淺析我國高校檔案館管理體制的問題

賈迪新

（湘潭大學，湖南 湘潭 411105）

1 高校檔案館的管理功能

高校檔案館的管理功能是最基本也是最原始的功能，也是開展檔案管理工作的基礎。高校檔案館的管理功能主要體現在以下三個方面：首先，接受學校領導、上級政府管理部門的檢查、指導、監督，遵守《檔案法》以及相關法規，做到依法管理檔案。其次，對本校產生檔案的部門進行指導與監督，并對下屬部門工作人員定期培訓，樹立依法管檔、依法建檔的思想，完善檔案管理工作流程，提高工作效率。最后，對本校教職員工以及本校學生檔案進行管理，保證檔案存儲安全，嚴格按照規定收取以及派出檔案。

2 我國高校檔案管理制度存在的問題

由于高校的檔案都具有保密性，檔案管理人員的管理觀念與方法相對狹隘，限制了高校檔案管理效率和質量的提升。高校檔案館的管理人員必須及時認清現階段的問題，抓住問題的主要方面及時改正，從而開展更加科學、高效的信息管理服務工作。

2.1 高校檔案館管理體制老套

所謂“管理體制”指各單位根據本單位實際情況，因地制宜地探索、分析與制定符合單位發展規律的管理方式，對單位高效運轉起到助推作用。高校檔案館管理也就是指尋找一條適合本檔案館發展路徑的管理體制和組織制度。高校檔案館管理體制主要包括檔案館的管理權范圍、檔案管理人員的權限職責以及對檔案存放管理的規定。但是，隨著網絡信息化的發展以及大數據時代的到臨，現行的高校檔案館管理體制并沒有根據實際需要作出調整，管理體制老套的問題持續已久。正是因為，管理體制的合理與否直接決定了高校檔案館管理工作能否順利地開展與進行。所以，管理體制務必與時俱進，及時進行改進與創新，保證管理體制的鮮活性，使其能滿足高校需求，隨著現實情況的變動不斷更新。

2.2 高校檔案館管理體制的設置不合理

高校檔案館體制的設置是高校檔案館管理體制最重要的部分，設置的是否合理直接決定著管理體制是否能高效、高質、科學的運轉。目前，許多高校出現了管理體制設置不合理的現象，主要表現在高校檔案管理人員積極性不高，出現消極怠工、懶散工作的現象以及沒有在高校的管理中發揮重要作用，因而影響高校檔案工作的進一步開展。

2.3 高校檔案管理人員缺乏新生力量

隨著信息技術的發展，“互聯網+檔案”得到了廣泛應用，許多高校檔案館在檔案管理方面運用了高新信息技術，但是并沒有將信息化檔案的作用和價值發揮出來。主要原因有兩方面，首先，高校檔案管理人員趨于老齡化，由于工作的枯燥與單一，高校檔案館的工作并不是檔案專業人才以及高校優秀畢業生的首選，所以出現了管理與技術的脫節。其次，大部分檔案管理人員都是行政人員，他們對檔案知識了解甚少，并且對于檔案信息化技術運用的并不熟練，不能高效管理檔案來服務用戶。

2.4 用戶缺乏對高校檔案館服務功能的認識

由于當前高校學生對檔案的認知不足，導致對高校檔案館的功能很陌生，認為其僅僅是保存與管理檔案的部門，與自己的相關利益并無瓜葛。但是除了檔案館最基本的歷史存續、管理以及資政維權職能，服務功能也在高校檔案管理制度中占據重要地位。也就是說提高群眾對檔案的認知，服務在校師生、學校管理者甚至社會公眾，使其了解檔案館功能，對于優化與創新檔案館管理體制有重要作用。

3 檔案管理制度的創新之舉

高校檔案館管理工作學校行政工作的重點，然而傳統的高校檔案館管理體制存在缺陷，使得檔案館管理工作存在一些不足之處，沒有很好地發揮出檔案館管理工作的真正作用。所以，需要對現有的高校檔案館管理體系進行創新，使高校檔案館管理體制更加科學、合理，運轉的更加高效，從而推動高校其他工作的順利開展。

3.1 規范高校檔案館管理體制制定過程

對于高校檔案館管理體制老套以及設置不合理的問題，就要打破檔案館檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，規范高校檔案管理體制的制定過程。首先，制定管理體制的基礎就是以《檔案法》為準則，在法律規定的范圍內制定管理體系。其次，在制定管理體制的過程中，要廣泛聽取檔案學專家以及檔案管理人員的建議，讓他們真正成為體制的制定者，這樣才能制定出更貼合高校實際情況的管理 制度。

3.2 發揮體制的活性

隨著信息時代的到來，傳統高校檔案館原管理制度的死板與僵硬以及高校檔案管理工作的愈加復雜，使得目前的管理體制不能滿足實際的需求，因此使得檔案館運轉低效，不能發揮其在高校管理中的重要作用。因此，創新高校檔案館管理體制勢在必行，而首先要做的就是發揮管理體制的活性，發揮體制的活性主要分為兩個方面。第一，人為的賦予管理制度活性，讓高校檔案館管理人員可以根據本校實際情況以及管理需要隨時在不違背《檔案法》以及基本原則的前提下調整管理制度。第二，柔性引才，摒棄年齡、時間、地域的限制，提高人才的薪酬待遇，解決異地就業的醫療、教育、保障等后顧之憂，最大限度的吸引專業的有能力的高校檔案管理人員，充分發揮人才的作用，以彰顯管理體制的活性。

3.3 制定的體制體現個性化信息服務管理觀念的創新

由于社會各界對檔案館服務功能的缺失，所以檔案館在改變自身形象的基礎上要通過組織普法活動宣傳檔案館的服務功能，由此提高開放程度、增強服務意識。在普及服務功能的基礎上，根據《高等學校檔案管理辦法》的“以人為本”的思想，改變自身形象，追求個性化服務以及服務理念。因此，高校檔案館應重新設定目標，其目標應該為最大限度的實現知識的共享與創新，充分利用館藏資源，使其成為學生、教職工以及社會可以利用的知識資源，在發揮其歷史存續與學術研究的基本功能的同時，充分發揮服務功能。在發揮服務功能的基礎上，提供個性化服務，針對不同的社會群體，給予最適宜的服務，以此彰顯與社會制度以及政治文化的高度契合。

3.4 激發高校檔案管理人員工作積極性

高校檔案館管理體制重要性的需要檔案管理人員充分發揮其職能。因此，高校檔案館管理人員工作懈怠、工作積極性不高的問題嚴重影響著管理體制的效力。對此，考慮根據實際情況調整對管理人員的管理，如對管理人員實行績效考核、獎勵與懲罰機制以及升職考察機制，充分調動其積極性，最大程度發揮管理制度的效果。

4 結語

高校檔案館管理工作在高校中的作用無需多言，因此與時俱進、因地制宜的創新高校檔案館管理制度勢在必行，充分發揮其管理作用。所以，要以高校檔案館的管理功能為切入點，充分發揮體制活性，調動高校檔案管理人員積極性來創新管理機制。