機關事業單位文件材料歸檔存在的問題及解決方法

張立（山西省長治市上黨區人力資源和社會保障局）

隨著社會建設的發展，機關事業單位作為國家公共權力的執行者和公共事務的管理者，工作文件資料檔案是采用公職人員，行使公共管理權的便利條件。檔案的保存可以記錄個人狀況、工作等重要信息，為人才選拔提供參考。但是，由于現階段機關事業單位資料保存工作的效果各方面都存在不足，所以必須進一步完善。

■ 機關事業單位文件材料歸檔的重要作用

文件材料的保存具有時間跨度大、數據信息龐大、技術要求高的特點，也是機關事業單位工作的重要內容。現代化發展為機關事業單位的發展提供了新的發展途徑，推動了檔案的整理工作，為檔案保存技術的創新創造了條件。

（一）為單位發展提供借鑒

單位文件材料的保存不是一朝一夕的，隨著單位的發展，需要長期堅持。因此，整合后的文件材料有助于為機關事業單位發展提供決策。首先，文件材料記錄所有的個人信息和企業狀態，可以推進單位改革的創新。第二，作為企業經營發展的產物，可以以部分人員的簽名、公告等為證書，以便于機構的考察。例如，事業單位立足于實際業務的發展，尋找每天的文件進行信息資源的整合，尋求單位內部業務發展的規律和經驗，為其借鑒制定了有效的方法。整合后的文件材料可以提供參考資料，以確保機關事業單位發展的穩定性，提高單位服務的效率。第三，由于單位工作內容復雜，對相應的文件進行系統歸檔，才能對單位狀態等進行一個清晰、明確的反映。

（二）文件材料歸檔有助于推動單位內控管理

首先，融合了其他先進技術，推動了文件材料的文件方法的創新，建立了協調的內部管理環境，提高了內部管理效率。第二，為內部管理控制創造條件，為改革工作方法創新奠定了基礎，確保了內部管理控制的有效性，與文件信息相結合，保證了內部管理控制的有效性。第三，資料作為宣傳教育的核心內容，推動各項目深化，有利于提高宣傳效果。

■ 機關事業單位文件材料歸檔優勢

信息技術是今后機關事業單位文件的材料歸檔的主要運用技術，信息技術的應用對單位文件材料的檔案有很大的影響。現階段機關事業單位實現了數字化管理，保存信息的方式也發生變化，有從傳統的紙質管理形式逐漸信息化的傾向。在查閱文檔信息時，不需要像以往的紙質管理那樣進行查找，只需要直接在計算機上檢索，需要的時間更短。隨著信息技術的優化和互聯網技術的應用，文件材料的保存信息化條件的發展很快。與此相對，單位給予高度的重視，深化單位內部文件材料的保存信息，從而提高文件材料歸檔效果。

■ 機關事業單位文件材料歸檔工作難點

（一）文件材料歸檔理念不到位

隨著社會經濟的進步和改革的深化，機關事業單位在保存檔案材料后，單位內部文件材料的保存缺乏統一規范，合作伙伴管理者不重視文件材料。同時，由于對單位內部文件材料保存的重視不夠，將其作為單位年度的管理任務，因此對文件工作的研究不足，不能有效地對文檔材料進行歸檔。

（二）管理人員綜合素養有待提高

隨著科學技術的進步和信息化技術的應用，傳統的紙質材料文獻的方法在現代文獻材料的文獻要求上存在滯后現象，引進先進技術已經成為當務之急。因此，各設備在計算機系統中展開，可以提高硬件技術，保存信息化文檔的材料，但由于管理者的專業水平較低，在進行文件材料歸檔時無法集中注意力在文檔上，在管理員工作水平較低的情況下，也影響文件材料的保存質量，無法發揮信息化文件材料歸檔的作用。在收錄各種文書信息時容易分類錯誤，而導致文件材料歸檔花費較長的時間。

（三）文件材料歸檔管理職責不明確

在文件材料的保存管理中，由于大部分文件材料的調試和階段性責任不明確，得不到明確的規格權限。部門文件保管業務的責任、文件資料沒有被正確收集，在資料保存錯誤的情況下，各部門開始相互爭論，回避責任。

（四）文件材料收集力度不強

文獻材料收集能力較弱是目前的機關事業單位存在的一個問題。機關事業單位成員沒有認識到文件材料歸檔的意義。對于文件收集沒有好的習慣和建設性的計劃，只是按照單位本身的規定收集文件資料。因此，在數據收集的實際過程中，文獻材料的采集能力不高，收集的文件材料的缺損也非常嚴重。另外，許多收集的工作人員也不能提高文件材料的品質管理。一些成員并沒有檢查文檔材料就保存了文檔材料內容。這樣，這樣很難發現文件材料自身的信息錯誤。

（五）文件材料的宏觀管理不利

現在，機關事業單位資料的種類非常多，管理工作人員數量有限。這些文件材料管理工作人員在日常生活中忙于收集、保存、文件資料的整理和整理。反復繁忙的工作，讓業務單位的資料管理者感到乏味、枯燥。由于工作量多、自身能力的缺陷，管理工作人員往往不具備宏觀管理能力。因此，需要對機關事業單位的文檔文件進行相應的宏觀管理能力訓練。

■ 機關事業單位文件材料歸檔難點解決方法

（一）完善管理體制，加大管理力度

完善管理體制，加大管理力度是文件材料歸檔有效開展的基礎。首先，增加文獻材料機構的重視，完善管理體制，采用細分管理，調動管理者工作的自主性。其次，全面實行管理制度，在工作過程中引入文件的保存。為了保證檔案保存的順利開展，部門內部必須加強監督管理和管理工作。

（二）重視管理服務質量提升

為了提高文件材料歸檔效果，機關事業單位必須重視文件材料歸檔的質量。首先，創新的管理意識以服務為目標，提高文件材料的文件服務效果，全面發揮文件材料文件價值的影響。第二，重視文件的研究開發和利用率。重視工作文件的保存一致性，確保配置文件的完整性。第三，在文獻資源的研發過程中，注意文件的充分使用，為終端單位的內部管理提供方便的條件。因此，在現代化的背景下，必須強調重視理念的創新，提高文件的利用率，并強調保存文獻材料的重要作用。

（三）明確文件材料歸檔管理的職責

首先，在認識到文件歸檔管理的重要性后，就非常需要明確部門和人員的職責。對于文件的編號方式，需要用于保存保管場所的所有明確的規范。其次，文件材料管理工作人員的文件資料保存保管責任也需要明確的規范。哪些人負責材料的收集和內容審查，哪個人掌管保存地的鑰匙，都需要明確的說明。只有規范各科室和人的文件資料的保管業務，才會產生相互負責的現象。

（四）加強文件材料的收集力度

如何解決文件材料收集能力不強的問題，首先需要培養機關事業單位員工收集材料的習慣。在收集材料的過程中，為了擴大將來的利益范圍，有必要強化材料的捕集力。機關事業單位員工不能以達成任務的形式收集資料。盡量的將材料收集齊全，另外，也可以對收集的材料進行檢查，降低材料內數據的錯誤率，提高文件材料的收集質量。

（五）加強文件材料的宏觀管理

機關事業單位的文件專業管理員工的作用相對較重，但是其不具備較強的管理能力，需要找合適的方法進行優化。首先，文件資料的保存可以在整個機關事業單位的動員下分擔一部分專業管理者的職責。第二，對于大容量材料的保存問題，應當立即指導節約文檔材料的文件機制。通過教育，可以強化機關事業單位的文件材料的宏觀管理能力。

■ 結語

綜上所述，機構事業單位的改革逐漸深化，文件材料的保存是單位的構成要素，機關事業單位重視文件材料的保存問題，不斷改善和優化，這樣才能實現單位文件材料歸檔的有效性，提高管理質量和服務效果。