畢業生檔案規范化管理研究

李 瑩

（綏濱縣人才和就業服務中心，黑龍江 鶴崗 156200）

畢業生檔案主要是由學籍檔案轉變而來，其作為畢業生個人信息的重要載體，是對畢業生個人發展過程中一些重要信息的真實記錄，能夠充分的反映出畢業生的綜合素質。近年來大學畢業生數量不斷增多，這也使各地人才和就業服務中心接收的畢業生檔案數量也隨之增加，這就導致畢業生檔案管理中出現許多不足之處，因此需要重視對畢業生檔案的規范化管理，為人力資源開發和社會經濟的發展起到積極的推動作用。

1 畢業生檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理工作重要性認識不足

人才與就業服務中心作為畢業生檔案的主要管理部門，而且畢業生檔案管理也是其最為重要的一項工作內容。但在當前一些人才與就業服務中心檔案管理工作中，只是簡單的針對檔案信息進行收集和整理，對于畢業生檔案的重要性認識不足，這就導致檔案管理往往流于形式，無法反映出檔案的重要作用。再加之檔案管理人員配備不足，在當前畢業生檔案數量不斷增加的態勢下，檔案管理工作措施無法具體落實到位。

1.2 檔案信息化程度和水平不高

目前人才與就業服務中心針對畢業生檔案管理工作中，普遍存在檔案信息化水平低的問題，大量的畢業檔案還存在人工管理的現象，這就導致畢業生檔案歸檔存儲和調用存在較大的難度，檔案搜索和查詢還存在簡單的層面上，檔案利用率較低，畢業生檔案的重要作用無法有效的發揮出來。

1.3 檔案轉移存在不規范現象

畢業生檔案管理工作中需要根據畢業生需求來對檔案進行調用和轉移，在具體檔案轉移過程中，需要嚴格按照救困扶危的規范性和實效性要求進行。但在實際工作中，畢業生檔案轉移過程中存在許多不規范的情況，這對于畢業生檔案的使用帶來了較大的制約。再加之畢業生對檔案的重要性缺乏認識，往往需要用到檔案時才會想起來。而且在實際畢業生檔案轉移過程中存在許多不合規的問題，檔案易出現丟失，從而對畢業生的就業和擇業帶來較大的影響。

2 畢業生檔案規范化管理的具體策略

2.1 積極轉變檔案管理理念

在畢業生檔案管理工作中，檔案管理人員需要加快轉變檔案管理理念樹立人才檔案觀，對畢業生檔案的重要性有一個正確的認識，并在實際工作中落實好畢業生檔案管理的職責。畢業生檔案管理工作中，基于畢業學生角色從學生向人才轉變的視角考慮，通過對畢業生檔案進行規范管理，能夠為后續畢業生就業和擇業過程中提供更為完備和齊全的檔案資料。由于人才與就業服務中心每年需要接收大量的畢業生檔案，因此需要加快建立健全檔案管理制度，并結合自身的實際情況來制定切實可行的畢業檔案管理標準和規范，全面提高畢業生檔案管理的規范化和標準化水平。

2.2 加強制度建設

在人才與就業服務中心畢業生檔案管理工作中，需要加快構建完善的制度體系，確保畢業生檔案管理服務工作能夠得到有效的落實。在當前新形勢下，為了能夠進一步實現對畢業生檔案的規范化管理，不僅要積極推進檔案管理工作的改革和創新，同時還要指派專業人員負責檔案管理服務工作。并針對畢業生檔案管理服務工作的各個環節來建立健全各項制度，以制度來保證畢業生檔案管理質量的提高，為人才與就業服務中心檔案管理工作的有序開展提供重要的保證。

2.3 規范檔案管理工作的各個環節

通過構建完善的畢業生檔案管理體系，同時與畢業生檔案管理服務工作的現實需求相結合，在實際工作中，需要以認真和負責的態度，不斷完善畢業生檔案管理和服務的流程，實現畢業生檔案的規范化和有序化管理。在實際工作中，人才與就業服務中心需要積極完善檔案管理工作的各個環節，檔案管理人員需要根據具體的流程來積極參與到工作中來，全面提高檔案管理工作的實效性。而且在實際檔案管理工作中，還需要對檔案流轉的管理給予充分的重視，實現畢業生檔案的規范化流轉，進一步促進畢業生檔案實際效能的發揮。

2.4 提高畢業生檔案信息化管理水平

畢業生檔案管理工作具有自身的特殊性，再加之對于畢業生檔案管理的具體需求，在當前人才與就業服務中心畢業生檔案管理工作中，需要重視檔案信息化水平的提升。在實際工作中，需要重視信息技術的引進，加快建立電子檔案，并運用檔案信息管理系統，實現對畢業生檔案的統一和集中管理。并構建檔案檢索系統，實現畢業生檔案信息的高效檢索。即針對畢業生檔案從立檔、存儲、分類、管理、調用等各個環節實現信息化，實現畢業生檔案各個環節的自動化管理，進一步提高畢業生檔案管理工作的效率，實現畢業生檔案信息的有效開發和利用。

2.5 強化檔案流轉過程的規范性和嚴密性

在實際畢業生檔案管理工作中，檔案轉移是較為關鍵的一個環節，為了能夠進一步提高畢業生檔案轉移的規范性，則需要建立健全檔案轉移制度，并針對檔案轉移的具體情況，強化對檔案轉移過程的有效控制，確保檔案轉移流程和細節方面的合法性和合規性。在實際工作中，還應建立責任追究制度，從而督促畢業生檔案轉移手續和流程的規范性，一旦檔案流轉過程中存在違規行為，則需要嚴肅處理，并追究相關人員的責任。人才與就業服務中心在實際檔案管理工作中，還需要加大力度對畢業生檔案進行宣傳，進一步強化高校和畢業生對檔案重要性的認識，以此來提高對檔案的重視度，進一步促進檔案管理工作效率和服務質量的提高。

3 結束語

在當前市場經濟環境下，高校畢業生實現了雙向就業，在畢業生就業和擇業過程中，畢業生檔案發揮著極為重要的作用，這也對畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。人才與就業服務中心是畢業生檔案的管理部門，在實際工作中，需要加快檔案管理理念的轉變，不斷創新檔案管理方式方法，積極探索畢業生檔案規范化管理的有效途徑，全面促進畢業生檔案管理工作的效率和質量的提高，更好的發揮出畢業生檔案的實際效用，使其更好的服務于社會人力資源建設 工作。