淺析檔案整理工作的主要內容和基本原則

孟利霞

（烏蘭察布市檔案局，內蒙古 烏蘭察布 012000）

檔案整理工作雖然只是辦公環節的一部分，但卻能夠發揮著基礎和前提的作用，首先，檔案的有序、系統的歸檔和管理不僅僅能夠保證文件資料的完整性，更能夠對各個文件資料做到心中有數，從而為檔案的安全保存保駕護航，其次，整理有序的檔案在后續有需要時使用會更加便捷，只需要輸入關鍵詞便能夠從繁雜的文件資料中進行有效篩選。再次，檔案整理對于日后檔案移交工作打下了堅實的基礎。社會更新換代的速度很快，所需要整理和保存的檔案也逐漸增多，想要更高效調取和利用方案就必須要將檔案系統整理工作做到位，因此，檔案整理工作也逐漸被更多辦公人員所重視。

1 檔案整理工作的流程步驟和主要內容

1）接收加工檔案。辦公室接收到的檔案是來自各個途徑的，而且，所接收的檔案大多是混亂的，無論是內容還是歸屬都是不確定的，因此，檔案整理工作的第一個步驟流程就是對接收到的檔案進行初步整理和加工，將一些內容混亂、歸屬不明的檔案進行大致劃分。檔案的接收和加工是比較粗略的過程是檔案整理的起點，其目的就是開始將所有的檔案初步有序化，從而形成可視化的檔案文件和資料，為之后的檔案整理環節奠定基礎。

2）局部調整保存檔案。接收的方案內容并不是全部都合理、有價值的，而其中存在的無價值內容、重復內容以及干擾不僅會使得檔案整理工作量增加，還會使得檔案整理質量降低，因此，對檔案進行初步、粗略加工之后就要進行較為細節化的處理，比如，對一些不符合要求、不合理的方案內容進行適當刪減、對缺失的內容進行補充等。由于檔案的保存具有長期性，因此，必須要保證檔案保存之前的細節處理環節做到位，這樣才更有助于檔案系統性整理工作的落實。

3）系統整理檔案。檔案的系統整理簡而言之就是對檔案文件進行檢查調整、管理分類，檔案庫里保存著很多檔案文件，如果將這些文件進行隨意的堆放，那么，如果在后續工作中需要調取某一檔案文件將會是一件難事，由此可見，對于檔案的系統整理工作正是為后續的利用和調取工作夯實基礎，檔案的系統整理同樣也能簡化檔案調取和利用的流程。檔案文件系統整理的時候會提取一些關鍵詞，按照關鍵詞進行分類，并將這些檔案文件錄入到計算機系統之中，當想要調取和利用檔案文件的時候只需要輸入關鍵詞便能夠對所需檔案進行定位，系統整理的方式大大縮小了檔案查找的范圍，也更大限度的克服和查找低效的問題。

2 檔案整理工作的基本原則

1）各文件間聯系性的原則。每個檔案文件都是有所關聯的，無論是檔案文件的來源、內容還是歸屬都具有大大小小的關系，因此，檔案整理工作的進行不能割裂各文件間的聯系性，要按照檔案整理規則對文件進行組卷。注重文件之間的聯系性也更有助于將檔案庫看作一個整體，聯系性存在于檔案管理和利用之中，這正是因為聯系性，檔案管理才要做到更加有序。

2）保持原貌的原則。檔案文件本身就是客觀存在且真實的內容，雖然檔案管理工作會對檔案文件進行加工和處理，但是，無論是哪個環節都不能破壞原有的內容，整理的過程中也要注意對原有數據和內容的最大限度保留原貌，原始檔案才更具價值。

3）檔案保管和利用有效性的原則。檔案整理工作主要就是為了讓后續的保管和利用移交等環節更具便利性和有效性，有序、系統的整理將檔案按照一定順序和要求進行排序，并按照檔案存檔目錄要求進行關鍵信息的錄入，這樣檔案整體的內容便濃縮一處，當某些檔案文件出現問題的時候便可以實時追蹤責任，從而保證了檔案保管的安全性和完整性。除此之外，檔案管理的過程中要盡可能考慮到后續的檔案調取和利用環節的便捷性，使得管理成果更加人性化。

3 辦公室檔案整理工作的關鍵點和切入點

1）保持歸檔文件之間的有機聯系。文件歸檔的時間、形式、關鍵詞等多方面的內容都需要在整理初期的時候著重注意，要將分散的各類檔案按照一定類別進行分類整理，并建立相關文件之間的聯系，各文件之間的聯系性建立起來之后更能夠反映出文件之間的關系，從而便于之后的保管和利用。比如，按照內容作為整理條件，那么便會形成橫向的聯系，而以時間劃分作為整理檔案的條件，這樣便會加強文件之間的縱向聯系，整理依據和關鍵詞的存在能夠將檔案調取和利用的范圍不斷縮小，從而通過橫向和縱向的聯系鎖定能夠被利用的檔案。

2）區分歸檔文件的不同價值。檔案的管理工作量比較大，要想使得管理的效率提高就必須要學會區分各種文件的重要性，并按照重要性初步劃分出保管期限，對于那些信息內容含金量比較高的文件保存勢必需要嚴謹，保管期限寧長勿短；而對于那些內容比較零散的檔案文件便劃分成保存期限相對短一些的文件，尤其是時效性比較強的檔案文件，過了時效期保存的價值便不會很大，因此可以作為參考文件保存，不必按照歸檔文件整理。因此，適當調節檔案文件保存的日期也是十分重要的。檔案庫的容量是有限的，必須要對歸檔文件的價值進行辯識，這樣才更有助于保存重要文件，同樣也會在無形中為檔案整理工作減負。

3）有序歸檔，便于保管和利用。當前，科學技術的發展浪潮中，計算機系統可以為檔案整理工作所用，計算機錄入系統和軟件的輔助能夠使得檔案整理工作提高效率和增加檔案庫容量，檔案整理將雜亂無章的、不同歸屬的檔案轉變成有序的可視化的文件資料，借助計算機檢索功能系統對檔案文件進行有效的篩選，從而提高了后續使用的便捷度。在對檔案文件進行管理的時候從多個層次進行關鍵內容的劃分，時間、內容屬性等都能夠將檔案文件劃分到不同層次，保管的過程中也更有助于分工與協作。

4）確保信息安全，避免操作失誤。檔案文件的錄入都具有一定的機密性，有些檔案文件中存在比較重要的信息，如果信息泄露，那么，所造成的后果是難以想象的，因此，對于檔案信息安全性的確保還是很有必要的。首先，相關的檔案整理人員需要相當熟悉工作流程，避免出現人為性信息錄入錯誤，在歸檔的時候，相關人員也需要細致的對檔案文件數量、內容進行清點，從而避免檔案文件內容缺失或者泄露。檔案信息安全除了需要檔案整理人員做好本職工作之外，還需要強有力的計算機信息安全保障系統進行進一步的保護，對重要的檔案文件進行加密也能夠為信息的安全提供保障。為了使得檔案整理工作人員的能力和水平獲得提升，自然需要對工作人員進行培訓，盡可能讓工作人員兼具工作精神和能力，從而降低操作失誤發生的可能性。

4 結束語

檔案的整理工作既是比較基礎的工作，同樣也是不容忽視的工作，只有前提和基礎打的好，才更有助于后續工作的順利進行，新時代的發展帶來了更為先進的技術，在諸多輔助整理軟件和科學技術的支持下，檔案整理工作質量也能夠獲得進一步的提升。在傳統的檔案整理工作中融入新時代元素才更貼近時代軌道，也只有切實從尋找檔案整理工作的關鍵點和切入點入手，才能開辟更為廣闊的發展道路。