新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法

林黎明

（山東煙臺棲霞蛇窩泊鎮政府，山東 煙臺 265313）

事業單位的檔案資料包含了事業單位的業務活動情況、運行發展狀況、重要和重大事件及相關的文件資料、發展歷程等相關方面的真實信息和記錄。檔案管理工作的開展和實施，在推進事業單位的持續發展、運行管理、業務活動開展和文化建設等方面發揮著重要的作用。隨著事業單位的不斷發展，其檔案管理工作的難度和工作量也更大，需要對檔案管理的理念、模式、方法和手段進行進一步的創新和優化，提高檔案管理的效率和質量，以保證檔案資料的完整性與有效性，提高檔案信息的共享和利用效率，促使其在推進事業單位的持續發展中發揮更大的作用和價值。

1 新時期事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 重視程度不夠

部分事業單位對于檔案管理工作缺乏全面的認識，對其重要作用把握不到位，具體工作開展和實施的過程當中重視程度明顯不夠，所采用的管理方法和模式存在一定的滯后性，從而影響了檔案管理工作效用的發揮。例如，1）缺乏全過程、全方位的管理，沒有將檔案管理工作貫穿到事業單位業務活動開展及運行管理的事中，仍存在落實不到位、工作不認真的現象，在工作過程中主要是重復一些簡單、機械的管理工作，只是進行簡單的檔案資料的記錄和整理，缺乏對相關資料信息的深入分析，且資料信息的共享利用程度不高；2）高素質、專業化的管理人員比較缺乏，在檔案信息收集、整理、歸檔、存儲和利用等方面不同程度的存在缺陷和不足，如檔案信息不全面、分類管理工作不到位、歸檔不規范、檔案資料隨意胡亂擺放、存儲數據丟失、資料信息利用率不高等。

1.2 信息化程度不高

部分事業單位檔案管理工作主要依靠的仍然是傳統的手動管理，這種管理模式管理的效率不高，管理的成本比較大，技術手段和信息化程度不高。例如，1）所采用的檔案管理相關的設備和技術比較落后，且不健全，從而影響了信息化管理工作的開展和實施；2）借助信息化技術、計算機技術等現代化信息技術進行檔案管理的能力和水平比較低。

1.3 檔案管理不規范

部分事業單位檔案管理工作缺乏系統完善的制度體系的保障和約束，具體工作實施中仍存在不規范的地方。例如，1）相關人員對于檔案管理和歸檔的相關流程、要求、標準等把握不準確，仍存在管理混亂、分類管理過程中所采用的標準不規范等情況；2）在檔案信息的瀏覽、借閱方面存在問題，如超出借閱時間、借閱的流程復雜等；3）在檔案信息的安全管理、安全存儲方面存在不足和問題，從而導致檔案信息的遺失、丟失和泄露，對事業單位的發展造成極大的影響。

2 新時期事業單位檔案管理創新思路與方法

2.1 創新和轉變檔案管理理念

事業單位需要充分的認識到檔案管理工作的重要意義，強化這方面的意識，以保證檔案管理工作的有效執行和落實。例如，1）強化全員意識，促使全體人員積極參與并配合這一工作的開展和實施，各相關部門各司其職，明確自身在檔案管理工作中的職責和義務，并保證相關的職責和義務的有效落實；2）加大這一工作的重視程度，將檔案管理工作與事業單位的業務活動開展與運行管理同步進行，及時的收集和獲取相關的檔案信息，并根據實際變化情況，對檔案資料進行不斷的調整和更新，以保證檔案資料的真實性、完整性和準確性；3）進一步的完善和優化事業單位的組織構架，由專業的人員和部門負責好檔案管理一系列工作的開展和實施，具體工作的開展和實施需要嚴格的依照檔案管理的標準、流程和要求進行，認真的履行和落實自身的職責和義務，以保證檔案管理工作的規范化、高效化進行。

2.2 創新和轉變檔案管理模式

事業單位需要進一步的創新和轉變檔案管理的模式、手段和方法，根據其實際工作的需要積極的推進這方面的與時俱進，強化信息化建設與發展，重視對檔案資源的挖掘和利用，促使其更好的服務于事業單位的創新和發展。科學合理的將現代化信息技術、計算機技術等運用到檔案管理實踐中，打造電子文檔并做好相關的安全管理工作，努力的推進檔案管理工作逐漸的向電子化、信息化、實用性方向發展。例如，1）根據相關工作開展和實施的需要，構建完善的信息平臺、檔案資料數據庫、管理信息系統，將事業單位業務活動開展和運行管理中的相關文件資料、信息記錄的轉化為電子文件、數字化模式，然后存儲到相關的文件信息系統平臺內，并對其實施統一化、集中性的管理。該系統和平臺的構建，還可以實現相關的檔案資料信息的深入分析、分類管理，充分的挖掘和理由信息資源，在一定程度上有助于強化各部門之間的有效溝通和交流，也能夠詳細的記錄事業單位各項業務活動開展和實施的情況，并方便檔案資料需求者獲取相關的信息資料；2）重視分類管理工作的開展和實施，對于不同類型、不同作用的檔案信息，需要分類管理、分類存儲和歸檔，避免出現檔案資料的不規范管理和利用現象，以實現快速的分類管理和檔案資料信息的高效化共享利用。

2.3 創新和完善檔案管理體系

事業單位需要根據實際工作的需要構建系統完善的檔案管理體系，并完善與之相關的制度機制，進而確保檔案管理工作的高效化、規范化開展和實施。例如，1）進一步的提升檔案管理工作人員的能力水平和綜合素質，定期的組織和開展相關的培訓，重視經驗的分享和積累，學習和利用先進的技術和手段，促使其準確的把握檔案管理各環節工作的要點和重點，以便在具體工作開展和實施的過程當中高效化的完成檔案收集、整理、存儲、歸檔、利用相關工作；2）不斷地健全和完善檔案管理機制和制度，如構建完善的獎懲機制、責任制度，并根據具體工作開展和實施的需要制定科學合理的檔案管理計劃和方案，以提高檔案管理的效率，避免出現管理混亂、管理不規范的現象；3）不斷的提高相關的技術，如科學合理的運用電子掃描技術，高效化的將相關的紙質文件、圖片等轉化為電子文件信息，方便對檔案信息資料的存儲和利用等；4）進一步的加強檔案信息的安全管理，以減少檔案數據丟失、遺失、泄露的造成的影響和損失。

3 結語

綜上所述，進一步的推進事業單位檔案管理思想、模式、手段、方法和管理體系的創新和改革，在提高檔案管理的效率和效用，推進事業單位的持續發展中作用突出。事業單位需要重視這方面工作的開展和實施，加大在檔案管理和檔案資料利用方面的重視程度和投入力度，采取有效的措施和手段提高檔案管理的效率和資源的利用效率，促使檔案管理相關工作的開展和實施更好地服務于事業單位的業務活動開展和運行管理，以推進事業單位的持續發展。