初中學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)分析

徐 璽

（四川省崇州市蜀城中學，四川 崇州 611230）

1 問題的提出

隨著計算機的不斷發(fā)展，初中學籍檔案數(shù)字化管理可以將各個紙質(zhì)的媒介檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息管理方式，并最終形成信息數(shù)據(jù)庫。換句話說，數(shù)字化的管理方式不僅可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享，還可以讓初中學籍檔案原始資料得到充分的使用[1]。初中學籍檔案管理工作從開始呈現(xiàn)之后，就得到了學校的重視。另外，初中學籍檔案管理工作的不斷完善，也為初中學生的招生、宣傳、教學、管理建設(shè)等工作起到了決策性的作用。從目前的形勢看，由于我國將信息化技術(shù)應用到初中學籍檔案信息管理中的起步時間較晚，大部分的學校依然還是使用的紙質(zhì)等傳統(tǒng)的管理方式。另外，不少初中學校信息化的水平偏低，數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費不足，導致初中學籍檔案數(shù)字化管理水平處于滯后狀態(tài)。一般情況下，可以分為以下幾點問題：首先，初中學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重視程度還不足。如今，不少學校認知程度不足，認為只要完成檔案的管理就可以了，對后續(xù)的檔案信息沒有充分的使用。還有不少初中學籍檔案室處于學校的角落當中，環(huán)境較差，保存的完整性不足；其次，初中學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)與時代發(fā)展出現(xiàn)了脫軌現(xiàn)象。不少學校依然使用的是傳統(tǒng)的管理方式，計算機等現(xiàn)代化技術(shù)還不夠完善，與現(xiàn)代化的發(fā)展理念不相匹配[2]；最后，檔案管理人員的綜合性素質(zhì)偏低。大部分的管理人員處于多種職位兼修，職業(yè)素養(yǎng)不能與現(xiàn)代化的發(fā)展相匹配的狀態(tài)。面對以上問題，怎樣才可以有效的加強初中學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)，就成為目前形勢下需要探究的重點。

2 初中學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的意義

1）節(jié)約大量資源。從傳統(tǒng)的角度看，初中學籍檔案管理及時，需要專門的人員實施檔案整理與存儲、打印。但是在加入了數(shù)字化管理的理念之后，檔案管理人員就可以將檔案信息使用電子資料的方式，構(gòu)建對應的上傳、拷貝、存儲流程。不僅可以重復的打印，還可以實現(xiàn)有效的投資，節(jié)約大量的人力、物力和財力，進一步促進數(shù)字化管理的技術(shù)發(fā)展。

2）便于檔案資料存儲。從傳統(tǒng)理念看，更加傾向的是紙質(zhì)的檔案管理方式，此種管理方式很容易受到外部的影響。在保存的過程中會出現(xiàn)很大的困難，想要保存的長久一點，更是展現(xiàn)了很強的困難性。但是，在構(gòu)建了數(shù)字化的管理方式之后，就可以使用計算機、掃描儀將紙質(zhì)的檔案直接上傳到電腦網(wǎng)絡(luò)當中，節(jié)約存儲的空間，實現(xiàn)永久性保存[3]。

3）實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享。從傳統(tǒng)的角度看，大量的初中學籍檔案需要占據(jù)大量的空間，并且在整理的時候也會出現(xiàn)一定的困難。數(shù)字化的檔案管理使用之后，就在資料傳輸?shù)幕A(chǔ)上，完成資源的共享。接下來，還可以使用計算快速的檢索和篩選，以此來保證初中學籍檔案的開發(fā)，提高對應的工作效率。

3 初中學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的措施

1）建立數(shù)字化的檔案工作體系。初中學籍檔案在管理的過程中，需要在工作的各個環(huán)節(jié)中，構(gòu)建科學化的工作流程，制定數(shù)字化的管理制度。在開始的時候，需要在數(shù)字化管理流程的基礎(chǔ)上，建立完善的工作體系。在一體化建設(shè)的過程中，保證電子文件的歸檔。其次，在數(shù)字化管理上，需要保證數(shù)字檔案的安全性，并根據(jù)現(xiàn)實的需要，設(shè)置對應的使用權(quán)限。另外，還需要在檔案系統(tǒng)當中設(shè)置防火墻或者是殺毒軟件，以此來避免初中學籍檔案信息出現(xiàn)丟失、竄改、非法盜用等問題出現(xiàn)[4]。例如：在信息化的時代當中，紙質(zhì)的初中學籍檔案管理方式已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的發(fā)展。學校也需要秉承科學發(fā)展觀的主要思想，跟緊時代的發(fā)展潮流，建立完善的初中校園管理體系。另外，對于檔案管理者較少的學校，就可以在信息化的基礎(chǔ)上，掌握數(shù)字化設(shè)備的使用與維護。保持嚴謹?shù)淖黠L，根據(jù)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的特征，制定完善的工作制度，保證數(shù)字化檔案管理的安全性。另外，還需要定期檢查，提高對應的工作效率。

2）建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。初中學籍檔案數(shù)字化建設(shè)管理的過程中，首先，需要確定數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的來源，并保持對應的完整性。其次，需要建立符合學校發(fā)展的目錄數(shù)據(jù)庫，結(jié)合初中學生的實際情況，構(gòu)建原始的檔案，在實施檢索或者是查閱的時候，就可以一目了然的呈現(xiàn)到大家的視野當中。接下來，需要構(gòu)建初中學籍數(shù)字化檔案專題數(shù)據(jù)庫，根據(jù)應用對象，細化為不同的類型與成果[5]。例如：初中學生學籍模塊部分，科研成果模塊部分，教師教學模塊部分，學校發(fā)展歷史模塊部分等。使用者在需要的時候，就可以根據(jù)模塊的不一樣，進行有效的查閱與檢索，以此來提高對應的工作效率。例如：初中學校在開辦大型例會的時候，就可以使用數(shù)字化設(shè)備的方式，保證視頻格式的有效輸出。然后，使用有效的方式保存下來，并將這些內(nèi)容加入到學籍檔案管理當中。另外，學生不管是參加運動會還是大型的晚會，都可以在學籍管理當中得到有效的體現(xiàn)。再比如：在新生到來的時候，就可以使用數(shù)字化的設(shè)備，建立學生學籍檔案管理庫。根據(jù)學生的信息，將姓名、性別、出生日期等基本內(nèi)容填補進去，然后根據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)，將學生每次的考試成績也匯入其中[6]。另外，還包含初中學生三好的評定情況與升學情況。日積月累之后，就可以形成健全的數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫，記錄學生的成長過程。

3）提高檔案管理人員信息技術(shù)水平。從目前的形勢上看，傳統(tǒng)理念下的初中學籍檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。這個時候，就需要秉承科學發(fā)展觀的主要思想，提升初中檔案管理人員信息技術(shù)水平，加強隊伍建設(shè)。另外，還可以聘請專家或者是高端的技術(shù)人員，來到學校前來培訓與指導。接下來，學校初中學籍檔案的管理人員，還需要轉(zhuǎn)變思想理念，擺脫傳統(tǒng)的束縛，不斷的學習，增強自身的信息化技術(shù)與專業(yè)素養(yǎng)，進一步推動檔案管理的信息化建設(shè)，達到與時俱進的效果[7]。例如：可以定期對檔案管理人員實施培訓，使用網(wǎng)絡(luò)學習平臺，增強相關(guān)人員的知識，滿足數(shù)字化的發(fā)展需求。

4 總結(jié)

隨著社會的進步，初中學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的過程中，需要相關(guān)的人員秉承科學發(fā)展觀的主要思想，認識到傳統(tǒng)理念下初中學籍檔案管理存在的不足，探究數(shù)字化管理建設(shè)的重要性。順應時代的發(fā)展需求，結(jié)合現(xiàn)代化的發(fā)展路徑，建立對應的數(shù)字化檔案管理體系，構(gòu)建符合學校實際情況的學籍檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理。班主任能掌握學生第一手資料，開展對應的相關(guān)工作。家長可以在足不出戶的情況下，查閱到學生的學習成績和在校的表現(xiàn)。另外，還需要確保學籍檔案信息的完整、真實和安全。最終，達到服務學生成長，服務學校領(lǐng)導決策與教學管理，服務社會教育的主要目的。