建筑企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)研究

(中國十七冶集團(tuán)有限公司 安徽 馬鞍山 243000)

一、引言

人力資源信息系統(tǒng)為企業(yè)的現(xiàn)代化管理提供了有力保障，通過將員工信息電子化、數(shù)據(jù)化錄入系統(tǒng)，可以借助信息系統(tǒng)進(jìn)行立體的、多重的條件檢索，各部分信息根據(jù)需求進(jìn)行有機(jī)組合，方便管理人員快捷地獲得所需要的信息，節(jié)省了大量的人力。還可以借助人力資源信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)的互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少重復(fù)勞動(dòng)，達(dá)到企業(yè)內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)模塊有機(jī)聯(lián)動(dòng)的效果，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

(一)用戶需求不明確，溝通不暢。對(duì)于很多公司來說，公司人力部門的業(yè)務(wù)和信息系統(tǒng)并不完全匹配，導(dǎo)致對(duì)新系統(tǒng)的需求不夠明確，特別是在人力資源信息系統(tǒng)中新上線的業(yè)務(wù)，如何有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)線上業(yè)務(wù)和線下業(yè)務(wù)的統(tǒng)一，缺少必要的經(jīng)驗(yàn)，如果處理不當(dāng)可能會(huì)出現(xiàn)“朝令夕改”的情況，增加工作量和成本。公司人力資源業(yè)務(wù)人員對(duì)建設(shè)系統(tǒng)所使用的技術(shù)不夠了解，會(huì)提出一些不合理的需求，實(shí)際產(chǎn)品出來后和預(yù)想的不一樣，導(dǎo)致基層業(yè)務(wù)人員意見較大，使用體驗(yàn)不佳。信息系統(tǒng)軟件開發(fā)公司的實(shí)施人員對(duì)客戶的人力資源業(yè)務(wù)不了解，無法根據(jù)需求給出合理化建議，導(dǎo)致客戶業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)功能不匹配，做出來的產(chǎn)品客戶滿意度較低。

(二)基礎(chǔ)架構(gòu)不合理，導(dǎo)致后期返工。人力資源信息系統(tǒng)需要集成人力資源相關(guān)的業(yè)務(wù)，從員工入職到薪酬管理，再到績(jī)效考核，每一個(gè)模塊都是相互關(guān)聯(lián)的。如果前期準(zhǔn)備工作不夠充分，沒有很好地建立模塊間的邏輯關(guān)系，就很難實(shí)現(xiàn)有機(jī)的聯(lián)動(dòng)，導(dǎo)致后期需要對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行較大的調(diào)整或重新維護(hù)部分信息。因此，如何將各個(gè)模塊有機(jī)的整合起來，在系統(tǒng)建設(shè)初期就需要考慮。

(三)線下和線上業(yè)務(wù)流程不匹配。現(xiàn)階段，信息系統(tǒng)處理信息需要按照一定的邏輯規(guī)律，無法做到靈活多變，因此需要將信息按照一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，這樣才能夠保證運(yùn)用信息系統(tǒng)對(duì)信息加工和輸出的準(zhǔn)確性。線下業(yè)務(wù)相對(duì)靈活，由于歷史原因，一部分業(yè)務(wù)在實(shí)際辦理時(shí)并不規(guī)范，而信息系統(tǒng)是按照標(biāo)準(zhǔn)流程設(shè)立的，系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程和線下業(yè)務(wù)流程并不完全一致，因此需要重新梳理業(yè)務(wù)流程，既需要對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行必要的改造，也需要對(duì)本單位的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和整合，同時(shí)需要業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)變觀念，借助信息系統(tǒng)建設(shè)的契機(jī)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程。

(四)人才隊(duì)伍不能滿足需要。人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)是基于當(dāng)前的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)的功能越多，信息系統(tǒng)不可避免變的復(fù)雜，致使系統(tǒng)操作人員的學(xué)習(xí)難度和成本提高，因此需要高素質(zhì)的管理人員。作為具有較長(zhǎng)歷史的建筑行業(yè)的國企，年齡、學(xué)歷跨度大等因素導(dǎo)致員工對(duì)新事物的接受程度及學(xué)習(xí)能力差距較大，加之一些人員的思想觀念沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變，對(duì)新系統(tǒng)接受程度有待進(jìn)一步提高。人力資源部門作為輔助部門，人才隊(duì)伍建設(shè)重視程度不夠，相對(duì)于其他部門的精兵強(qiáng)將，存在一些無法勝任其他工作的人員被分流到人力資源部門的情況。從長(zhǎng)期發(fā)展來看，人力資源部門晉升通道較窄，對(duì)人才的吸引力較弱；從整個(gè)人力資源隊(duì)伍來看，基礎(chǔ)較差，發(fā)展較慢，高素質(zhì)人才較少，這些因素都會(huì)影響信息系統(tǒng)的建設(shè)。

三、人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的對(duì)策

(一)明確需求。在人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)前期，應(yīng)從整體上做好信息系統(tǒng)建設(shè)的戰(zhàn)略規(guī)劃。首先進(jìn)行充分的需求調(diào)研，通過調(diào)研近期采用該版本人力資源信息系統(tǒng)的企業(yè)，總結(jié)這些企業(yè)在人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。針對(duì)當(dāng)前還在使用中的人力資源信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)及不足，明確本次系統(tǒng)建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)的功能，特別確定是系統(tǒng)整體架構(gòu)以及比較重要的基礎(chǔ)信息，需要根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)、開展的業(yè)務(wù)及發(fā)展預(yù)期等具體情況來確定。如建筑企業(yè)一般以項(xiàng)目部為基層管理單位，項(xiàng)目部數(shù)量比較多且具有臨時(shí)性質(zhì)，一旦工程結(jié)束，該項(xiàng)目部在人力資源信息系統(tǒng)中便進(jìn)入“休眠”狀態(tài)，信息系統(tǒng)中相對(duì)“活躍”的項(xiàng)目部數(shù)量增長(zhǎng)較慢。因此，建筑企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)必須依據(jù)自身特點(diǎn)來進(jìn)行需求分析。系統(tǒng)建設(shè)立足于目前的需求，同時(shí)考慮系統(tǒng)生命周期內(nèi)的后續(xù)的潛在需求，避免出現(xiàn)信息系統(tǒng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需要的情況。

(二)加強(qiáng)溝通交流。溝通既包括人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)單位內(nèi)部的溝通，也包括建設(shè)單位和系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施方的溝通。通過召開調(diào)研會(huì)，調(diào)研有豐富經(jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)人員，發(fā)放調(diào)查問卷、線下座談會(huì)等方式，充分聽取意見、建議，做好前期準(zhǔn)備工作。由于系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施方對(duì)建設(shè)單位人力資源管理業(yè)務(wù)并不了解，如何使信息系統(tǒng)更好地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的功能，需要雙方進(jìn)行必要的交流，可參考人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)案例，在溝通中進(jìn)一步明確需求。在信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高人力資源業(yè)務(wù)人員的參與度，及時(shí)征求業(yè)務(wù)人員對(duì)新信息系統(tǒng)的建議和意見，了解訴求，進(jìn)行有針對(duì)的優(yōu)化，對(duì)疑問及時(shí)解答，提高信息系統(tǒng)的易用性。建立信息系統(tǒng)建設(shè)工作小組，明確職責(zé)，對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)方案及重要的功能節(jié)點(diǎn)首先進(jìn)行內(nèi)部討論，達(dá)成一致意見后雙方再進(jìn)行溝通，論證可行性和實(shí)現(xiàn)方法，避免由于考慮不全面導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)出現(xiàn)漏洞或者功能不全，影響信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度。

(三)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，做好長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。建設(shè)人力資源信息系統(tǒng)需要投入大量的資金和人力，人力資源信息系統(tǒng)既要適用現(xiàn)在的工作，又要滿足企業(yè)遠(yuǎn)期的發(fā)展需要，這就要求涉及到信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程具有相對(duì)穩(wěn)定性。每一次線下業(yè)務(wù)流程的調(diào)整都有可能需要信息系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，如果調(diào)整過于頻繁，不僅會(huì)額外增加系統(tǒng)建設(shè)維護(hù)成本，還可能導(dǎo)致部分工作無法正常開展，影響企業(yè)運(yùn)行效率。因此，建設(shè)信息系統(tǒng)時(shí)應(yīng)對(duì)企業(yè)的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行分析，預(yù)測(cè)人力資源信息系統(tǒng)生命周期內(nèi)的企業(yè)發(fā)展軌跡，明確人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。充分考慮到企業(yè)的各種情況，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行提前整合優(yōu)化，預(yù)留好調(diào)整的空間。既要求人力資源信息系統(tǒng)適用人力資源的具體業(yè)務(wù)，又要結(jié)合新系統(tǒng)更新傳統(tǒng)業(yè)務(wù)理念，改良傳統(tǒng)的工作方式，提高工作效率。

(四)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才在人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)營中起著至關(guān)重要的作用，因此需要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，提高業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心。對(duì)人力資源信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)不熟悉的人員進(jìn)行集中培訓(xùn)和實(shí)操訓(xùn)練，通過建立科學(xué)合理的考核機(jī)制，提高業(yè)務(wù)人員的信息系統(tǒng)應(yīng)用能力，并補(bǔ)充招聘一批高素質(zhì)人才，建設(shè)一支結(jié)構(gòu)合理、綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人力資源信息系統(tǒng)管理隊(duì)伍。高素質(zhì)人才可以為人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)提供有力保障，推進(jìn)信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度，提高信息系統(tǒng)建設(shè)的完備性和易用性，保證系統(tǒng)的高效率運(yùn)行，節(jié)約企業(yè)成本。人力資源管理的理念、方式方法在不斷地更新，因此人力資源業(yè)務(wù)人員需要更新管理觀念，適應(yīng)新的業(yè)務(wù)辦理形式，推動(dòng)業(yè)務(wù)辦理的無紙化。

四、結(jié)語

企業(yè)的信息化是一個(gè)持續(xù)不斷地進(jìn)程，人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)也不是一蹴而就的。信息系統(tǒng)的建設(shè)成果是多種因素共同作用的結(jié)果，建設(shè)信息系統(tǒng)既要重視系統(tǒng)搭建的過程，又要重視信息系統(tǒng)的日常使用，只有在使用中才能發(fā)現(xiàn)問題，促進(jìn)信息系統(tǒng)的完善。