分析信息化檔案管理歸檔整理分類技術(shù)

左麗娜

摘? 要：信息化檔案是未來檔案建設(shè)的主流趨勢(shì)，故而研究?jī)?nèi)容具有一定現(xiàn)實(shí)意義。在此之上，本文簡(jiǎn)要分析了信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)與注意事項(xiàng)、原則，并通過規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限建設(shè)、合理設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)、充分應(yīng)用信息化電子技術(shù)等策略，以此強(qiáng)化信息化檔案管理歸檔整理分類效果，滿足當(dāng)前信息化檔案管理需求。

關(guān)鍵詞：信息化檔案? 歸檔整理? 分類技術(shù)? 數(shù)字簽名? 分級(jí)管理

中圖分類號(hào)：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）10（b）-0125-03

Abstract： Information archives is the mainstream trend of archives construction in the future， so this paper has certain practical significance to carry out in-depth research on information archives management archiving and sorting technology. On this basis， this paper briefly analyzes the advantages， points for attention and principles of information archives management， and through the strategies of standardizing the business process of archives， strengthening the construction of network authority， rationally designing the information management system， and fully applying the information electronic technology， so as to strengthen the classification effect of information archives management， and meet the current needs of information archives management.

Key Words： Information? file; Archiving and sorting; Classification technology; Digital signature; Grading management

在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，信息化檔案逐漸在檔案事業(yè)中突顯出較強(qiáng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。而針對(duì)信息化檔案管理工作實(shí)施的歸檔整理分類技術(shù)，能夠有效提高信息化檔案管理水平，促使信息化檔案能夠得到良好的安全保障，進(jìn)而增加其利用率，確保信息化檔案中儲(chǔ)存的信息能夠真正發(fā)揮出實(shí)踐作用。

1? 信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)與注意事項(xiàng)

1.1 優(yōu)勢(shì)

1.1.1 提高整理效率

傳統(tǒng)意義上的檔案管理是對(duì)紙質(zhì)版檔案信息進(jìn)行分類歸檔與整理保管，這種方式雖然也具有一定成效，但在檔案數(shù)據(jù)利用與管理歸檔中難度較大，甚至極易受到人為因素干擾而出現(xiàn)整理不到位或編研失誤等問題，進(jìn)而不利于后續(xù)檔案信息的合理化應(yīng)用。同時(shí)，在歸檔過程中往往還需遵照固有流程手續(xù)，最終將降低管理效率。而信息化檔案管理能夠有效借助信息化技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上將其轉(zhuǎn)化為電子文件，便于相關(guān)人員隨時(shí)查找與校正。

1.1.2 開拓利用渠道

信息化檔案管理相比傳統(tǒng)檔案管理模式更加高效準(zhǔn)確。同時(shí)，它還能實(shí)施集中管理、監(jiān)管，在信息化管理人才的協(xié)助下，能夠保證信息化檔案信息擁有更廣泛的利用空間。比如可與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商保持緊密聯(lián)系，以此為檔案信息的利用提供重要安全保障，滿足不同使用者的多元化需求，最大化展現(xiàn)檔案信息的利用價(jià)值。

1.2 注意事項(xiàng)

在信息化檔案管理期間，主要包括歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)。其中以歸檔為主要研究?jī)?nèi)容，對(duì)其注意事項(xiàng)展開討論。由于歸檔是信息化檔案管理的首要步驟，它的操作質(zhì)量將直接影響后續(xù)事項(xiàng)的實(shí)施效果。因此，相關(guān)人員需切實(shí)做好檔案信息化管理歸檔工作。雖然在信息化管理過程中的確能夠?yàn)楣芾碚邷p輕工作負(fù)擔(dān)，但應(yīng)注重效率的有效提升，之所以應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)正是為了滿足新時(shí)代針對(duì)工作效率方面的具體要求，故而在歸檔部分應(yīng)采取有效措施對(duì)其操作流程進(jìn)行精簡(jiǎn)，由此在達(dá)到最佳檔案資源利用率的同時(shí)也能全面提高管理效率，為信息化檔案的建設(shè)與發(fā)展提供重要助力。

2? 信息化檔案管理歸檔整理分類的原則

所謂檔案歸檔是將檔案信息由文本資料整合到檔案中，在此期間應(yīng)保證檔案信息的可靠度與真實(shí)性。而整理分類，是將分散在檔案中的零散信息進(jìn)行集中管理，并按照相關(guān)特征有規(guī)律的實(shí)施類別區(qū)分，便于后續(xù)使用者能夠快速?gòu)闹姓业剿铏n案信息。通常情況下，在信息化檔案管理過程中開展歸檔整理分類等工作時(shí)需要遵循以下原則：

（1）精準(zhǔn)性，在信息化檔案管理工作中需要保證歸檔、整理、分類等各個(gè)環(huán)節(jié)的精準(zhǔn)性，防止出現(xiàn)失誤而造成檔案信息缺乏可信度，尤其是歸檔環(huán)節(jié)。同時(shí)，也應(yīng)對(duì)重要檔案信息進(jìn)行特殊保護(hù)，最終提高檔案管理的精準(zhǔn)度。

（2）規(guī)范性，針對(duì)信息化檔案實(shí)行有效分類時(shí)還應(yīng)注重其規(guī)范性。信息化檔案管理分類需要參照一定類別標(biāo)準(zhǔn)，此時(shí)應(yīng)采用適合的分類方法，以免影響檔案信息的利用率[1]。

（3）嚴(yán)肅性，檔案作為記錄文本資料的載體，從某種意義上而言具有一定的嚴(yán)肅性特征。雖然整個(gè)工作是屬于一項(xiàng)重復(fù)作業(yè)行為，但仍要求工作人員保持較強(qiáng)的嚴(yán)謹(jǐn)性，既不能產(chǎn)生懈怠情緒，又需要在面對(duì)每一“件”檔案時(shí)始終保持端正的態(tài)度。任何檔案信息在某個(gè)領(lǐng)域都是重要的參考依據(jù)，一旦相關(guān)人員無法形成正確的工作理念，很可能引發(fā)嚴(yán)重的后果。對(duì)此，應(yīng)時(shí)刻秉承著“嚴(yán)肅性”管理原則。

3? 信息化檔案管理歸檔整理分類的策略

3.1 規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程

3.1.1 創(chuàng)新方法

針對(duì)信息化檔案管理，對(duì)其實(shí)施歸檔整理分類時(shí)應(yīng)當(dāng)結(jié)合不同檔案類型選擇適合的歸檔方法，這樣可保證后續(xù)整理分類工作的順利開展。通常情況下，信息化檔案系統(tǒng)中所形成的電子檔案信息，一部分是由紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化而成。另一部分則是經(jīng)由管理系統(tǒng)自行生成，對(duì)于這兩種不同形式的電子檔案，在對(duì)其進(jìn)行歸檔處理時(shí)應(yīng)實(shí)施分類歸檔。比如對(duì)于紙質(zhì)版檔案，可直接利用電子掃描或其它方式錄入信息，之后在歸檔時(shí)可采用拷貝手段，以此降低歸檔繁瑣度。至于系統(tǒng)自動(dòng)生成的檔案信息可借助系統(tǒng)端口實(shí)施歸檔，以免重復(fù)打印，引發(fā)資源損耗問題。

3.1.2 明確時(shí)間

在整理信息化檔案時(shí)還需要明確歸檔時(shí)間，并且有秩序的進(jìn)行整理分類。比如針對(duì)高校這種檔案信息變動(dòng)量較大的場(chǎng)所，應(yīng)按照2次/年的歸檔周期對(duì)其進(jìn)行分類處理。其中應(yīng)涵蓋基建檔案與科研檔案等不同類型。以往常在信息化檔案歸檔3個(gè)月后出現(xiàn)“更迭現(xiàn)象”，即新的檔案信息替換舊的檔案信息，而在整改優(yōu)化后可將歸檔時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，這樣可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化歸檔，保障歸檔工作質(zhì)量。所以，在信息化檔案管理過程中，需事先確定好歸檔時(shí)間。

3.1.3 整理內(nèi)容

在對(duì)信息化檔案信息進(jìn)行整理時(shí)，還應(yīng)當(dāng)保證檔案內(nèi)容的完整度。按照相關(guān)信息化檔案管理規(guī)范可知：在對(duì)信息化檔案進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)保證電子文件與元數(shù)據(jù)實(shí)施同步歸檔。相比以往檔案管理流程，由于檔案數(shù)據(jù)規(guī)模過于龐大，故而根本無法實(shí)現(xiàn)檔案背景與相關(guān)記錄的實(shí)時(shí)歸檔。因此，在信息化檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助下，檔案信息能夠得到精準(zhǔn)化歸檔與整理，這也能為檔案分類工作帶來重要助力。

3.1.4 歸檔分類

以高校信息化檔案管理為例，在對(duì)其加以分類時(shí)，應(yīng)對(duì)每個(gè)大類進(jìn)行細(xì)化分類。例如將檔案劃分為黨政干部、行政部門、學(xué)生團(tuán)體、教育科研等多個(gè)類別，之后再將每個(gè)大類細(xì)分為多項(xiàng)小類別，并采用“分類立冊(cè)”的方式將其分別存儲(chǔ)于不同檔案庫(kù)中，便于相關(guān)人員快速找到所需檔案信息。同時(shí)，可參照一類檔案種類、二類檔案種類逐層進(jìn)行查找。據(jù)此，在信息化檔案管理期間，還需對(duì)原有信息查找功能加以強(qiáng)化，包括細(xì)化分為具體年份、關(guān)鍵詞、來源等，以此提高檔案管理水平[2]。

3.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限建設(shè)

3.2.1 內(nèi)容篩選

信息化檔案雖然從查閱或是整理等部分都較為便捷，但為了達(dá)到最佳管理效果，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限建設(shè)，由此保障信息化檔案的安全。其中應(yīng)借助“數(shù)據(jù)過濾”功能，對(duì)歸檔信息進(jìn)行篩選，一方面，可驗(yàn)證數(shù)據(jù)的真實(shí)性有效性。另一方面，能夠及時(shí)消除危險(xiǎn)數(shù)據(jù)，防止其他數(shù)據(jù)受到干擾而遭受泄露風(fēng)險(xiǎn)。目前，為了實(shí)現(xiàn)信息化檔案數(shù)據(jù)篩選服務(wù)，可采用對(duì)應(yīng)的檢測(cè)技術(shù)對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)中涉及到的網(wǎng)站、編程、發(fā)件方等信息加以過濾篩查，并且還能自行阻攔垃圾信息，一能節(jié)省儲(chǔ)存空間;二能全面保障信息安全。因此，在信息化檔管理歸檔整理分類期間需充分應(yīng)用先進(jìn)的檢測(cè)技術(shù)，促使信息化檔案保持安全防護(hù)狀態(tài)。

3.2.2 分級(jí)管理

信息化檔案管理為了增加其安全性可實(shí)行分級(jí)管理模式。比如可應(yīng)用虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合電子檔案中的用戶名與硬件編碼、指紋時(shí)間創(chuàng)新管理方法。同時(shí)，還可搭配端口支持協(xié)議對(duì)電子檔案信息進(jìn)行加密處理，這樣既能實(shí)現(xiàn)信息化檔案信息透明化服務(wù)，又能防止信息化檔案中涉及到的檔案資源出現(xiàn)泄漏丟失現(xiàn)象。另外，還可根據(jù)信息化檔案中分類信息的重要程度選擇適合的驗(yàn)證模式，最大化保障信息安全[3]。

3.2.3 數(shù)字簽名

信息化技術(shù)的進(jìn)步的確為信息化檔案的發(fā)展帶來重要推動(dòng)力，但也為檔案管理工作增加了一定風(fēng)險(xiǎn)。此時(shí)可應(yīng)用數(shù)字簽名的形式開展歸檔整理分類等各項(xiàng)工作，促使信息化檔案在其利用階段得到有效保障。所謂的數(shù)字簽名與原有紙質(zhì)版檔案簽名形式類似。在信息化檔案歸檔環(huán)節(jié)，要求管理者通過簽署姓名的方式驗(yàn)證使用信息化檔案信息的合法性與規(guī)范性。若管理者與實(shí)際工作者并非一人，可實(shí)施“管理職權(quán)轉(zhuǎn)接”，降低信息化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 合理設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)

要想保證信息化檔案管理整理歸檔分類工作取得較大成果，應(yīng)合理設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)。具體方法如下：

（1）需對(duì)信息化管理系統(tǒng)的功能加以完善，包括測(cè)試功能等，能夠自行檢測(cè)系統(tǒng)的安全性與實(shí)用性，這樣可幫助檔案管理者緩解工作壓力。同時(shí)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)還應(yīng)做好整體規(guī)劃工作，并對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行有效規(guī)范。比如在數(shù)據(jù)導(dǎo)入階段，需先行對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類管理。

（2）注重技術(shù)人才培訓(xùn)。例如可研發(fā)新型管理系統(tǒng)，并對(duì)原有系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，這樣才能增加系統(tǒng)的有效性，并在運(yùn)行期間制定健全的管理機(jī)制，由此保證管理人員能夠順利完成信息化檔案管理任務(wù)。

（3）管理者應(yīng)做好信息化系統(tǒng)的維護(hù)工作。比如可安排工作人員定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)的性能進(jìn)行檢測(cè)，若出現(xiàn)運(yùn)行不穩(wěn)定等問題應(yīng)立即加以修復(fù)，以免影響信息化檔案管理整理歸檔分類等工作進(jìn)度。

3.4 充分應(yīng)用信息化電子技術(shù)

若能在信息化檔案的歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)充分應(yīng)用信息化電子技術(shù)將有效提高管理效率，而且還能擴(kuò)大信息化檔案應(yīng)用范圍。所以，管理者在信息化檔案管理工作中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況應(yīng)用高新技術(shù)[4-6]。

以二維碼技術(shù)為例，在整理信息化檔案期間，應(yīng)以“案卷”作為單位對(duì)檔案進(jìn)行有效整理。為了保證檔案整理信息與歸檔內(nèi)容相一致，可對(duì)每個(gè)檔案設(shè)置二維碼，進(jìn)而通過系統(tǒng)掃描可直接知曉檔案詳細(xì)信息，包括卷名、圖號(hào)、文件編號(hào)等。一方面，二維碼技術(shù)的應(yīng)用可增加系統(tǒng)校對(duì)的準(zhǔn)確性。另一方面，能幫助管理者快速掌握檔案詳情，進(jìn)而達(dá)到最佳管理效果[7]。同時(shí)，在歸檔與分類階段，運(yùn)用二維碼技術(shù)還能讓管理者有針對(duì)性的將其進(jìn)行客觀歸類，防止出現(xiàn)與分類標(biāo)準(zhǔn)不相同結(jié)果，最終增加重新分類風(fēng)險(xiǎn)。因此，信息化檔案的推廣能夠?yàn)闄n案歸檔整理分類工作創(chuàng)造有利條件。

4? 結(jié)語

綜上所述，信息化檔案管理工作面臨著歸檔、整理、分類等多重挑戰(zhàn)，故而可從規(guī)范業(yè)務(wù)流程、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限、設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)、應(yīng)用信息化電子技術(shù)等方面著手，確保信息化檔案在后續(xù)資源利用過程中突顯出真正價(jià)值，以此保證信息化檔案能為工作人員減輕負(fù)擔(dān)，在保障儲(chǔ)存安全的同時(shí)，也能擁有良好的發(fā)展前景，最終提高檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)

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