檔案管理工作的意義研究

胡留芳

（山東省濟(jì)寧市嘉祥縣檔案館，山東 濟(jì)寧 272400）

檔案是指人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中形成的各種各樣的具有一定的保存價(jià)值的原始記錄。檔案的存在是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決定、對(duì)各種工作內(nèi)容的考察證據(jù)，同時(shí)也是進(jìn)行科研和建設(shè)基本設(shè)施的具有真實(shí)可靠性的資料。如果想要將檔案管理工作做好，就需要建立完善的檔案管理體制，讓檔案管理的基本設(shè)施設(shè)備得到進(jìn)一步的提高。學(xué)習(xí)和借鑒出色的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況，讓檔案管理工作得到進(jìn)一步的提高。

1 檔案管理工作的重要性

首先，單位內(nèi)部的實(shí)際情況和單位領(lǐng)導(dǎo)的管理能力能夠直接地影響檔案管理工作的進(jìn)行。一個(gè)單位、企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中一定會(huì)有很對(duì)的成就和業(yè)績(jī)成果，所以這些輝煌的成就就會(huì)被記錄到檔案中去，如果想要了解一個(gè)單位的歷史發(fā)展情況，那么查閱單位的檔案材料就是一種最直接最方便的途徑[1]，因此，檔案管理工作對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展是至關(guān)重要的。伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，根據(jù)當(dāng)前的情況單位的檔案管理工作人員需要盡快改變以往檔案管理工作固有的管理觀念，改變檔案管理工作的工作方法，結(jié)合單位的具體情況，把檔案管理工作和單位內(nèi)部管理工作相互聯(lián)系，使檔案管理工作可以具體的反映出單位的發(fā)展情況，讓單位順利的開(kāi)展各項(xiàng)工作。因此，讓檔案管理工作能夠順利進(jìn)行對(duì)一個(gè)單位發(fā)展具有非常深遠(yuǎn)的意義。

其次，檔案中的材料內(nèi)容是根據(jù)單位在自身發(fā)展的過(guò)程中和各種活動(dòng)中記錄而成的，檔案材料內(nèi)容可以真實(shí)的顯示出單位以往各種業(yè)務(wù)的具體過(guò)程和結(jié)果。對(duì)一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行重要的決定和對(duì)未來(lái)的規(guī)劃中具有十分重要的意義。單位領(lǐng)導(dǎo)和單位有關(guān)的管理者可以根據(jù)對(duì)檔案材料的進(jìn)行一定的總結(jié)，進(jìn)行具體分析，研究出可以對(duì)單位有用的具有發(fā)展的規(guī)劃。單位需要讓檔案管理部門(mén)與單位各個(gè)部門(mén)建立一定的聯(lián)系[2]，讓檔案資料的記載可以更加細(xì)致。同時(shí)，檔案管理的工作人員需要結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)下的形勢(shì)發(fā)展不斷地進(jìn)行完善，讓檔案管理工作可以發(fā)揮最大的價(jià)值。

2 增強(qiáng)檔案工作的管理的有效對(duì)策

2.1 創(chuàng)新檔案管理工作方式

在當(dāng)下檔案管理工作必須要與本單位的具體業(yè)務(wù)密切聯(lián)系結(jié)合本單位的具體工作，明確檔案管理工作的新方式。檔案管理工作人員在一定時(shí)間內(nèi)向單位領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)的匯報(bào)一些單位的實(shí)際工作情況，爭(zhēng)取在問(wèn)題出現(xiàn)的第一時(shí)間就解決好檔案管理過(guò)程中存在的具體困難和問(wèn)題，提高檔案管理工作人員在工作的管理過(guò)程中的掌握主動(dòng)權(quán)。在單位的管理過(guò)程中，檔案管理工作是單位管理工作重要組成的部分之一。例如，檔案管理的工作人員在進(jìn)行公文寫(xiě)作[3]。與處理檔案館的具體事宜時(shí)，需要結(jié)合本單位的實(shí)際工作和未來(lái)發(fā)展情況，建立更加完善的管理機(jī)制。檔案管理工作人員在進(jìn)行公文寫(xiě)作的過(guò)程中必須履行好自己的本職工作，將檔案信息進(jìn)行整理和分析，建立紙質(zhì)和電子版共同管理的體系，建立新形式檔案管理工作的格局，讓檔案管理工作的效率得到提高，讓單位的工作可以順利進(jìn)行。

2.2 注意信息與保密工作

單位在進(jìn)行管理工作的業(yè)務(wù)過(guò)程中需要建立一定的監(jiān)管和跟蹤服務(wù)部門(mén)。重點(diǎn)關(guān)注有關(guān)信息的內(nèi)容信息和材料的歸納整理，有關(guān)的工作人員同時(shí)也需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中服務(wù)工作的具體要求，這樣才能有效的進(jìn)行信息資源的有關(guān)服務(wù)。單位在檔案管理工作人員辦公室業(yè)務(wù)的建設(shè)的過(guò)程中要求檔案管理部門(mén)必須全員積極參與，保證檔案信息從最初的形成到歸檔的全部過(guò)程中，有全方位的監(jiān)督和管理[4]。例如在涉及單位重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)材料時(shí)，檔案管理的全部工作人員需要進(jìn)行保密工作，所有參與的人員需要建立一定的方案管理目錄，參照有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)將信息材料進(jìn)行歸檔的整理工作。將檔案材料進(jìn)行電子存檔時(shí)，首先應(yīng)該做好收集材料的工作，對(duì)電子存檔的材料類(lèi)型、材料范圍以及材料需要的格式等按照檔案管理的有關(guān)規(guī)范進(jìn)行處理。讓檔案管理的資料內(nèi)容可以被安全完整的保存。

2.3 加強(qiáng)檔案管理部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)

單位如果想要提高檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)建設(shè)就需要引進(jìn)具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)性人才，擁有先進(jìn)的設(shè)備和專(zhuān)業(yè)技術(shù)。檔案管理的工作人員也需要在工作的過(guò)程中持有嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，提高單位檔案工作的工作效率。加強(qiáng)檔案管理部門(mén)業(yè)務(wù)的建設(shè)，首先，單位應(yīng)該讓檔案的管理中的檔案信息材料在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的方式讓單位的檔案信息可以有效的管理，將信息材料進(jìn)行整理、識(shí)別與傳送；其次單位需要讓檔案管理工作進(jìn)行不同方式進(jìn)行整合。進(jìn)而提高檔案管理工作的規(guī)范和真實(shí)性，不停的將檔案的材料信息進(jìn)行整合。

2.4 全面凸顯檔案資源價(jià)值

檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，在檔案管理工作中，相關(guān)人員應(yīng)全面挖掘檔案資源價(jià)值，爭(zhēng)取把檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)榫邆湟饬x和價(jià)值的資源，管理工作者不間斷的對(duì)自我知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，增強(qiáng)自身檔案管理工作能力，把檔案資源的顯性知識(shí)以及管理隱形知識(shí)互相結(jié)合，立足于單位的運(yùn)作情況將檔案信息資源內(nèi)涵進(jìn)行挖掘。依托先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)找到檔案資源價(jià)值，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閱挝簧a(chǎn)力。與此同時(shí)，對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用進(jìn)行創(chuàng)新，檔案資料的具體價(jià)值要依托檔案服務(wù)加以體現(xiàn)，管理工作者要自主和其他單位溝通與互動(dòng)，完成檔案信息數(shù)據(jù)共享，協(xié)調(diào)各個(gè)單位對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行共享和運(yùn)用。對(duì)于檔案信息服務(wù)工作，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提供多樣化的檔案，咨詢(xún)服務(wù)、共享服務(wù)等，全面完成檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。嘗試建立檔案信息系統(tǒng)管理平臺(tái)，借助專(zhuān)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的檔案資源共享。除此之外，單位管理者要充分重視檔案資源信息，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)和審視，利用檔案管理發(fā)現(xiàn)單位運(yùn)作存在的不足，針對(duì)性調(diào)整和優(yōu)化，及時(shí)調(diào)整單位檔案管理綜合體系，調(diào)動(dòng)檔案管理工作者工作的積極性和主動(dòng)性，將檔案資源管理工作充分 落實(shí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作中材料具有一定的真實(shí)、豐富、廣泛等特性。檔案管理工作的順利進(jìn)行是可以提高單位檔案信息的使用效率的同時(shí)也可以提高檔案信息中具體的使用價(jià)值。在當(dāng)下單位需要結(jié)合自身的發(fā)展情況，依據(jù)科學(xué)的手段去提高檔案工作管理的效率和管理水平，進(jìn)而去促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。