高校檔案信息化建設探究

王艷云 馬小春

摘? 要：隨著信息技術的高速發展，各高校借助互聯網技術信息化手段實現高校檔案信息化建設，有效提高檔案使用效率，為高校教學、辦公、基建、人資、科研等工作提供高效、高速、高質量的信息化服務。山東華宇工學院開始從傳統的檔案管理發展為基于管理服務的檔案信息化階段。文章通過檔案管理平臺系統的設計與建設進行分析，最終實現傳統檔案管理同現代化技術有機結合，達到檔案高度共享，使檔案建設的目的（便于社會各方面利用）得到充分發揮。

關鍵詞：高校檔案;檔案信息化;檔案管理

中圖分類號：G270.7;G647? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）17-0111-03

Abstract：With the rapid development of information technology，with the help of internet technology and information technology to achieve the construction of university archives information，effectively improve the use efficiency of archives，and provide efficient，high-speed and high-quality information services for teaching，office，infrastructure，human resources，scientific research and other work in colleges and universities. Shandong Huayu University of Technology began to develop from the traditional archives management to the archives informatization stage based on management service. This paper analyzes the design and construction of archives management platform system. Finally，the traditional file management and modern technology are organically combined to achieve the purpose of high sharing of archives and convenient use of all aspects of society.

Keywords：university archives;archives informatization;archives management

0? 引? 言

新修訂的《中華人民共和國檔案法》中提出推動信息化建設，有利于開辟檔案管理現代化新路徑。信息化優勢在高校檔案管理中凸顯，檔案信息化建設是檔案工作發展的必然趨勢，是提升高校綜合水平的重要途徑之一，山東華宇工學院以“全員動員、以評促建、創新發展”為工作目標，加強檔案信息化建設，通過構建檔案管理平臺及統計數據挖掘分析，提升檔案管理水平，為校領導的科學化決策提供強有力的支持。

1? 檔案信息化平臺建設意義

1.1? 提升高校檔案管理水平

通過檔案信息化提高我校整體的檔案資料管理水平，由原始的手工作業和保存大量的紙質文件改變為集中的計算機管理。由原來的從電腦端查檔案分類信息到密集架中抽取所需檔案閱覽，發展至電腦端全程操作完成檔案借閱，使信息資源在全校范圍內得以利用，并通過全院檔案信息化的建設，將分布在各部門檔案信息資源加以整合利用挖掘，最大限度的發揮檔案信息資源的價值。

1.2? 延長檔案保存期限

傳統紙質介質檔案保存期限一般分為：10年、30年、永久，但由于受環境、濕度等諸多因素的影響，隨著時間的變化，紙質檔案會出現不同程度的損毀，檔案信息化技術有效提高檔案存儲穩定性，只要有硬盤或光盤即可存儲大量檔案信息，受外界因素影響程度較低，延長其保存期限可達百年以上。

1.3? 服務高校便于資源共享

傳統紙質檔案一般只有一份或幾份，數量較少，并且只可在同一地點借閱，由于檔案數量龐大，在查找檔案時難免會出現找不到檔案或相關信息，浪費了大量的人力物力。檔案工作的根本目的是便于社會各方面利用，這一方面紙質檔案難以體現，而電子檔案能夠做到遠距離傳輸分享，無論是我校畢業生還是教職員工，在任何角落的使用者經過授權都可以訪問自己所需的檔案資料，一致受到查閱人的好評。

1.4? 加強安全保障

檔案的安全保護是檔案管理工作的重要基礎。檔案管理系統在安全保護方面的設計也是工作的重中之重，要求要對館藏檔案數據信息即時維護、升級，系統通過軟硬兼施的手段采用了三層安全防護設計，第一層采用數據加密的方式保證隱秘性;第二層采用權限控制方式控制數據輸出;第三層采用水印技術與遮擋打印技術保證利用安全;從而保證數據庫安全，長期保存不受損害。

2? 山東華宇工學院高校檔案管理平臺框架設計

如圖1所示，系統框架具體包括支撐層、業務層、應用層。

結合學院檔案管理現狀，山東華宇工學院已初步構建完成檔案管理平臺的設計，目前滿足常規使用并在進一步完善中。檔案管理平臺系統設計其核心功能是“主動管理”，打破傳統的“輔助管理”思維，利用基于狀態驅動的智慧管理技術，讓系統從輔助管理工具成為主動管理的管理者。基于軟件功能、安全保障、系統運行模式等需求，結合網絡環境、軟硬件環境因素，經過認真研究分析，確定采用分層架構模式進行設計與開發。

系統集主動管理、智能收檔、智慧檢索、高效統計技術于一身，對檔案信息嚴收細管，對知識信息精挑百煉。該系統能夠實現：（1）解決傳統紙質檔案管理的要求。利于日常分類、整理、查借閱;（2）解決傳統檔案管理和信息化過渡時期的檔案管理需求。山東華宇工學院前期主要通過館藏的形式保存檔案，已利用檔案數字化技術全部轉化后形成電子文件上傳檔案管理平臺;（3）解決信息化發展的檔案管理需求。政策法規通知發布、檔案工作在線預審、多級審批等自動化管理功能。

山東華宇工學院檔案管理平臺主界面如圖2所示。

3? 檔案信息化平臺核心功能模塊

山東華宇工學院檔案管理系統是一個全新架構的系統，與傳統檔案管理相比，從原來的工作重復繁雜、枯燥乏味、易于出錯狀況，做到了從輔助管理到主動管理的蛻變。

3.1? 智能收檔

電子文件是無紙化發展過程中所產生的最為重要的檔案資料，具有種類多、產生快、傳遞快、數量大的特點，如何快速有效地將電子文件歸檔則十分重要。智慧檔案系統采用電子簽章、數字簽名、關鍵詞提取、主題提取以及自動分類等技術，實現對電子文件的自動歸檔，讓電子文件的歸檔工作變得更加便捷、有效。智能收檔以綜合檔案管理平臺為基礎，遵循傳統案卷整理和電子歸檔雙軌制檔案整理原則，系統即提供對檔案案卷、卷內文件整理功能，又支持批量加入已有卷和新卷、批量修改，并自動生成檔號。

學院各二級學院及行政處室均設有兼職檔案員，未實現檔案信息化前，每年學院集中收集上一年度檔案，收集工作中會出現為減少工作量，少交或不交日常工作中形成的檔案，導致收集的各部門檔案質量、數量層次不齊。實現檔案信息化后，工作人員積極主動去完成檔案工作，不僅是為了完成崗位工作，更是為了方便以后日常工作中的檔案利用，為實現檔案資源共享奠定良好基礎。

3.2? 查閱利用

查閱利用包含檔案查詢、借閱信息、檔案查詢日志、借閱管理四部分。

檔案查詢是系統最常用功能，使大家在龐雜的信息集合庫中，根據查詢者需求在限定時間、條件下快速找到需求信息的一種方法。由于學院檔案案卷、文件內容繁多，數量龐大，查詢平臺可提供采用瀏覽器/服務器（B/S）結構，以支持遠程網絡檢索。查詢檢索功能在全文檢索、全庫檢索的基礎上提供跨檔案庫查詢、高級條件組合檢索、模糊檢索以及在查詢結果二次檢索、檢索條件項的定制、分類檢索等功能。根據大家的不同需求，使得大家能夠通過文字查找到檔案目錄與原文。

借閱信息、檔案查詢日志、借閱管理三部分，分別可以顯示出高校檔案室借閱規律，記錄查閱者查詢方式、時間等信息，有查詢有記錄;并能及時提醒檔案管理員按時收回檔案。細致的功能設計，為后期工作提供數據支撐。

3.3? 綜合管理

綜合管理框架內包含個人設置、大事記、鑒定銷毀、通知公告/常用下載五個模塊。

個人設置模塊考慮到教職工需求，模塊內可以查看個人登錄歷史、修改密碼，由于高校各部門檔案員一般都為兼職，人員調整、流動性較大，添加設置修改個人信息功能，人員有調整及時修改，綜合檔案室實時掌握人員流動情況，以便后續進行業務指導服務。

大事記單獨建立模塊，作為編研成果可以根據年份、內容方便查找利用，大事記是三次文獻開發的一種表現形式，單獨設置模塊可以清晰展現主要信息，幫助學校掌握發展規律、為策略決定提供科學依據。

鑒定銷毀模塊，這項工作一般都是高校檔案工作中的難點。系統可提供按照檔案存檔年限分類、分件、分卷銷毀并建立銷毀清冊，有過程、有記錄依據可查，及時清查銷毀能夠促進檔案管理工作健康發展。

通知公告/常用下載模塊，對特定群體發布檔案工作相關通知、文件，動態傳遞信息，確保了通知公告的有效性、安全性，系統內不僅可以上傳外部數據也提供文件起草、管理功能，不用同時再打開辦公自動化軟件編輯，系統提供將檔案工作常用表格、標準、規范等文件下載服務，根據特定群體需求自行下載使用，避免了四處查找、翻閱浪費時間。

3.4? 高效統計

學院檔案管理系統可提供靈活的統計方式和統計報表樣式，通過選擇需要統計的范圍，如按年統計、移交統計、銷毀統計等，實現統計分析及結果輸出，支持報表打印和數據導出。原始的靠手工統計，存在錯誤計算、漏算等現象，浪費人力、物力、財力基礎上，造成檔案統計工作帶來負面影響。通過這種對各門類檔案客觀科學地進行數量統計以及查詢利用目的的統計，從數據中找出區別與聯系，可幫助檔案統計的宏觀預測，方便后續分析利用，為高校決策提供數據支撐。

4? 結? 論

山東華宇工學院檔案管理系統自2019年上半年使用以來，在日常檔案管理中發揮了舉足輕重的作用，檔案管理工作由原來的被動服務演變為現在的主動服務，服務質量、效率明顯提高，顯著提高學院檔案管理水平。

檔案信息化系統是在檔案管理標準化、規范化、科學化、信息化、統一化的需求下而產生的，在“互聯網+”信息化的大背景下，利用高新信息技術，使高校檔案管理運行維護方面向平臺化、網絡化、專業化方向發展，運用“互聯網+檔案信息化管理”模式，不斷升級、完善傳統檔案管理模式，信息化的廣泛應用也推動了高校智慧校園建設的步伐，也是高校實現智慧校園不可或缺的一部分。為更好地推進檔案信息化管理工作，各高校更要建立系統完善的檔案信息化管理制度，與此同時做好檔案數據庫建設和基礎設施建設工作。如何發揮好檔案應有作用，為高校領導決策服務，為高校創造更多的社會效益與經濟效益，值得我們進一步深入研究。

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作者簡介：王艷云（1979—），女，漢族，山東德州人，講師，本科，研究方向：檔案管理及大學生就業指導與服務;馬小春（1984—），女，漢族，山東德州人，館員，本科，研究方向：檔案管理。