人事檔案管理規范化建設的思考

程遠玉

【摘?要】檔案管理是一項保密性的辦公室管理工作，其工作量大且內容多從系統歸類、裝訂整齊到編目準確等各個環節，加強檔案案管理規范化建設勢在必行。

【關鍵詞】人事檔案管理;規范化建設

人事檔案在干部職工錄用任免、薪酬待遇、評聘考績等日常工作中發揮著重要作用。近幾年在人事檔案核查、利用工作中突顯出因基礎工作不扎實，造成許多重要的材料應歸未歸，已歸檔的材料憑證作用、參考價值降低等問題。為了進一步規范人事檔案管理，有必要圍繞業務流程進行認真探討，并針對重點難點問題分析解決的思路和方法。

一、歸檔材料要完整、規范并及時歸檔

1.歸檔材料要完整人事檔案。材料分為十大類：一是履歷材料;二是自傳材料;三是鑒定、考核、考察材料;四是學歷、專業技術材料;五是政治歷史審查材料;六是黨、團材料;七是獎勵材料;八是處分材料;九是工資、任免等材料;十是其他材料。需歸檔的材料內容是人事活動的產物，是一個動態過程。所以反映一個人的具體事物大多數情況下不是一份材料，而是一系列材料;不能只有結果，要有過程的體現，完整的材料才能客觀、真實地反映事物的全貌。如第四類學歷、專業技術材料中，學歷材料則包括學員登記表、成績表、畢業生登記表、學歷（學位）證書等。專業技術材料則包括申報表、考績材料、聘任審批表、套改和晉升審批表等。歸檔材料還要求手續完備。要求由組織形成的材料要有形成時間和組織蓋章，需本人簽署意見要有本人簽署，留有貼照片的位置需按要求張貼照片。個人撰寫材料要有形成時間及本人簽名。復印件要求來源單位蓋章，經辦人簽名，注明時間。再如第九類工資待遇、任免等材料，錄用材料是個人首次參加工作時間的重要憑證，個人參加工作時間按不同時期、不同渠道分別依據縣級以上勞動人事部門審批時間;鑒訂合同之日;企業辦理錄用手續之日;用工之日作為認定依據，這類材料有規范的呈報審批程序，需手續完備才是有價值的憑證。鑒定內容完整，手續完備的材料才能歸檔，無保存、查考價值的材料不予歸檔。

2.歸檔材料要規范人事檔案。材料保留著真實的歷史痕跡，不規范的材料難以保證其真實性。同類材料在不同時期根據國家規定有規范的辦理審批程序以及制式填報要求，要求字跡清晰，無涂改痕跡。有涂改痕跡的材料不予歸檔，已歸檔的不能作為認定憑證。如姓名要求與戶籍相符，如曾更名或檔案中姓名記載不一致需提供戶籍管理部門證明材料。出生時間一律按公歷填報（早期形成的材料中注明是農歷的，可以換算為公歷），有涂改或記載不一致的情況發生，要求提供戶籍管理部門的戶籍檔案或底冊復印件，加蓋戶籍管理專用章，注明取得時間，作為證明材料反映當事人的真實情況，國家政策對出生時間的審定有明確的規定。

3.材料歸檔要及時。要建立健全人事檔案管理溝通協調機制，落實檔案管理人員職責。單位負責文件收發、勞資人事、黨群管理工作的人員根據工作進展情況把需要歸入個人檔案的材料及時移交給檔案管理人員。檔案管理人員要掌握人事檔案形成的規律，主動加強聯系、溝通，注重日常人事檔案材料的收集，及時將檔案材料移交給人事檔案管理部門歸入檔案，移交過程中要形成移交清冊。檔案材料的遺失，多因歸檔不及時造成，時過境遷人員交替，職責不明，帶來工作上的諸多不便，暴露出日常管理工作的缺失。

二、檔案材料整理要分類明確、裝訂整齊、編目準確

1.分類要明確。材料按類別明確分類，第十類其他材料是指不能明確歸入前面九大類的，有憑證、查考價值的材料。其中第四類學歷、專業技術材料按學歷、技術培訓、評聘材料、論文分為四個小類;第九類工資待遇、任免等材料按工資待遇和錄用、任免材料分為兩個小類。重復件要剔除，裝入散料袋。空出的類別用空白頁補充。按形成時間先后或重要程度排序，如第五類政審材料按“批復（決定）-結論-本人對結論的意見-調查報告-證明材料”等順序排列。每大類材料首頁右上角張貼分類紙以便于區分，每份材料首頁右上角用鉛筆編號，標明頁碼。

2.裝訂要整齊。拆除訂書針、大頭針、回形針等易生銹的裝訂物，按A4紙張大小為規范統一整理，襯紙一律用復印紙。破損的材料要襯紙修補;紙張小的要貼邊;紙張大的，如大出部分有信息可折疊，無信息可剪裁。用加了防蟲劑、防潮劑的漿糊裱糊，待干燥后，統一用打孔機打孔，整齊裝訂成冊。

3.編制目錄要完整。準確以一份材料為單位，分別填寫類別、材料序號、材料名稱、形成時間和頁碼。材料名稱過長可適當簡化，沒名稱可自擬名稱，要求語言規范、用詞準確。材料形成時間以最后落款標明時間為準。形成的目錄要檢查核對，做到準確無誤，應保留電子版。要求目錄與檔案內容一致，電子版目錄與紙質版目錄一致，便于保證人事檔案的安全性，及檔案查閱、利用、移交等后續工作的開展。

三、檔案材料的利用要制度化

1.制定嚴格的檔案管理制度。各單位需制定嚴格的管理制度，確保人事檔案材料在利用過程中的安全。借閱時要根據實際情況制定審批程序、批準權限、借閱范圍和注意事項等，要有記錄。不得出現涂改、抽取、撤換、毀損等影響檔案材料安全的行為。一般情況不能外借，特殊情況需外借要限期歸還，不得擅自轉借他人。因工作原因需取證，履行過審批手續后由管理人員拍照或復印。嚴禁查閱本人和直系親屬的檔案;嚴禁將易燃易爆危險品帶入檔案室;嚴格遵守檔案法和保密制度。

2.提升檔案管理水平。現階段人事檔案在干部人事管理工作中的重要作用日漸突出，人員進退流轉的審批程序已從過去由人社部門統一把關，轉換為各級人事主管部門負責審核評定，這就對人事檔案管理工作有了更高的要求。建立健全人事檔案管理工作制度，不斷完善管理體系，把工作職責切實落到實處。工作人員應通過實踐和學習不斷提升業務素質和能力，注重總結和積累，在日積月累做好基礎工作的同時逐漸向檔案信息處理復合性人才過渡，為人事管理工作奠定扎實的基礎。

參考文獻：

[1]張曉斌.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務，2016（6）：132.

[2]盧秋蓉.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務，2017（8）：163

（作者單位：山東省單縣疾病預防控制中心）