內控視角下電子發(fā)票財務報銷問題的思考
——基于A公司的報銷研究

(重慶理工大學 重慶 401320)

一、導論

(一)引言

2015 年 9月，國務院頒布《國務院關于加快構建大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新支撐平臺的指導意見》中明確要求“允許將電子發(fā)票作為報銷憑證”，這保證了電子發(fā)票與紙質發(fā)票擁有相同的的應用效力；后續(xù)國家出臺了多個文件指導電子發(fā)票的流通。隨著電子發(fā)票的推廣，傳統(tǒng)紙質發(fā)票的會計核算辦法在處理電子發(fā)票時就出現(xiàn)了一些新的問題：在會計實際工作處理中難以保證其入賬的唯一性等。現(xiàn)在國內各企事業(yè)單位針對電子發(fā)票重復報銷的問題還沒有研發(fā)出成熟的系統(tǒng)應用于實際，因而本文基于A公司現(xiàn)有的報銷情況，針對其電子發(fā)票報銷問題提出解決辦法，對實務工作中具有一定的借鑒意義。

(二)國內外文獻綜述

袁顯朋(2017)總結提出推行電子發(fā)票的優(yōu)點在于提高工作效率，降低發(fā)票運行成本，提高納稅遵從度，保護消費者權益，為國家決策提供數(shù)據支持；障礙在于安全問題，會計核算問題，信息檔案的管理問題幾個方面；并從電子發(fā)票的法律地位，建立電子發(fā)票服務平臺等方面提出了建議。于蔚、李倩(2018)在《內控與審計》中綜合對比建立 EXCEL電子發(fā)票報銷臺賬和建立電子發(fā)票報銷管理系統(tǒng)后，認為電子發(fā)票報銷管理系統(tǒng)更有利于高效便捷的處理電子發(fā)票重復報銷的問題。首都經濟貿易大學葛增林提出將電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè) ERP 系統(tǒng)協(xié)同對接，并模擬設計了對接流程，建設性地針對可能發(fā)生的問題提出了自己的解決辦法。國內學者圍繞電子發(fā)票報銷的問題大多都提出了會計工作者核驗難的問題，以及通過設計相關的查驗系統(tǒng)的辦法。但是實際操作中大多仍停留于理論設計階段，因為適用于企業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)困難，且存在跨區(qū)域數(shù)據對接核查、以及開票信息上傳及時性等諸多問題。

美國在電子發(fā)票應用上走到了國際前列。上世紀 60 年代末率先在航運業(yè)使用電子數(shù)據交換系統(tǒng)(EDI)。EDI是一種在企業(yè)、銀行之間通過點對點或互聯(lián)網方式傳輸訂單、發(fā)貨和銀行結算等信息的無紙化貿易系統(tǒng)。2013 年初，美國在采購環(huán)節(jié)推廣電子發(fā)票，目前大約有80%的大公司應用電子發(fā)票系統(tǒng)。

二、內部控制和電子發(fā)票理論概述

(一)內部控制理論概述

企業(yè)內部控制是企業(yè)為達到特定的目標，由主體對客體發(fā)出的控制，存在于企業(yè)內部的各個方面，凡是具備約束、監(jiān)督、引導、權衡的因素，都可以認為是內部控制的一部分，發(fā)揮制約力。內部控制理論與會計、審計緊密相關，審計的研究為會計提供指導，會計工作又會推動內部審計的變革，兩者相互“纏繞”是為了形成內部控制結構，更好的服務于企業(yè)的生產經營活動。同時也保證了企業(yè)財務報告和會計信息的真實可靠性，確保企業(yè)內部人員遵循本企業(yè)的規(guī)章制度，使得企業(yè)經營活動正常運行。通常包括內部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監(jiān)督在內的一系列自我約束，自我調整，自我規(guī)劃，自我評價以及自我控制，貫穿于企業(yè)全部生產經營過程，可以在很大程度上降低企業(yè)在生產經營過程中所面臨的風險。其中控制活動是以控制環(huán)境和風險評估為基礎建立起來的所實施的控制程序；而本文主要是通過分析A公司現(xiàn)有的報銷制度從控制活動的角度發(fā)現(xiàn)相應的報銷控制程序存在的問題并提出改善方法。。

(二)電子發(fā)票理論概述

電子發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，以電子數(shù)據為信息載體的用于開具、傳遞、存儲的收付款憑證。電子發(fā)票采用全國統(tǒng)一編碼，統(tǒng)一技術防偽，由各地區(qū)主管稅務局為發(fā)放主體提供給需求方使用，開具模式主要包括：通過電子發(fā)票服務平臺開具電子增值稅普通發(fā)票；通過增值稅發(fā)票升級版系統(tǒng)開具電子增值稅普通發(fā)票。

電子發(fā)票具有無紙化的特征，是增值稅普通發(fā)票的無紙化形式與電子影像，因而理論上可以減少森林砍伐與發(fā)票的印制、領用、繳銷等環(huán)節(jié)，但是實際工作仍舊需要打印紙質的報銷，并沒有避免森林的砍伐；信息化特征，其的推行實現(xiàn)了開票信息與稅務管理的互通，使得數(shù)據開具、傳輸、信息的傳遞更便捷，也更利于國家稅務機關對網絡交易的監(jiān)管；統(tǒng)一化特征，由國家稅務總局統(tǒng)一發(fā)放，其發(fā)票號碼進行全國統(tǒng)一編號，采取統(tǒng)一的防偽技術，且都有稅務局的電子簽名機制。

三、A公司及現(xiàn)有報銷制度分析

(一)A公司簡介

A公司是國有企業(yè)的全資子公司，物資貿易公司注冊資本1000萬，主要經營業(yè)務有鋼材、管件、電解銅等大宗物資、油料、有色金屬銷售等業(yè)務，采取以銷訂購的經營模式。

(二)公司報銷制度

公司大致的報銷流程是：報銷人粘貼報銷單據并填寫費用報銷單→部門領導審核簽字→分管領導簽字→董事長簽字→財務報銷人員審核制單→財務主管審核→出納付款。

各類報銷嚴格按照公司文件控制支出事項和金額，若有特殊情況，需要寫情況說明相關領導審批同意以后才能報銷。差旅費報銷中，嚴格控制出行標準，出差期間的費用票據日期只有與出差的期間相吻合的才可以根據文件規(guī)定在標準內報銷。食宿超出標準、不屬于出差期間正常活動范圍的不予報銷，鼓勵員工乘坐公共交通工具，盡量開取增值稅專用發(fā)票。

報銷的發(fā)票必須是三個月內的，否則不予報銷。此外電子發(fā)票需打印出來，報銷人和部門經理都必須要在上面簽字，以示對報銷票據負責。

(三)現(xiàn)行報銷制度執(zhí)行情況及問題所在

1.執(zhí)行情況

在制度執(zhí)行過程中基本遵守了報銷流程，報銷審批均是線下審批，不存在不遵守流程違規(guī)報銷的情況。但是以下幾種情況存在較大問題：

(1)只能報銷3個月內發(fā)票：由于報銷延遲、報銷單據填寫不合規(guī)、領導公差無法簽字等原因可能會導致超出票據超出報銷期限。

(2)員工對報銷新規(guī)執(zhí)行不到位：新規(guī)發(fā)布施行后，員工仍舊遵循舊規(guī)報銷，因此經常出現(xiàn)即便流程完備但是到了財務也不能完成報銷的情況。從而導致需要報銷的員工意見大，容易產生溝通上的摩擦的問題。

2.電子發(fā)票報銷存在的問題

(1)電子發(fā)票核查作量大且沒有效率

日常電子發(fā)票的報銷由于沒有相應的系統(tǒng)對接，只能由財務報銷人員去查驗發(fā)票的真?zhèn)我约笆欠裰貜蛨箐N。通過國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺查驗，但需要輸入發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、開具金額(不含稅)、驗證碼多個信息。而全公司的報銷電子發(fā)票量大，加上查驗真?zhèn)魏臅r長，因此工作效率低。其次對于檢查電子發(fā)票是否重復打印報銷的問題就更加困難了。財務人員經手大量的的報銷，再者需要檢驗是否重復，在沒有系統(tǒng)的情況下，用EXCEL輸入統(tǒng)計篩查，工作量太大，因此難免疏漏

(2)電子發(fā)票延遲申請開具，開票日期不等于業(yè)務發(fā)生日期

這個問題在差旅費報銷中比較突出，因為現(xiàn)在滴滴打車、神州優(yōu)車等打車及車輛租賃很方便，出差時員工也經常使用。但是由于這些出行的發(fā)票都是要自行提申請開具發(fā)票的，工作人員由于出差工作的緣故經常會忘記當日出行后及時開票，就會導致發(fā)票日期不在出差期間，因而到財務審核時就會出現(xiàn)問題。這樣一來，不報銷的話員工得自行承擔損失，勢必不滿。但是如果類似的情況也予以報銷的話就會違反財務制度，會影響報銷制度在內部控制上的效力，個別員工可能會鉆空子乘機報銷無關費用。

(3)對于報銷的費用是否用于公務更加難以把控

開票只需要在活動發(fā)生時、提供公司稅號等信息便可以開票。比如汽車加油開票，給私家車加油也可以在網上提交公司稅務信息，開具公司抬頭的發(fā)票拿到公司報銷。類似的行為財務人員是無法分辨的。

以上所有存在的問題都會影響到公司對費用、資金使用的控制，會嚴重的影響公司的內部控制活動的實施，給公司造成損失。

四、從內部控制角度的針對性意見

(一)發(fā)票重復報銷問題

1.建立報銷票據Excel臺賬。報銷的電子發(fā)票員工先自行查驗后將相關信息登記在公司統(tǒng)一使用的電子發(fā)票臺賬中，以便核查。其中開票日期，報銷日期，活動內容必填，這樣也有助于員工自行檢查發(fā)票是否超出三個月的報銷期限。這個檢查可通過在臺賬中的開票日期輸入公式進行限制(開票日期與錄入臺賬的日期不得超過90天)，嚴格限制逾期發(fā)票報銷。如果是差旅的報銷也可以設置出差期間和票據期間的核查參數(shù)(若不一致則無法錄入)，因為差旅費信息中機票，火車等票據日期是活動實際發(fā)生的日期。這樣一來也有助于員工自查報銷單據填寫問題，而且也方便財務人員的核驗。

2.二級復核。員工在錄完電子發(fā)票信息后申請部門負責人簽字同意時，部門負責人就要對報銷發(fā)票進行復核(是否錄入臺賬、抽查重復情況)。最后到了財務審核制單報銷時，財務人員在進行一次搜索復核、查重。少數(shù)領導和部門負責人的電子發(fā)票由監(jiān)審處人員進行一級復核，財務進行二次復核。

3.制定并實施相應權責劃分明確的內控制度。出具文件明確說明相關人員(報銷人員、審批人員)對票據負擔的責任，如若重復報銷票據或者報銷非因公發(fā)生的票據要全額退還報銷金額并做出相應的處罰(罰款、通報批評等)。

(二)票據日期不等于實際業(yè)務發(fā)生日期問題

首先外部開票問題上希望相關部門可以就此問題提出解決方案，比如在客戶訂購相關貨物、服務時就針對發(fā)票開具提交相關信息，然后履約完成后平臺自動開具票據并根據客戶的聯(lián)系方進行傳送。

由于針對此問題外部環(huán)境不可控，本文關注的重點是公司內部控制角度的解決方案。內部控制上來說還是只能依靠制度的設置、施行來影響員工，讓員工注意及時開票報銷。當然，考慮員工難免會出現(xiàn)遺漏、忘記的情況。在制度推行初期還是要給員工一個適應期，比如在制度推行的前3個月，特別是差旅活動產生的電子發(fā)票可以寬限開票日期晚于實際活動發(fā)生的2日內且不超過重大金額標準(具體標準依據公司實際情況設定)的可以予以報銷，讓員工形成及時開票的意識。3個月過后，一律不報銷。

(三)報銷票據是否用于公務問題

針對此問題，目前企業(yè)實際工作中大多都只能依靠員工的自覺性來回避，但是今年由于經濟形勢略緊不少國企效益下降，福利待遇下降、工資低，可能會誘使員工通過報銷非因公開支費用損公肥私。公司也可以在報銷時對報銷單據作出要求在一定程度上規(guī)避此問題。例如報銷滴滴打車發(fā)票時提供相應的行程單，部門用車報銷特殊零星油票報銷時附用車單等。當然了這一列的措施都需要公司各相關部門的積極配合、銜接。

文章以上觀點，均來是結合實際工作情況做的分析，仍舊存在不足。但就針對電子發(fā)票的實際報銷問題有一定程度上的借鑒意義。