畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理研究

李 瑩

（綏濱縣人才和就業(yè)服務(wù)中心，黑龍江 鶴崗 156200）

畢業(yè)生檔案主要是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變而來，其作為畢業(yè)生個(gè)人信息的重要載體，是對畢業(yè)生個(gè)人發(fā)展過程中一些重要信息的真實(shí)記錄，能夠充分的反映出畢業(yè)生的綜合素質(zhì)。近年來大學(xué)畢業(yè)生數(shù)量不斷增多，這也使各地人才和就業(yè)服務(wù)中心接收的畢業(yè)生檔案數(shù)量也隨之增加，這就導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理中出現(xiàn)許多不足之處，因此需要重視對畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，為人力資源開發(fā)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。

1 畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理工作重要性認(rèn)識不足

人才與就業(yè)服務(wù)中心作為畢業(yè)生檔案的主要管理部門，而且畢業(yè)生檔案管理也是其最為重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容。但在當(dāng)前一些人才與就業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作中，只是簡單的針對檔案信息進(jìn)行收集和整理，對于畢業(yè)生檔案的重要性認(rèn)識不足，這就導(dǎo)致檔案管理往往流于形式，無法反映出檔案的重要作用。再加之檔案管理人員配備不足，在當(dāng)前畢業(yè)生檔案數(shù)量不斷增加的態(tài)勢下，檔案管理工作措施無法具體落實(shí)到位。

1.2 檔案信息化程度和水平不高

目前人才與就業(yè)服務(wù)中心針對畢業(yè)生檔案管理工作中，普遍存在檔案信息化水平低的問題，大量的畢業(yè)檔案還存在人工管理的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致畢業(yè)生檔案歸檔存儲(chǔ)和調(diào)用存在較大的難度，檔案搜索和查詢還存在簡單的層面上，檔案利用率較低，畢業(yè)生檔案的重要作用無法有效的發(fā)揮出來。

1.3 檔案轉(zhuǎn)移存在不規(guī)范現(xiàn)象

畢業(yè)生檔案管理工作中需要根據(jù)畢業(yè)生需求來對檔案進(jìn)行調(diào)用和轉(zhuǎn)移，在具體檔案轉(zhuǎn)移過程中，需要嚴(yán)格按照救困扶危的規(guī)范性和實(shí)效性要求進(jìn)行。但在實(shí)際工作中，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移過程中存在許多不規(guī)范的情況，這對于畢業(yè)生檔案的使用帶來了較大的制約。再加之畢業(yè)生對檔案的重要性缺乏認(rèn)識，往往需要用到檔案時(shí)才會(huì)想起來。而且在實(shí)際畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移過程中存在許多不合規(guī)的問題，檔案易出現(xiàn)丟失，從而對畢業(yè)生的就業(yè)和擇業(yè)帶來較大的影響。

2 畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的具體策略

2.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案管理人員需要加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念樹立人才檔案觀，對畢業(yè)生檔案的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識，并在實(shí)際工作中落實(shí)好畢業(yè)生檔案管理的職責(zé)。畢業(yè)生檔案管理工作中，基于畢業(yè)學(xué)生角色從學(xué)生向人才轉(zhuǎn)變的視角考慮，通過對畢業(yè)生檔案進(jìn)行規(guī)范管理，能夠?yàn)楹罄m(xù)畢業(yè)生就業(yè)和擇業(yè)過程中提供更為完備和齊全的檔案資料。由于人才與就業(yè)服務(wù)中心每年需要接收大量的畢業(yè)生檔案，因此需要加快建立健全檔案管理制度，并結(jié)合自身的實(shí)際情況來制定切實(shí)可行的畢業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，全面提高畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

在人才與就業(yè)服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理工作中，需要加快構(gòu)建完善的制度體系，確保畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作能夠得到有效的落實(shí)。在當(dāng)前新形勢下，為了能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，不僅要積極推進(jìn)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，同時(shí)還要指派專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理服務(wù)工作。并針對畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)來建立健全各項(xiàng)制度，以制度來保證畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量的提高，為人才與就業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作的有序開展提供重要的保證。

2.3 規(guī)范檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)

通過構(gòu)建完善的畢業(yè)生檔案管理體系，同時(shí)與畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作的現(xiàn)實(shí)需求相結(jié)合，在實(shí)際工作中，需要以認(rèn)真和負(fù)責(zé)的態(tài)度，不斷完善畢業(yè)生檔案管理和服務(wù)的流程，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化和有序化管理。在實(shí)際工作中，人才與就業(yè)服務(wù)中心需要積極完善檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員需要根據(jù)具體的流程來積極參與到工作中來，全面提高檔案管理工作的實(shí)效性。而且在實(shí)際檔案管理工作中，還需要對檔案流轉(zhuǎn)的管理給予充分的重視，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化流轉(zhuǎn)，進(jìn)一步促進(jìn)畢業(yè)生檔案實(shí)際效能的發(fā)揮。

2.4 提高畢業(yè)生檔案信息化管理水平

畢業(yè)生檔案管理工作具有自身的特殊性，再加之對于畢業(yè)生檔案管理的具體需求，在當(dāng)前人才與就業(yè)服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理工作中，需要重視檔案信息化水平的提升。在實(shí)際工作中，需要重視信息技術(shù)的引進(jìn)，加快建立電子檔案，并運(yùn)用檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的統(tǒng)一和集中管理。并構(gòu)建檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的高效檢索。即針對畢業(yè)生檔案從立檔、存儲(chǔ)、分類、管理、調(diào)用等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息化，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理，進(jìn)一步提高畢業(yè)生檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的有效開發(fā)和利用。

2.5 強(qiáng)化檔案流轉(zhuǎn)過程的規(guī)范性和嚴(yán)密性

在實(shí)際畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案轉(zhuǎn)移是較為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，為了能夠進(jìn)一步提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移的規(guī)范性，則需要建立健全檔案轉(zhuǎn)移制度，并針對檔案轉(zhuǎn)移的具體情況，強(qiáng)化對檔案轉(zhuǎn)移過程的有效控制，確保檔案轉(zhuǎn)移流程和細(xì)節(jié)方面的合法性和合規(guī)性。在實(shí)際工作中，還應(yīng)建立責(zé)任追究制度，從而督促畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)和流程的規(guī)范性，一旦檔案流轉(zhuǎn)過程中存在違規(guī)行為，則需要嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。人才與就業(yè)服務(wù)中心在實(shí)際檔案管理工作中，還需要加大力度對畢業(yè)生檔案進(jìn)行宣傳，進(jìn)一步強(qiáng)化高校和畢業(yè)生對檔案重要性的認(rèn)識，以此來提高對檔案的重視度，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提高。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，高校畢業(yè)生實(shí)現(xiàn)了雙向就業(yè)，在畢業(yè)生就業(yè)和擇業(yè)過程中，畢業(yè)生檔案發(fā)揮著極為重要的作用，這也對畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。人才與就業(yè)服務(wù)中心是畢業(yè)生檔案的管理部門，在實(shí)際工作中，需要加快檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，不斷創(chuàng)新檔案管理方式方法，積極探索畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的有效途徑，全面促進(jìn)畢業(yè)生檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提高，更好的發(fā)揮出畢業(yè)生檔案的實(shí)際效用，使其更好的服務(wù)于社會(huì)人力資源建設(shè) 工作。