內部控制在材料管理中的應用
——以A環境保護研究所為例

□王 巍，關 合

（1.北京勞動保障職業學院 北京 100000；2.輕工業環境保護研究所 北京 100089）

科研經費是公益性科研事業單位經費的重要組成部分，科研經費中材料費的投入占比大且逐年增加。以A 環境保護研究所為例，近3 年科研經費中的材料費平均為1 000 萬元左右?？蒲薪涃M中的材料費主要為實驗中的低值易耗品支出，因此實驗材料低值易耗品管理不僅關系到科研活動的質量，還關系到預算能否嚴格執行和資金是否合理有效使用。隨著公益性科研事業單位經費管理改革，如何對實驗材料中的低值易耗品進行科學管理，充分發揮科研經費的使用效益，成為公益性科研事業單位財務管理工作的重要內容之一[1]。

1 A 環境保護研究所低值易耗品內部控制建設的目標

內部控制目標是要求內部控制完成的任務或達到的標準，用來促進企業組織有效運營，以確保各部門均能發揮應有的功能。作為科研單位，A 環境保護研究所的主要活動是科研，即開發新產品、新材料和新技術?？蒲袉挝坏哪康牟皇怯菍⒇斄Α⑷肆?、物力合法合規地用在相應的科研項目中，因此A環境保護研究所低值易耗品內部控制建設要實現的目標有以下幾點[2]。

1.1 材料安全和使用有效

從內部控制角度來看，低值易耗品的記錄要準確。通過設置管理流程，保證低值易耗品如數入庫，監督低值易耗品的領用過程，確保實物流轉清晰，實現低值易耗品賬實相符、相關信息均有記錄。構建低值易耗品管理系統與財務聯動機制，完善經費指標，實現低值易耗品入庫與財務結算勾稽、確認。低值易耗品的內部管理流程主要集中在實物管理上，建立完善的低值易耗品出、入庫管理流程，避免單純的一進一出式記錄，確保3 人經手低值易耗品入庫，減少挪用等現象。保障低值易耗品在庫以及實際數量，監測低值易耗品的使用率，將使用率與科研活動的進程匹配，提高低值易耗品的安全性[3-4]。

1.2 低值易耗品財務信息真實完整

從內部控制的角度來看，低值易耗品的財務信息要真實、完整，做到預算內執行，賬實相符。一是預算編制要科學合理，能夠滿足科研項目的需求。二是真實支出低值易耗品費用，不虛報、不漏報，使低值易耗品的實物流、資金流和價值流相匹配，確保賬實相符，材料庫中的低值易耗品數據與系統中的數據實時核對并無誤。三是區分市場競爭項目和財政資金項目。財政資金項目每年要獨立核算，財政資金項目購買的低值易耗品要做到專料專用，避免低值易耗品在不同的項目之間混用。對于不同的低值易耗品運用于哪個科研項目，都應在低值易耗品管理系統中及時反映，確保實時監控低值易耗品的流向[5-6]。

1.3 有效防范舞弊和腐敗

低值易耗品采購、驗收入庫、領用出庫都應符合規定，避免出現與供應商勾結、拿回扣等違規行為，防范舞弊和腐敗行為，因為這些行為會導致科研成果出現損失，也會降低科研效率，造成很大的財務風險。低值易耗品的數量和金額都是由項目評審專家判斷后得出的，主觀傾向較大，因此要嚴格規范項目的評審過程，制定完善的流程，保證低值易耗品數量和金額的科學性及規范性。低值易耗品的采購和發放應該有嚴格的上報流程，并進行現場盤點清算和監督，對低值易耗品的使用采取嚴格的管控措施[7]。

1.4 提高科研服務的效率和效果

監督管理的同時，要提高效率和效果，避免科研人員因煩瑣的預算申報、財務報銷等工作影響科研活動，減少因低值易耗品問題出現不必要的麻煩。在低值易耗品管理系統中，可以根據系統中的歷史數據預測低值易耗品的數量，以便上報預算的時候參考。可以在系統中設置平均值作為參考，為科研人員提供更多便利，讓科研人員將更多精力集中在科研事業上，提高科研效率，更好地保障科研效果。

2 A 環境保護研究所低值易耗品管理的重大風險

2.1 低值易耗品入庫數量和預算指標不一致風險

低值易耗品的采購量都是事先確定的，但是多數低值易耗品需要分批采購，以保證低值易耗品的質量，降低保管成本。在這種采購方式下，每次采購低值易耗品的數量和質量都有所不同，入庫時并沒有對單次采購量與預定數進行對比，沒有形成閉環管理。

2.2 低值易耗品實物管理在財務管理中存在數據不對接風險

目前，A 環境保護研究所低值易耗品控制只進行到第一階段，即實物控制，并沒有將實物控制與財務系統相連接，財務與實物相脫節。

在實際工作中，低值易耗品可能一次采購，也可能分批采購，通常情況下分批出庫。入庫和出庫過程應該在低值易耗品管理系統中按照實際情況如實反映，但是目前在會計記錄中仍采取系統更新前的方法，即一次入賬、一次出賬。財務和實物相互脫節，造成了賬實不符的情況。

2.3 低值易耗品現有的管理系統存在功能模塊操作風險

在設計和使用低值易耗品管理系統時，沒有考慮到所有可供選擇的低值易耗品。由于實驗所涉及的低值易耗品種類多，差異也很大，只能由業務人員自行錄入，該系統無法設置預設項。同時，由于系統開發的局限性，錄入的信息無法刪除，金額錄入錯誤也不能修改，只能由系統管理員修改，無形中增加了相關部門的工作量，從而直接影響了低值易耗品管理流程的運行效率[8]。

低值易耗品管理系統中存在無法管理研發項目混用的低值易耗品。低值易耗品管理系統僅就項目內部的低值易耗品進行實物管理，并不能對所有項目進行管理，目前也沒有很好的方法對此進行監控。錄入系統的原始數據不完整、不真實，會產生一系列管理和預測問題。

3 A 環境保護研究所低值易耗品管理重大風險的應對方案

目前，A 環境保護研究所課題數量多、研究領域差異大、低值易耗品的重疊較少、低值易耗品涉及?；?，考慮到事業單位人員和辦公用房緊缺，專人、專門保管低值易耗品不僅實施起來具有一定難度，而且有悖于成本效益原則，對科研人員研究工作的開展產生不利影響。因此，在充分借鑒內部控制基本原理的條件下，為A 環境保護研究所提出以下應對低值易耗品管理重大風險的方案。

3.1 加強崗位責任控制

根據不相容崗位相互分離的原則，A 環境保護研究所需要設立資產管理崗位和低值易耗品管理崗位，與項目負責人共同完成低值易耗品的入庫和出庫業務。在低值易耗品管理系統中，以資產管理員為切入點，建立流動的低值易耗品管理崗位。低值易耗品管理員可以由科研項目成員兼任，兼任此崗位的人員在從事科研項目的同時，承擔著保管項目所需低值易耗品的責任。

3.2 加強業務流程控制

通過梳理低值易耗品的入庫、出庫和盤點流程，將流程固化到低值易耗品管理系統中，只有經過授權人員審批確認后才能進行下一環節，確保所有業務流程的信息都有記錄，出現問題后可進行追并追究相關責任。

在入庫流程，低值易耗品管理員負責提交入庫申請，審核通過后庫存增加。低值易耗品管理員提交入庫申請單需要經過項目負責人同意，項目負責人同意后由資產管理員審核。資產管理員審核時需要低值易耗品管理員提交實物照片，照片以附件形式上傳。資產管理員審核時必須見到實物，看到上傳照片才可以審核通過。

在出庫流程，項目領用人員可以提交出庫申請，經項目負責人同意后，系統自動向低值易耗品管理員提交并由其確認。低值易耗品管理員確認后，流程結束，庫存減少。如果低值易耗品管理員不是領用人，則只能提交報損類出庫申請。

在盤點申請流程，資產管理員可以提出盤點申請，低值易耗品管理員負責盤點，經確認后才能改變庫存數量。資產管理員下發盤點任務，低值易耗品管理員負責盤點，盤盈或盤虧的低值易耗品會有紅色提示，必須由項目負責人審批。盤盈或盤虧超過5 000 元的低值易耗品需由法人簽字確認，沒有確認的低值易耗品不能發起出庫申請[9]。

3.3 加強單據控制

在低值易耗品管理系統中設置更為完善的單據內容，通過系統記錄低值易耗品入庫、領用的全過程，實現表單電子化。從入庫開始，信息錄入系統后便不能輕易修改。如確需要修改，就要由系統管理員進行后臺操作，這可以在很大程度上保證單據的可靠性。

3.4 加強庫存管理控制

A 環境保護研究所低值易耗品具有特殊性，有些低值易耗品需要特殊的保存方式，例如冷藏，有些低值易耗品有腐蝕性或者放射性，同時各種低值易耗品保質期長短不一，因此不方便統一保管，只能采用按部門和項目分別保管。這樣的保管方式要求每個項目設置一個專門的區域存放低值易耗品，由低值易耗品管理員保管。低值易耗品的出入庫必須經過審批，確保盤點時低值易耗品如數在庫，便于核對實物信息與臺賬記錄信息，確保賬實相符。如果盤點時出現差異，要及時檢查。出庫審批流程對預算執行也有監督作用，每次出庫都要經過至少3 個工作人員的申請、審批，嚴格的出庫流程對資產保管具有積極作用。同時，要增加報表管理。報表用于記錄低值易耗品的出入庫情況、庫存情況、低值易耗品的預算以及使用情況，便于對低值易耗品的總體情況進行實時監控，以免出現低值易耗品積壓或短缺。

3.5 加強低值易耗品的預算控制

低值易耗品管理系統能對低值易耗品出入庫情況進行全程跟蹤，并且在系統中有完整、不可修改的記錄。電子系統的優勢是記錄信息準確并且易于統計。低值易耗品管理系統對不同的項目所耗費的低值易耗品金額進行統計，所提供的信息為編制預算提供了準確數據，能在一定程度上為后續類似項目的預算提供參考。同時，系統中的預算分析表實時反映了預算的執行進度，便于科研人員根據預算情況安排科研活動。

4 A 環境保護研究所低值易耗品內部控制建設的成效

針對低值易耗品的風險點，采取相應的應對措施，取得了很好的成效。一是增加崗位。設置資產管理員，明確其職責，有效解決低值易耗品出入庫監督問題。建立和完善符合A 環境保護研究所內部控制建設的內部組織結構，形成科學的決策機制、執行機制和監督機制，確保管理目標的實現。二是通過完善低值易耗品的管理制度，建立行之有效的風險控制系統，強化風險管理，確保低值易耗品在實物和賬務管理中良好運行。三是使用管理系統，增加關鍵崗位，消除隱患，防范和及時發現并糾正各種欺詐、舞弊行為，保護財產安全完整。四是加強低值易耗品內部控制，有效確保國家有關法律法規和單位內部規章制度的貫徹執行。

5 結束語

科研單位作為我國科學研究的中堅力量，承擔著科技創新的重要使命?？蒲薪涃M是保障科研單位正常運行的基本要素。對A 環境保護研究所低值易耗品內部控制建設進行研究與探討，旨在發現內部控制中存在的主要問題，針對這些問題優化其內部控制體系。從內部控制建設入手，加強科研實驗低值易耗品管理工作，做到低值易耗品的購、用、存有據可查，保證低值易耗品的領用和結存記錄完整及時。雖然內部控制在科研單位低值易耗品管理中因外部規定存在局限性，但仍可以有效提升科研單位對低值易耗品的管理水平。