國有企業實物檔案管理工作探討

畢楊帆

（國家管網集團東部原油儲運有限公司，江蘇 徐州 221008）

1 實物檔案界定及形成

1.1 檔案界的x

“實物檔案”的出現在檔案學術界引發不小的風波，很多學者認為實物檔案并非檔案，原因是實物檔案不具備檔案的本質屬性-原始記錄性，正如吳保康在《檔案學概論》中指出：“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”[1]，大部分實物檔案是后期加工而成，無法體現檔案屬性的原始性，但是根據檔案概念的延伸，實物檔案是能夠反映職能活動和歷史原貌的，所以實物檔案的檔案界定在很長一段時間很難完成。

1.2 實物檔案的定義

對于國有企業而言，狹義的實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映企業職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定物品。實物檔案是企業檔案的重要組成部分，任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據為己有，必須由檔案部門集中統一管理。

1.3 實物檔案的特點

檔案是人們在社會生活中直接形成的原始性信息記錄，具有真實可靠性，實物檔案也同樣具備檔案的共同特性，它是在各項活動過程中直接產生和形成的，能夠真實地記載和反映歷史原貌，除此之外，實物檔案還有載體多樣性、形狀不規則性、形成時間無周期性等特點[2]。

1）載體多樣性。實物檔案載體的多樣性，是其區別于其他檔案的顯著特點，沒有既定載體，實物檔案的載體，涵蓋了紙、銅、鐵、鉛、木、石、布類、漆類、塑料、玻璃、水晶等諸多材質，載體上的信息內容有鍍金、油漆，墨汁等多種表現形式。

2）形狀不規則性。實物檔案載體尺寸沒有固定規格。形狀有大有小、有長有短、有三角形，也有立體形的。

3）形成時間無周期性。實物檔案在形成時間上沒有周期性的規律。

2 實物檔案分類及管理

2.1 實物檔案分類

由于實物檔案載體各異、形狀不規則、大小不一，給整理工作帶來一定困難，再者每個企業職能活動不一樣，所形成的實物檔案種類有一定差異。從延長檔案壽命的角度而言，將實物檔案按照載體類別進行劃分最為合理。

2.2 實物檔案管理

1）收集。檔案收集工作是保證檔案完整性的重要前提，是檔案業務管理的重要環節。國有企業實物檔案的收集范圍主要有：企業獲得的各種榮譽實物，包括獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等；上級領導、知名人士、有關單位贈送的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等；本企業重大活動形成的有保存價值的憑證性實物，包括活動標志、首日封、紀念郵票等紀念品；本企業成立以來使用過的牌匾、使用期結束具有永久保存價值的印章等；其他一些有保存價值的實物，比如：本企業第一批生產的、獲獎的產品樣品、反映生產歷史的有代表性的物品等。

2）歸檔。實物檔案在歸檔時間和歸檔質量上有明確要求，即歸檔實物應在形成或獲得實物一個月內向本單位檔案部門移交，確需在有關部門暫時保留的，應先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續。另外，載體上未標注題名等信息的獎章、禮品、產品樣品等實物檔案，移交單位要附文字說明，并進行確認。

3）整理。實物檔案的整理要遵循便于保管和利用、不破壞原貌的原則。實物檔案以“件”為單位，按類別歸檔，逐件粘貼標簽。需要注意的是，不同載體的實物檔案標簽粘貼位置有所差異。需要按照歸檔實物分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。

4）數字化處理。實物檔案應按件進行數字化處理，保存相應電子文件。實物檔案的數字化處理一般為掃描、拍攝照片或影像。掃描圖片及照片數據為JPEG格式，攝像數據為MPEG-2格式。平面型實物檔案，應將封面、內芯每頁掃描或拍照。紙張為照片的，彩色掃描分辨率應600dpi及以上，為普通紙的，彩色掃描分辨率應300dpi及以上。立體型實物檔案的正面、兩側面均應拍照。

5）保管。實物檔案一般劃為永久保存。由于載體特殊性，實物檔案保管工作成為日常維護的核心工作，應專庫或專柜陳列保管，并保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護，確保實物檔案完好無損。實物檔案庫房溫濕度要嚴格執行檔案庫房標準，溫度范圍14℃～24℃，濕度范圍45%～60%。

6）利用。檔案部門應加強檔案檢索系統建設，開發檔案信息資源，及時有效的提供實物檔案利用服務。利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續。檔案部門應積極配合企業舉辦各種展覽和陳列的需要，提供有關實物檔案的照片或復制件。珍貴的或不易搬動的實物檔案，只需提供實物檔案照片使用。

3 實物檔案應用及影響

3.1 實物檔案的應用

在大數據時代的影響下，日常檔案的基礎性利用已難以滿足各行各業檔案利用者的不同需求了，為了不斷擴展檔案服務，需要開辟新的利用途徑及方式，通過加強企業的文化建設和宣傳力度，來增強企業的知名度，進而提高市場競爭力。實物檔案作為企業檔案的一部分，恰恰能夠反映企業的文化形象，對企業的信譽積累起到了舉足輕重的作用。

實物檔案因其載體多樣性的特點，具有形式多樣，色彩豐富等視覺效果，相較于傳統紙質檔案，更具有直觀性和觀賞性。榮譽類實物檔案多用于爭先創優等活動中，數字化后的實物檔案通常以照片格式或者其他格式被擇優利用，比如在編寫企業志等檔案文獻資料時，通常要引用大量老照片，其中一部分是以照片形式存在的實物檔案。還可以用于豐富企業檔案展覽室，既有效的傳承了企業文化，也宣傳了企業精神。

3.2 實物檔案的影響

一是有效的實現了檔案資源的共享。實物檔案的合理收集為企業檔案資源體系的建設提供了優良的基礎，從結構框架來說，實物檔案的出現構建了更為豐富、門類更為齊全的館藏檔案體系，優化了多元化的資源結構。信息化的實物檔案更是發揮了潛在的推動作用，不僅拓寬了服務領域，實現了高效的查詢借閱功能，還最大限度的滿足了利用者的需求。二是實現了檔案管理模式的變革。不同于其他檔案，實物檔案在收集整理利用等業務工作中均展現了其獨特性，這就要求檔案管理人員不能拘泥于陳舊的檔案管理模式，需要根據不同檔案的特征來做出相應調整，以確保檔案的完整性和可利用性。

4 結論

總之，在現有資源的基礎上，不斷加強實物檔案的收集管理和利用工作，深度挖掘檔案信息資源，增大企業檔案格局，強化新型檔案服務方式，努力構建現代化大檔案模式，為國有企業發展貢獻力量。