檢驗檢測儀器設備采購履約驗收應注意的問題

鄒 麗，馬 靜，別小琳

（四川省食品藥品檢驗檢測院，四川成都 611731）

0 引言

履約驗收是政府采購和儀器設備質量管理中的重要環節，政府采購法及其實施條例，《財政部關于加強政府采購需求和履約驗收管理的指導意見》（財庫[2016]205 號）中均要求規范開展履約驗收工作[1]，RB/T 214—2017《檢驗檢測機構資質認定能力評價 檢驗檢測機構通用要求》、CNAS-CL01—2018《檢測和校準實驗室能力認可準則》標準規定，當設備投入使用或重新投入使用前，實驗室應驗證其符合要求的規定[2-3]。規范檢驗檢測儀器設備采購履約驗收工作，是健全采購內控工作的重要內容，也是確保按質量管理要求驗證儀器設備能否投入預期使用的重要環節。為做好此項工作，在健全檢驗檢測儀器設備履約驗收管理制度時，應注意以下問題。

1 驗收對象和依據

履約驗收，即應嚴格采購合同文件規定驗收。驗收對象是采購合同中約定的檢驗檢測儀器設備，驗收依據應是按照招標文件中提供的儀器設備配置清單及其技術參數、配置清單、售后服務、國家強制安全標準、相關行業標準或其他驗收標準。在驗收時，除非合同更改，不能更換驗收儀器設備的類型和型號，更不能簡化驗收依據，特別是忽略技術參數的要求。

2 驗收主體

政府采購履約驗收的工作是采購人負責，采購人可以根據采購項目的具體情況委托采購代理機構，但一般情況下，采購單位應自行組織驗收，在自行組織驗收時，應注意不同主體責任。

政府采購履約驗收組織部門由采購人根據單位部門分工確定，采購驗收組織部門可以是采購管理部門、采購執行部門或使用部門。采購驗收組織部門應根據采購合同確定驗收小組成員及其負責人。驗收小組負責制定驗收方案，對驗收過程進行記錄和出具驗收報告。驗收小組負責人負責履約驗收工作的具體組織。監督部門負責驗收過程的監督。供應商負責履約提供所采購的貨物、服務或工程，配合驗收小組的驗收工作。

3 驗收小組組建

（1）驗收小組應包含使用部門和采購執行部門代表。采購管理部門、國有資產管理部門、財務部門或審計部門代表可作為驗收小組成員人選。采購人委托其他單位組織驗收的，委托協議中應明確對驗收小組人員素質和數量的要求。驗收小組代表應當是熟悉掌握采購項目需求、技術需要的人員。驗收小組可以臨時組建，也可以相對固定。直接參與項目采購的人員，建議不得任命為驗收小組負責人。

對采購人與使用人分離的采購項目，可邀請采購代理機構或行業內代表性單位專家代表參與驗收。采購項目的采購總金額如大于1000 萬元（含1000 萬元），或單價大于200 萬元（含200 萬元），或采購標的復雜的，可邀請國家認證認可的技術檢測機構或行業內代表性單位代表參與驗收。

（2）驗收小組人數應由采購組織部門根據采購項目的難易及采購總額或單價的大小，建議組建不少于3 人的單人數驗收小組。如采購合同總金額在1000 萬以內或單價在200 萬以內的驗收，采購部門和使用部門代表組建3 人的驗收小組；對于如采購合同總金額大于1000 萬（含1000 萬）或單價大于200 萬（含200萬元）以上的，采購部門、使用部門代表組建5 人及以上的驗收小組（其中應有1 名高級職稱人員或部門負責人參與驗收）。

4 驗收方式

驗收可分為形式驗收和性能驗收相結合，逐個驗收和抽查驗收相結合的方式進行。

（1）驗收小組應根據招投標文件、采購合同中的配置清單和驗收方案進行形式驗收。儀器設備形式驗收主要在核對配置清單的基礎上，檢查包裝、外觀、標識、型號規格、配件數量，配套的計量溯源證書（如有）、核對產品的合格證、使用說明書（或安裝教學光盤）、保修卡、性能驗證材料（如有）等資質是否齊全。

在形式驗收完畢且安裝調試完成后，儀器設備可開展性能驗收。此時驗收應根據招標技術參數和儀器設備的說明書性能參數進行。根據儀器設備不同類型，可分為3 種方式：一是對性能單一，操作簡便的貨物，由驗收小組自行驗收，供應商配合；二是驗收小組可自行驗收，必要時邀請行業專家一同驗收，供應商配合；三是在必要情況下可委托第三方參與或檢測驗收。

性能驗收是履約驗收的重要步驟，更是儀器設備驗收質量控制的重要環節，安裝儀器技術參數或性能指標進行驗收，才能確保購買的儀器設備符合預期使用。

（2）一般情況驗收都應采取逐個驗收的方式進行，但在合同采購的是大批量單一品牌型號的儀器設備時，可以根據風險大小，采取抽查驗收的方式進行。

5 驗收方案

驗收小組成立后，應根據采購項目的具體情況，制定詳細的采購項目驗收方案。驗收方案可包括驗收目的、驗收對象、驗收方式、驗收依據及內容、驗收小組成員、驗收依據（采購合同，含配置清單、技術參數、售后服務）、驗收記錄表。

驗收方案可包括驗收目的、驗收對象、驗收方式、驗收依據及內容、驗收小組成員、驗收依據（采購合同，含配置清單、技術參數、售后服務）、驗收記錄表。

6 驗收流程

驗收流程一般可分為成立驗收小組、制定驗收方案、形式驗收、安裝調試及使用培訓、性能驗收、驗收合格入庫等步驟。根據驗收貨物或服務的難易程度，驗收流程可以適當增減，無需對技術性能指標檢測的驗收項目，如簡易儀器設備驗收可不進行安裝調試、培訓和性能驗收。

驗收流程也可分為驗收前準備工作，實施驗收和驗收后續工作。成立驗收小組、制定驗收方案以及對儀器設備的安裝運行環境確認都是驗收前準備工作。形式驗收、安裝調試及使用培訓和性能驗收是實施驗收的具體工作。驗收合格入庫，建立儀器設備檔案等工作是驗收后續工作。

7 驗收檔案

儀器設備驗收完畢后，應指定專人收集驗收資料和填寫驗收記錄，并負責采購的儀器設備檔案的立卷、歸檔、保存、管理以及報廢儀器設備檔案的保存及處置。其中驗收記錄應包括儀器設備名稱、型號規格、出廠編號、制造商名稱、安裝運行環境要求、購置日期、供應商信息、驗收參與人員記錄、安裝調試培訓記錄等信息、自編號、使用部門、責任人信息和存放地點等。驗收資料是采購合同、儀器設備使用說明書及性能驗收時出具的檢測數據或圖譜等驗證資料。驗收資料的收集，是儀器設備檔案的重要組成部分，更是確保儀器設備使用前能預期使用用途的有力證明。在歸檔時，每臺儀器設備的紙質資料可單獨建檔歸檔，儀器設備涉及的光盤等資料可統一放置在能控溫防潮設備設施中進行儲存。建議儀器設備檔案應至少保存到設備報廢處置后兩年。

8 結語

履約驗收管理可能會出現各種風險點，例如，驗收過程流于形式，缺乏正規化和科學化，驗收不按規定程序進行，驗收出現不合格，驗收出現爭議，驗收過程沒有做到公開、透明，等等。因此，驗收環節應參照相關法律法規，加強制度建設、完善操作程序、落實各項管理辦法規定等措施，對每個風險點進行控制。