施工現場電子化資料在城建工程歸檔中的應用

楊玉榮

（四川工程職業技術學院，四川德陽 618000）

0 引言

隨著我國基礎設施建設的大力興建以及城市化建設不斷推進，工程建設項目由單一型向綜合型項目轉變，工程承建方式也從簡單的施工承包轉變為PC 承包或EPCM 總承包模式，參與項目建設的專業工程公司越來越多，這推動了我國建筑行業的深入發展，但也為復雜建設項目的資料歸檔帶來了問題。工程項目資料隨著建設項目規模的擴大而成幾何級增加，工程資料的收集、整理以及歸檔工作由此變得更加煩瑣，很容易引起資料丟失、檔案收集滯后的問題。近些年一些地區已經開始嘗試使用施工現場電子化資料，通過將文件上傳到資料管理軟件，由軟件自動完成審核、整理等工作，使得工程資料的管理效率得到有效提升。不僅減少了資料遺失的可能，也為規范同類型項目歸檔格式、降低企業紙質以及辦公設備消耗，提供了有利改善途徑。因此工程資料電子化將成為今后城建檔案管理與維護的發展方向。

1 工程項目電子化資料特點

（1）電子化資料的目錄結構更加明確。目前常用的電子化資料管理軟件針對量大面廣的城建項目，已建有較為完善的資料結構框架、專業工程模板庫與具體資料的表單樣式，同時還提供與表單相關的專業工程質量驗收規范條款。一些資料軟件還結合工程實際需求開發了用戶模塊，為工程人員提供開源的表單目錄樹，允許使用者為特異工程自定義工程表單樣式和內容，使得資料軟件更加專業化。

（2）電子化資料的審核效率更高。資料管理軟件有便捷的信息分類存儲功能，可有效避免了紙質資料易丟失、需要大量實體儲存區域、保存條件苛刻等問題。采用電子化資料后，軟件能夠對表單的單元格屬性實施定義，方便地利用內容、日期、名稱等實施信息查詢。通過預先設定檔案目錄樹，軟件還可核對已錄入的電子資料，由系統自動檢測出缺失的目錄、內容，并做出明顯標注，便于人員及時發現補充，大大降低了檔案管理人員的工作強度，有效提升檔案資料管理的完整性。

（3）電子化資料的內容更完善。結合互聯網，資料管理軟件可通過智能移動終端進行施工現場資料填寫。通過對相應影像信息進行標注和電子簽名，影像資料作為文檔資料的附件一并錄入到資料庫當中，成為文字資料的具象化支撐材料，為工程質量驗收提供清晰直觀的一手信息。接著，通過后臺服務器的審核，對各方有效數據的傳輸與匯總，可對同一現場事務進行多層次多角度監督，十分利于工程質量追蹤與管理。

（4）電子化資料的查閱更便捷。資料管理軟件還可為工程人員提供便捷的查詢功能。軟件通過強大的服務器和云存儲設備，可分類保存海量現場資料、城建歸檔資料模板及相關法律法規、規范、條文。使用者可通過專業類別、資料目的直接在軟件中搜索所需的專業資料表格，并通過資料鏈接等功能，查詢相關規范條款的技術支撐資料，讓工程管理人員對資料管理快速上手，大大方便了用戶的使用，提高了工程項目管理效率。

2 城建工程電子化資料存在的問題

（1）電子檔案的真實性和保密性保障措施需不斷提升。因電子資料的可復制性極強，再通過互聯網的傳輸，一個終端的電子資料很容易通過軟件平臺被其他網絡終端設備獲取，導致電子化資料出現被傳播、修改甚至刪除，對電子檔案的真實性、保密性造成威脅。此外，一旦發生網絡安全事故，電子化資料就容易發生丟失，造成很難彌補的損失。

（2）推行電子化資料需要必要的硬件支持。不同地區、不同建筑企業的資料管理標準不同，企業的城建歸檔資料收集整理能力差異較大，資料管理軟件所規定的提交、審核程序不一定能在所有企業中推行。要實現資料電子化管理，還需要客戶端、城建檔案管理部門、軟件運營商等都具有強大的信息存儲與上傳工具。在電子簽證授權方面也需要進行必要的人員認證、審核、操作培訓等程序。這勢必會增加項目管理成本，同時也對電子文件的歸檔管理造成難題。

（3）建立電子化城建檔案需要跨專業人才來完成。有效提升施工現場電子化資料的歸檔，就需要檔案人員既有較強的工程專業知識，又具有相應的計算機網絡知識，但是現階段，項目建設參建各方都缺少既懂檔案知識又懂計算機網絡知識的人才，在一定程度上也限制了城建工程電子化檔案的發展。

3 城建工程電子化資料的應用改進

3.1 電子化資料應用的要求

（1）在進行電子化資料收集及工程檔案建設中，首先應保證資料的完整性。資料完整是確保工程質量管理有效性與持續性的基本要求，只有資料完整才能為工程質量水平提供一手證明。

（2）電子化資料應既尊重工程類別的差異性又兼顧資料歸檔規的統一性，這樣才能達到城建檔案統一管理、分級服務的效果。因此資料的類型、用語、法規條文引用在電子化資料中應有與紙質資料一致的要求。

（3）電子化資料應確保信息真實有效。因電子化資料為數據信息，很容易被修改、刪除，因此資料管理軟件應結合數據信息優勢，要求提供附件、設置電子簽章、內容審核等功能，維護信息安全。

（4）在管理電子化資料中還應保證其分類準確，既方便資料存儲，又便于查閱與利用，發揮資料管理的真正作用。

3.2 增強電子化資料應用效果的途徑

（1）優化電子資料管理軟件的目錄結構，適應不同類型建設項目的資料體系。現有電子資料管理軟件已具備相對完整的城建檔案資料目錄，可適應建設工程基本資料的歸檔要求，但是當常見工程項目中局部采用新工藝，將產生新的資料表單，其內容在現有系統中沒有備份，而可能造成資料軟件不能展開自動審核，這導致使用新工藝的建設工程還需要工程人員自行審核，降低了軟件的輔助功能。因此要提高電子化資料的完整性，應不斷提高資料管理軟件的智能化，即通過工程信息的錄入與自查，由軟件結合以往近似工程歸檔目錄，為當前工程自動建立更合理的資料目錄。再通過對工程人員的授權，允許人工審核和修改目錄，使目標歸檔目錄更貼合實際。充分利用資料軟件的自審功能及時發現表單漏項、表單填寫不完整等問題，幫助工程人員更高效的核查資料。

（2）加強歸檔資料表格樣式的標準化和規范化，提高資料管理軟件自查效率。為符合數據信息的檢索格式，電子資料管理軟件應針對不同類型工程及驗收結果，提供體系化的資料模板。對典型表單給出標準范例，并提供相關規范、條款、填寫要求，使不同建筑企業按能提供更加規范、一致的工程文件。當同一項目有多家分包單位時，各單位都能保持相對統一的歸檔資料形式，快速形成整體項目的城建歸檔文件。同時，標準化文件還可降低各分包單位之間的重復性輸入操作，加快辦事流程。此外，資料管理軟件還應明確專業術語的使用規范，例如在開工報告、分部工程質量驗收記錄、工程竣工驗收報告等重要質量證明資料中，明確工程狀況表述的用語準確性，以及驗收結論或意見清晰化要求，為軟件的信息識別提供便捷，提高軟件自動分類存儲效率。

（3）加強現場影像資料的管理與應用，提高檔案資料的真實性保證。與紙質資料相比，電子化資料的突出優勢是可收集實物照片、視頻、音頻等可視化資料，這為歸檔資料的可追溯性提供了有力支持。首先，通過資料軟件的功能優化，將資料與對應現場圖片、影像進行編碼配對，固化影像附件與文本原件的關聯，確保信息的可靠性及安全性，為工程結算、工程質量問題分析與追溯提供可靠途徑。其次，因現代智能化終端設備的蓬勃發展及互聯網的廣泛覆蓋，影像資料的數據量也激增，在推行收集影像資料的同時還應規范影像資料的管理，如城建檔案管理部門應出臺相關規范與標準，明確影像資料的使用范圍、實物對象的取景位置、圖片中的占位大小、清晰程度等，提高影像的辨識度。最后，因影像的可處理性，軟件平臺應不斷增加影像原始度的識別能力，并通過設置上傳人員的操作權限，以及設置影像的電子簽章功能，確保影像的真實性，為隱蔽工程、重要驗收環節提供可靠證明。

（4）加強電子簽章的安全性認證，確立軟件與人工雙重審核體系。遵照電子簽名法的基本要求形成具有可認證、可追溯的電子簽名方式。利用具有印簽暗記的電子簽名印簽，在實際操作時工程人員可以輸入密碼的方式實施電子簽名，也可以利用USBKEY 實施身份驗證來進行簽章，保證簽名的安全性達到銀行級別。在資料管理系統中，電子文件可按照業務邏輯逐級審批并被實施鎖定，通過簽章的數量或級別自動被軟件設置為各級別的保密文件，防止受到其他人的更改或越權使用。另外，通過系統檢查準確無誤、人工審查和簽章齊全的電子資料可以自動進行組卷，形成能夠歸檔的文件，將其上傳給城建檔案館，和原有數據庫實施連接，并對數據庫進行更新。

4 結束語

通過對電子資料的標準化設置與管理，以及對資料軟件系統進行優化升級，將真實準確的電子化資料與城建檔案存檔業務流程進行有效聯結等途徑，既可以保證電子化資料城建檔案資料真實、準確、有效的要求，又可以規范大型項目下的各類資料，從而改善建設項目各參加單位、部門之間信息傳遞交流的效率，進而解決因資料丟失或審核緩慢所造成的城建檔案歸檔過程滯后的問題。