新時期高校設備檔案管理存在的問題及對策

劉洪顏，王文君，付慶玖，王 耿，劉淑云

(山東大學 資產與實驗室管理部，山東 濟南 250100)

設備檔案管理是高校提升實驗室教學水平的重要方式，是高校對設備管理的重要環節之一，有助于高校對設備進行維護和管理，延長設備的使用壽命。設備檔案主要包括設備的前期采購、使用管理、維修及報廢過程中所形成的各種圖紙、文字說明和記錄等,記錄著高校在教學科研和機關行政等活動的軌跡。隨著“雙一流”建設的深入推進，高校儀器設備無論從數量還是價值上均呈現出了明顯的增長趨勢，高精尖設備的不斷涌現，隨之產生的是立項論證、配置采購、使用管理、效益評價、維修報廢等檔案資料數量的不斷增加和檔案載體形式的多元化。在信息化快速發展的大背景下，如何提高高校設備檔案管理的工作效率和效能，已成為現階段高校設備管理部門亟需解決的重要課題。

1 高校設備檔案管理的國內外發展趨勢

1.1 國外高校設備檔案管理分析

隨著信息化和數字化的不斷發展和深入，國外高校的設備檔案管理工作模式逐漸轉變為數字化、信息化的管理方式，倡導設備檔案管理的信息化轉變，并在管理工作中運用計算機及其他軟件進行設備的采購、維護、使用與報廢等多方面的工作，提高了高校設備檔案管理工作的效率，降低了高校設備檔案管理人員的工作壓力，使得設備檔案管理人員可以及時對設備的信息進行收集和整理，并運用信息化的平臺進行設備使用情況的記錄與報備，為高校教師和學生進行實驗設備的使用提供了前期數據，使教師和學生可以根據設備的情況進行實驗內容的安排，避免了因實驗設備操作不當而出現的設備損害問題，保證了設備的正確使用率，延長了設備的使用壽命[2]。

1.2 國內高校設備檔案管理分析

高校設備檔案管理工作是高校對實驗設備進行記錄、管理、維護的重要工作。但是我國高校對設備檔案管理的重視程度不一，部分高校認識到設備檔案管理的重要性，會借助信息時代發展的特點，進行設備檔案管理信息化程度的建立與完善，加大對設備檔案管理的資金投入，使設備檔案管理設備逐漸完善，有效提高了高校設備檔案管理的效率，使高校設備可以更好地為廣大師生服務。而部分高校并沒有認識到設備檔案管理的重要性，仍采用傳統的方式進行設備檔案管理，并沒有結合信息化的發展加大對高校設備檔案管理的資金投入，導致設備檔案管理的效率不高，不僅增加了設備檔案管理人員的工作量，還造成設備檔案信息的延遲，使高校的教師和學生不能準確地根據設備檔案信息，進行實驗操作，容易導致教師和學生在使用實驗設備時出現設備損害的現象，不利于高校設備的維護與使用[3]。因此，我國高校應加大對設備檔案管理的重視度，結合信息時代發展的特點，創新設備檔案管理模式，推進實現設備檔案的信息化管理，以提高設備檔案管理的效率和效果。

2 高校設備檔案管理中存在的問題

2.1 管理部門工作不到位

高校設備檔案管理部門是負責對設備進行記錄和管理的主要部門。由于很多高校設備檔案管理部門會出現部門分工的現象，設備采購、設備管理和設備使用是由不同的設備檔案部門進行管理的，導致高校的設備管理存在很多問題。造成這種現象的出現主要是由于高校設備管理部門工作不到位，設備檔案管理部門沒有認識到設備檔案管理的重要性，導致設備采購、管理、使用、報廢檔案信息分離，加之部分設備檔案管理人員沒有專業的檔案管理知識和工作經驗，對高校設備的管理工作做不到規范化管理，造成高校檔案信息收集不全面，不利于高校設備檔案管理工作的開展[4]。

2.2 管理制度體系不健全

高校設備檔案管理制度的健全，不僅可以對檔案管理人員的行為進行約束，提高檔案管理人員的工作效率，還可以提高設備維護和使用的效率，使高校設備的使用壽命得到提升。由于部分高校的設備檔案管理制度并不健全，沒有制定完善的管理制度，導致高校設備檔案管理人員不能按照制度對自己的行為進行約束，影響了高校設備檔案管理工作效率。

2.3 信息化管理水平不高

教育信息化2.0時代，信息化建設快速發展，但部分高校的設備檔案管理工作還采用傳統的管理方式，使設備檔案信息收集不及時、錄入不及時、更新不及時，不僅影響高校設備的日常使用，還不利于高校大型儀器設備的升級改造和功能開發[5]。此外，由于高校設備檔案信息化建設程度不高，設備使用者無法第一時間了解設備的具體狀況，直接影響了高校實驗室設備的操作效果和實驗效果。

3 高校設備檔案管理水平提升的策略

3.1 完善管理制度體系

高校設備檔案管理制度應該跟隨信息化的建設進行相應的調整與完善，使設備檔案的工作效率得到進一步提升，為設備的高效利用和使用效益提供強力的支撐保障。這就需要高校設備管理部門根據信息化發展的需求及設備管理要求，對設備檔案管理制度進行完善，對設備檔案管理的工作職責進行細化，加強設備采購、設備管理、設備維護及設備報廢等方面檔案信息的收集、整理和歸檔，使高校設備檔案管理更加系統化、科學化、規范化，提高設備檔案管理工作的效率[6]。

3.2 提升管理人員素質

高校設備檔案管理人員的素質直接影響設備檔案管理的效果。因此，高校應該提高設備檔案管理人員的專業知識和素養，打造高素質的檔案管理人員隊伍。高校可以為設備檔案管理人員提供學習的機會，定期為設備檔案管理人員開展培訓課程，對設備檔案管理人員進行專業知識和信息化操作的培訓，以促進設備檔案管理人員專業素質和信息化操作水平的提升。此外，高校也要對設備檔案管理人員的考核制度進行完善，把設備檔案信息化管理納入到員工考核中，提升設備檔案管理人員運用信息技術的意識，提高設備檔案管理工作的信息化程度，從而使得設備檔案信息記錄、更新的效率得到提升，滿足高校實驗教學和科學研究的需求[7-8]。

3.3 搭建設備檔案信息平臺

傳統高校的設備檔案管理工作需要大量的工作人員對設備檔案信息進行收集、整理和更新，不僅增加了傳統工作人員的工作量，還降低了工作人員的工作效率。高校可以借勢大數據、云計算、物聯網等信息技術，通過微信、微博等交流平臺搭建設備檔案信息管理平臺，在平臺上進行設備檔案信息的針對性共享，創新設備檔案信息的公享與交流方式，讓使用人員可以在第一時間了解實驗室設備的情況，并根據設備的實際情況安排教學、科研實驗，以提高設備的信息化管理水平，促進設備共享共用和使用效益的提升[9-10]。

4 結語

檔案管理是一項系統工程，必須長期堅持。高水平的檔案管理不僅對學校實驗教學和科學研究有積極的推動作用，還能為學校學科建設與發展提供有效的數據支撐。新時期，高校應緊跟信息化發展大勢，在總結工作經驗的基礎上不斷探索設備檔案管理的新思路、新路徑，創新設備檔案管理工作制度和工作方式，以進一步提高設備檔案管理的現代化管理水平，為學校“雙一流”建設保駕護航。