信息化管理在工程檔案中的應用分析

胡坤

江蘇省城市規(guī)劃設計研究院 江蘇 南京 210036

引言

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，使得信息化技術在各個行業(yè)和領域當中都得到了越來越廣泛的應用，并在其中發(fā)揮出了極為重要的作用和價值。就工程檔案管理工作而言，融入信息化管理，能夠革新工作理念和技術，是我國工程檔案管理工作發(fā)展的重要方向和趨勢。這讓人們深刻明確其重要意義所在，對此有所重視，有力地促進和推動我國工程檔案管理工作整體能力和水平的提升。

1 工程檔案信息化管理的重要意義

隨著國家的發(fā)展和社會的進步，各類工程建設項目逐漸開展，從而對檔案管理工作也提出了越來越高的要求。與此同時，工程檔案管理工作難度明顯增大。通常情況下，工程建設難度較大，建設內(nèi)容相對復雜，并且需要涉及諸多方面，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，如大量的硫酸紙圖紙，曬好的藍圖，成果文本，工程計算書、地質(zhì)勘查報告……紙質(zhì)化的檔案儲藏，已經(jīng)無法滿足時代的需求。將信息化手段應用到工程檔案管理工作當中，可以在很大程度上提升工程檔案管理工作的效率和質(zhì)量，有效地解決傳統(tǒng)工作當中所存在的問題和不足。在實際工作當中，通過計算機信息化技術，對各類數(shù)據(jù)進行處理，能夠使檔案資料處理的效率顯著提升，同時，也可以實現(xiàn)自動化和數(shù)字化的管理。不僅如此，通過信息化手段，可以實現(xiàn)對各類檔案的統(tǒng)一管理，為單位節(jié)約管理成本。工程檔案涉及的內(nèi)容比較廣泛，包含諸多行業(yè)領域，如果采取傳統(tǒng)的工作模式，則很難實現(xiàn)統(tǒng)一的管理。通過信息化技術的支持，可以建立統(tǒng)一的信息管理平臺，其中包含多個不同的子系統(tǒng)，以此實現(xiàn)統(tǒng)一管理。信息化管理能夠有效地提升工程檔案管理的實時性，各項數(shù)據(jù)可以得到及時的更新和處理，方便調(diào)閱，從而在很大程度上避免了由于管理延遲所產(chǎn)生的影響。

如某建設項目從地勘—設計—施工全過程，產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)材料，傳統(tǒng)的模式打印出來的相關成果資料不但多，還占空間，后期調(diào)檔工作還煩瑣，信息化后將其進行數(shù)字化掃描，既可以節(jié)約成本，實現(xiàn)無紙化綠色環(huán)保辦公，又方便日后查閱、調(diào)取，只要按項目檢索，即可查詢到具體項目，即便是設計圖紙也可以直接調(diào)取DWG文件進行白圖打印。

2 工程檔案管理中應用信息化技術的策略

（1）加強宣傳教育，提高信息化管理意識。為了進一步強化信息技術手段在工程檔案管理工作當中的應用力度，有關單位應該加強宣傳教育工作力度，從整體上提高工作人員的信息化管理意識，使之能夠對信息化手段應用的重要意義有一個正確的認識和高度的重視。正因為如此，需要針對信息化手段對于檔案管理工作所起到的積極作用進行深入的分析和研究，以宣講、文件以及培訓等方式加強教育和宣傳。特別是對于信息化檔案管理方面的應用，一定要將形成精品檔案、高質(zhì)量檔案的建設、管理與應用作為工作目標[1]。

（2）增加資金投入，落實信息化建設。資金是保證工程檔案信息化建設的重要支持。無論是信息基礎建設，或者是信息平臺的建設，像最常見的OA系統(tǒng)，都需要有足夠的資金支持。但從目前的情況來看，如果只是憑借財政預算，則很難滿足當前信息化建設的實際需求，進而勢必會對工程檔案的信息化管理造成直接的影響與阻礙。對此，有關單位應該積極拓展資金渠道，通過不同的方式，獲取資金來源，從根本上解決資金不足的問題。政府應該對社會力量加以充分的利用，盡可能地吸引更多的社會資本，用于工程檔案信息化管理的改革工作當中。

（3）完善管理機制。從實際意義上來講，檔案信息化管理工作的順利開展和進行，離不開完善健全的管理機制作為基礎。對于當前管理機制的各類缺陷，相關單位應該對此進行深入的分析和研究，準確地找出存在不足的地方。大力借鑒和學習國外先進的工作經(jīng)驗，對自身進行改善和提升。總的來講，檔案的收集、整理、檢索以及歸檔和借閱等流程管理機制，一定要建立在實際的基礎之上，符合實際需求，同時也要突顯流程特色和功能，將管理機制和內(nèi)容進行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，進而可以使管理機制的作用和價值都能夠得到最大限度的發(fā)揮。

（4）加強人員培養(yǎng)，提升團隊素質(zhì)。從目前的情況來看，檔案管理信息化改革工作逐漸深入，從而對檔案管理工作人員自身的能力和素質(zhì)也提出了更高的要求。作為檔案管理人員，應該注重自身綜合素養(yǎng)的提高，使自身能夠完全滿足信息化手段應用的要求。單位應該對從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德以及信息素養(yǎng)等多個方面進行綜合考察。如果考核不達標，需要對其進行有針對性的培訓，特別是在信息素養(yǎng)方面，一定要保證所有工作人員都具備較高的信息化管理意識，不斷地提升信息技術相關技能，使之能夠熟練的操作和使用軟件[2]。

（5）優(yōu)化信息管理系統(tǒng)。工程檔案管理工作相對復雜，信息形式多種多樣。應用信息化手段建立管理系統(tǒng)，通常會存在系統(tǒng)自身不夠完善的問題，很難滿足檔案管理的實際需求。特別是在信息化改革的初始階段，這一問題比較常見。若要從根本上解決這一問題和不足，專業(yè)技術人員一定要對根據(jù)當前的實際業(yè)務情況，對信息化管理系統(tǒng)進行改進與優(yōu)化，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在實際應用過程當中暴露出來的問題和不足，有針對性地加以改進和修正，進而使工程檔案實際管理能力得到有效的提升。

3 結束語

綜上所述，將信息化技術融入工程檔案管理工作當中，可以打破陳舊的工作模式，解決之前所存在的問題和缺陷，有力地促進和推動工程檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，同時，也是工程檔案管理工作信息化發(fā)展的必然趨勢。人們在實際工作當中，應該不斷地提升自身的綜合素質(zhì)，使工程檔案信息化管理的作用和價值得到最大程度的發(fā)揮。