信息化背景下事業單位檔案管理科學化的有效策略

趙媛媛

【摘?要】隨著我國計算機技術和互聯網的技術不斷進步，大數據時代已經來臨，各行各業都開始重視信息化技術的應用。事業單位檔案管理也應當加緊信息化和科學化的轉變，結合單位自身情況，加強信息化管理制度的構建，對管理方法進行革新和優化，提高檔案管理水平，保證檔案管理的質量和效率，提升檔案管理的科學化水平，為事業單位的發展提供堅實的基礎。本文就事業單位檔案管理中存在的問題進行研究，提出科學化的改進策略，以供相關人員進行借鑒和參考。

【關鍵詞】信息化;事業單位;檔案管理;科學化

一、信息化背景下事業單位提高檔案管理科學化的意義

信息化背景下加強事業單位檔案管理的科學化可以有效提高檔案管理的利用率，方便單位領導更好的進行決策，提高檔案單位管理人員的工作效率和質量，保證事業單位更加穩定高效的發展。事業單位結合內部實際情況進行信息化檔案管理方案的制定，將傳統的紙質檔案變為數字化檔案，改變傳統的手動搜索模式，可以有效解決傳統檔案管理模式數量較大、保管條件較差、查找利用率低、工作人員工作量大等問題，為事業單位的發展起到更好的提供數據支持和借鑒參考等重要作用。

二、事業單位檔案管理科學化存在的問題

（一）缺乏對檔案管理制度的重視

許多事業單位缺乏系統化的檔案管理制度和體系，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，在檔案管理工作上投入的精力較少，檔案管理工作在執行過程中缺乏深度和廣度，監管部門沒有起到應有的作用，對檔案不能進行及時的歸檔，檔案管理工作缺乏完善的考核機制，工作人員缺乏工作積極性。

（二）檔案管理水平落后

隨著信息化技術的發展，檔案管理工作的技術日趨完善，但是許多事業單位缺乏對檔案管理工作的總是，缺乏對檔案管理部門資金的投入，不能及時對設備和技術進行更新，檔案管理工作所需的儀器和電子設備無法滿足信息化管理的需求[1]。許多事業單位雖然引進了設備，但是工作人員對設備的利用率較低，檔案管理工作仍停留在保管模式階段，缺乏明確的管理目標和科學有效的檔案管理手段。

（三）檔案管理人員水平落后

當前許多事業單位檔案管理人員業務水平落后，甚至沒有專門事業檔案管理專員，相關人員缺乏對檔案管理工作的精力投入，但是單位檔案管理水平低下，檔案管理缺乏系統性和完整性，存在交接不當引發的檔案丟失現象，嚴重影響了檔案的使用率。許多管理人員沒有接受專業的系統化的檔案管理培訓，缺乏對管理業務的熟悉，無法完成對檔案科學化的管理。

三、信息化背景下事業單位檔案管理科學化的策略

（一）加強制度的完善和落實

單位應當將檔案管理人員工作納入考核，進行明確的獎懲制度，對檔案管理工作較好的單位和工作人員進行表揚，對較差的進行懲罰。制定嚴格的檔案管理制度對實際的工作過程進行規范，提高相關部門的執行力度，監督事業單位檔案管理的規范化程度，對檔案進行及時的整理，保證檔案的按期歸檔，加強單位領導對檔案管理工作的重視，實現信息化背景下檔案管理工作的科學化。

（二）加大檔案管理工作的投入

信息化背景下要想加強事業單位檔案管理的科學化，需要加大對檔案管理基礎設施和軟硬件設備的資金投入，建立專門的檔案管理機構和檔案存儲空間，引進先進的檔案管理設備，實現對檔案的信息化管理。管理人員要及時對檔案進行分類和保存，對檔案的借出和查閱狀態進行記錄，實現檔案管理的方便快捷，增加檔案管理的完整性和科學性。

（三）加強對檔案管理人員的培訓

事業單位應當加強對檔案管理人員專業素質的培訓，保證檔案管理水平的提升，樹立檔案管理工作的正確認識，掌握必備的專業技能，對信息化檔案管理的流程進行熟練把控，完善內部分工和具體工作機制，提高檔案管理工作的效率，使工作人員的職業技能滿足信息化背景下對檔案管理的需求[2]。

（四）大力推進檔案管理數字化進程

事業單位加快啟動檔案管理的數字化工程，對單位內存在的大量紙質檔案進行數字化加工，對相關影響數據資料進行存儲，對檔案托管人員的檔案原始信息進行記錄。檔案管理人員將檔案進行掃描上傳，將信息納入系統，實現檔案的信息化數字化管理。檔案管理人員要將檔案進行分類整理，方便單位或者個人進行電子檔案的查閱。

（五）完善事業單位檔案管理的技術手段

事業單位需要建立起完整的檔案管理信息化數據庫，保證事業單位的內部部門和檔案管理進行有效連接，保證對檔案資料數據庫的完全控制和管理。對檔案資料的檢索手段進行完善，提高檔案資料檢索的快捷性和有效性。保證檔案管理的安全性管理，對檔案資料數據庫的建立、保存和使用等方面進行處理，減少資料遺失和泄露的發生概率。

四、結語

隨著信息化時代的來臨，事業單位要加強對檔案管理的重視，通過加強檔案管理制度，對管理人員進行培訓，加快檔案管理信息化進程，提高檔案安全性管理，完善檔案管理工作的科學性，為事業單位的長足發展打好基礎。

參考文獻：

[1]陳興龍. 關于信息化背景下事業單位檔案管理科學化的思考[J]. 才智，2018（23）：223-223.

[2]云庭. 信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考[J]. 卷宗，2019，009（006）：116.

（作者單位：圍場滿族蒙古族自治縣民族宗教事務局）