔案收集工作能夠順利開展，因此相關檔案管理人員需要在檢測工作開始的過程中起到協助作用，并且還需對各項檢測的特點、進度以及所形成的材料等情況進行調查與了解，檢測部門與檔案部門需擬定各檢測項目檔案，并且需要形成大綱以作為依據，便于檢測材料的形成、整理以及檔案資料的收集工作。

2.2 規范檔案記錄工作

檢測實驗室檔案管理工作實踐過程中，為提升檔案管理的水平，還需規范檔案記錄工作。檢測檔案，主要是指技術記錄，涉及到各類原始監測記錄，以及監測報告、申請單與達到質量、過程參數標準的活動。另外，技術記錄涉及到眾多信息內容，如監測環境、項目、使用標準、樣品的狀態與類型、監測日期與相關人員等，每一項記錄的信息內容，都需要進行標記并確定編號具有唯一性，而針對監測報告，需要進行特定任務分類標識、之后相關檔案管理人員可根據具體的記錄類型來分門別類地建立相應的檔案，在通過非標準方法進行檢驗的過程中，需和委托方進行協商，共同確定且形成相關有效文件。

另外，對于儀器設備的檔案信息內容，對其進行記錄需確保事事詳細，包括儀器設備的購買、使用與報廢，確保檔案內容能夠完整，同時編號需確保具有唯一性。此外，相關檔案管理人員需要對供應商名單進行記錄，需對供應商進行調查與評價，以挑選合格的供應商，將其納入到相關檔案中，包括儀器的名稱、供應商資質、產品質量評價以及相關聯系人與聯系方式[4]。除此之外，實驗室檢測中需要重視量值溯源，對儀器設備進行詳細記錄與保存，包括對儀器的校準與檢定、檢測方法與樣品處置等，需要對其進行控制、記錄與歸檔保存。

2.3 規范檔案管理人員

提升檢測實驗室檔案管理水平，需要規范檔案管理人員。近年來，人力資源的重要性越發凸顯，但檔案管理質量與水平的高低，最關鍵的因素便是檔案管理隊伍的能力與素質，其是否能夠科學、合理地管理與利用檔案資源，而當前對檢測實驗室檔案管理提出更高的要求，實則是對檔案管理人員提出高要求，需要確保相關檔案管理者具備業務管理素質、責任意識等，在工作實際中能夠嚴格按照規范要求來對檔案資料進行管理。因此，相關人員需要加強培訓與學習，不斷加強檔案管理能力。

3 結語

綜上，檢驗實驗室檔案管理工作實踐過程中，存在一定的問題，需要對檔案收集工作、檔案記錄工作進行規范，并且需重視構建高素質、專業化的檔案管理隊伍。