新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

林黎明

（山東煙臺(tái)棲霞蛇窩泊鎮(zhèn)政府，山東 煙臺(tái) 265313）

事業(yè)單位的檔案資料包含了事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)情況、運(yùn)行發(fā)展?fàn)顩r、重要和重大事件及相關(guān)的文件資料、發(fā)展歷程等相關(guān)方面的真實(shí)信息和記錄。檔案管理工作的開展和實(shí)施，在推進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展、運(yùn)行管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)開展和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的作用。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其檔案管理工作的難度和工作量也更大，需要對(duì)檔案管理的理念、模式、方法和手段進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新和優(yōu)化，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，以保證檔案資料的完整性與有效性，提高檔案信息的共享和利用效率，促使其在推進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用和價(jià)值。

1 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 重視程度不夠

部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)，對(duì)其重要作用把握不到位，具體工作開展和實(shí)施的過程當(dāng)中重視程度明顯不夠，所采用的管理方法和模式存在一定的滯后性，從而影響了檔案管理工作效用的發(fā)揮。例如，1）缺乏全過程、全方位的管理，沒有將檔案管理工作貫穿到事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開展及運(yùn)行管理的事中，仍存在落實(shí)不到位、工作不認(rèn)真的現(xiàn)象，在工作過程中主要是重復(fù)一些簡單、機(jī)械的管理工作，只是進(jìn)行簡單的檔案資料的記錄和整理，缺乏對(duì)相關(guān)資料信息的深入分析，且資料信息的共享利用程度不高；2）高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員比較缺乏，在檔案信息收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和利用等方面不同程度的存在缺陷和不足，如檔案信息不全面、分類管理工作不到位、歸檔不規(guī)范、檔案資料隨意胡亂擺放、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)丟失、資料信息利用率不高等。

1.2 信息化程度不高

部分事業(yè)單位檔案管理工作主要依靠的仍然是傳統(tǒng)的手動(dòng)管理，這種管理模式管理的效率不高，管理的成本比較大，技術(shù)手段和信息化程度不高。例如，1）所采用的檔案管理相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)比較落后，且不健全，從而影響了信息化管理工作的開展和實(shí)施；2）借助信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力和水平比較低。

1.3 檔案管理不規(guī)范

部分事業(yè)單位檔案管理工作缺乏系統(tǒng)完善的制度體系的保障和約束，具體工作實(shí)施中仍存在不規(guī)范的地方。例如，1）相關(guān)人員對(duì)于檔案管理和歸檔的相關(guān)流程、要求、標(biāo)準(zhǔn)等把握不準(zhǔn)確，仍存在管理混亂、分類管理過程中所采用的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范等情況；2）在檔案信息的瀏覽、借閱方面存在問題，如超出借閱時(shí)間、借閱的流程復(fù)雜等；3）在檔案信息的安全管理、安全存儲(chǔ)方面存在不足和問題，從而導(dǎo)致檔案信息的遺失、丟失和泄露，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成極大的影響。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與方法

2.1 創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變檔案管理理念

事業(yè)單位需要充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，強(qiáng)化這方面的意識(shí)，以保證檔案管理工作的有效執(zhí)行和落實(shí)。例如，1）強(qiáng)化全員意識(shí)，促使全體人員積極參與并配合這一工作的開展和實(shí)施，各相關(guān)部門各司其職，明確自身在檔案管理工作中的職責(zé)和義務(wù)，并保證相關(guān)的職責(zé)和義務(wù)的有效落實(shí)；2）加大這一工作的重視程度，將檔案管理工作與事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)開展與運(yùn)行管理同步進(jìn)行，及時(shí)的收集和獲取相關(guān)的檔案信息，并根據(jù)實(shí)際變化情況，對(duì)檔案資料進(jìn)行不斷的調(diào)整和更新，以保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性；3）進(jìn)一步的完善和優(yōu)化事業(yè)單位的組織構(gòu)架，由專業(yè)的人員和部門負(fù)責(zé)好檔案管理一系列工作的開展和實(shí)施，具體工作的開展和實(shí)施需要嚴(yán)格的依照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、流程和要求進(jìn)行，認(rèn)真的履行和落實(shí)自身的職責(zé)和義務(wù)，以保證檔案管理工作的規(guī)范化、高效化進(jìn)行。

2.2 創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變檔案管理模式

事業(yè)單位需要進(jìn)一步的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變檔案管理的模式、手段和方法，根據(jù)其實(shí)際工作的需要積極的推進(jìn)這方面的與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)化信息化建設(shè)與發(fā)展，重視對(duì)檔案資源的挖掘和利用，促使其更好的服務(wù)于事業(yè)單位的創(chuàng)新和發(fā)展。科學(xué)合理的將現(xiàn)代化信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等運(yùn)用到檔案管理實(shí)踐中，打造電子文檔并做好相關(guān)的安全管理工作，努力的推進(jìn)檔案管理工作逐漸的向電子化、信息化、實(shí)用性方向發(fā)展。例如，1）根據(jù)相關(guān)工作開展和實(shí)施的需要，構(gòu)建完善的信息平臺(tái)、檔案資料數(shù)據(jù)庫、管理信息系統(tǒng)，將事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開展和運(yùn)行管理中的相關(guān)文件資料、信息記錄的轉(zhuǎn)化為電子文件、數(shù)字化模式，然后存儲(chǔ)到相關(guān)的文件信息系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一化、集中性的管理。該系統(tǒng)和平臺(tái)的構(gòu)建，還可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)的檔案資料信息的深入分析、分類管理，充分的挖掘和理由信息資源，在一定程度上有助于強(qiáng)化各部門之間的有效溝通和交流，也能夠詳細(xì)的記錄事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展和實(shí)施的情況，并方便檔案資料需求者獲取相關(guān)的信息資料；2）重視分類管理工作的開展和實(shí)施，對(duì)于不同類型、不同作用的檔案信息，需要分類管理、分類存儲(chǔ)和歸檔，避免出現(xiàn)檔案資料的不規(guī)范管理和利用現(xiàn)象，以實(shí)現(xiàn)快速的分類管理和檔案資料信息的高效化共享利用。

2.3 創(chuàng)新和完善檔案管理體系

事業(yè)單位需要根據(jù)實(shí)際工作的需要構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理體系，并完善與之相關(guān)的制度機(jī)制，進(jìn)而確保檔案管理工作的高效化、規(guī)范化開展和實(shí)施。例如，1）進(jìn)一步的提升檔案管理工作人員的能力水平和綜合素質(zhì)，定期的組織和開展相關(guān)的培訓(xùn)，重視經(jīng)驗(yàn)的分享和積累，學(xué)習(xí)和利用先進(jìn)的技術(shù)和手段，促使其準(zhǔn)確的把握檔案管理各環(huán)節(jié)工作的要點(diǎn)和重點(diǎn)，以便在具體工作開展和實(shí)施的過程當(dāng)中高效化的完成檔案收集、整理、存儲(chǔ)、歸檔、利用相關(guān)工作；2）不斷地健全和完善檔案管理機(jī)制和制度，如構(gòu)建完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制、責(zé)任制度，并根據(jù)具體工作開展和實(shí)施的需要制定科學(xué)合理的檔案管理計(jì)劃和方案，以提高檔案管理的效率，避免出現(xiàn)管理混亂、管理不規(guī)范的現(xiàn)象；3）不斷的提高相關(guān)的技術(shù)，如科學(xué)合理的運(yùn)用電子掃描技術(shù)，高效化的將相關(guān)的紙質(zhì)文件、圖片等轉(zhuǎn)化為電子文件信息，方便對(duì)檔案信息資料的存儲(chǔ)和利用等；4）進(jìn)一步的加強(qiáng)檔案信息的安全管理，以減少檔案數(shù)據(jù)丟失、遺失、泄露的造成的影響和損失。

3 結(jié)語

綜上所述，進(jìn)一步的推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理思想、模式、手段、方法和管理體系的創(chuàng)新和改革，在提高檔案管理的效率和效用，推進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展中作用突出。事業(yè)單位需要重視這方面工作的開展和實(shí)施，加大在檔案管理和檔案資料利用方面的重視程度和投入力度，采取有效的措施和手段提高檔案管理的效率和資源的利用效率，促使檔案管理相關(guān)工作的開展和實(shí)施更好地服務(wù)于事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)開展和運(yùn)行管理，以推進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。