淺論做好檔案管理的創新工作

張淑靜

（鄭州地鐵集團有限公司，河南 鄭州 450000）

1 檔案管理工作創新的重要意義

檔案是單位所有信息的匯聚地，記載著單位、企業在各項生產、經營活動中形成對國家、社會與本企業具有保存價值的各種文字、圖像、聲像等各種形式的歷史記錄以及單位內部人員的文檔信息資料。檔案記錄著每個時期的各項社會活動，具有真實性和原始性。檔案工作是企、事業單位機構中的重要組成部分，記載著單位發展的歷程，有成就也有挫折，涵蓋著方方面面。隨著社會的進步、經濟的發展，新形勢下對檔案管理工作提出了更高的要求，對檔案工作進行科學有序的創新管理是保證單位、企業持續健康發展的重要保證。新時期對檔案管理工作進行創新是社會發展和檔案事業發展的必然趨勢，也是高科技發展的必然結果。檔案承載著社會以及個人的信息，因此，必須做好檔案管理工作創新，保證各種資料信息齊全有效，社會、個人發展軌跡清晰、真實可靠。

2 檔案工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作的資金投入不足、管理手段落后

由于單位領導對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案管理的所需資金、設備投入不足，致使檔案管理方法、手段落后。造成部分檔案資料管理還停留在紙質版本上，經常被翻閱的資料會逐漸地產生紙張磨損甚至損壞，一些人事資料因來回調動，已開始變黃，字跡也不太清晰。由于資金投入不足，有的檔案在防潮、防火以及防盜等方面，達不到相關的規定要求，這對檔案的保管、信息資源的有效利用是非常不利的。檔案管理設備的缺乏、落后，得不到及時的更新換代，造成信息化進程的落后。檔案管理電子設備的配置達不到理想的要求，進而造成軟件設備與檔案管理的不配套，影響了檔案的整理工作，降低了工作效率。

2.2 管理人員思想意識淡薄、重視程度不夠

有的單位上層管理者沒有樹立“檔案效益”的意識，沒有認識到檔案管理工作其獨特的價值，忽視了檔案工作在企業發展中的作用。檔案管理人員對檔案管理工作重視程度不夠、思想意識淡薄，在工作中缺乏一定的責任心和職業道德，使得檔案管理工作的失位現象嚴重。有的人員工作態度不嚴謹把電子檔案看做只是一個擺設，細節性的內容沒有收錄在冊，造成檔案不完善，信息資料不健全。檔案收集工作重文字、輕聲像，受傳統模式的影響，對有關資料進行收集和整理時，工作人員一般更多地對文字形式的材料進行收集，往往忽略了聲像資料的采集。造成這種現象的原因，既有人的因素，也有部分客觀因素，如硬件設施不到位，沒有配備相關的錄音機、攝像機等等。總之，沒有聲像資料的檔案是不完整的，是呆板的。這樣的檔案存在著極大的隱患，無法給檔案工作帶來其應有的價值和作用，對檔案事業的長期發展也是一個很大的阻礙。

3 檔案管理工作創新的原則

檔案管理工作創新必須結合單位自身情況，在一定的標準與原則下進行。一是規范、靈活相統一原則。單位檔案管理工作應在遵循相關規定下，嚴格按照檔案管理辦法執行，既要保證檔案管理的嚴肅性、規范化，又要根據單位特點對檔案進行靈活管理，并保證方法的實用性。二是職責、權限原則。檔案管理制度中，要對相關的領導及管理人員的職責有明確的責任范圍，以便檔案管理工作出現問題時，能及時查找責任人，并及時做出處理。通過保證職責、權限合理、科學，確保檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作的不斷創新、完善。三是靜態、動態相結合原則。檔案管理要在保持其科學、嚴肅、穩定的同時與時俱進，跟上時代發展步伐，不斷創新檔案管理方法，提高檔案管理水平。

4 促進檔案管理工作創新的措施

4.1 建立完善的檔案管理制度

檔案管理工作創新應從本單位自身實際特點出發，建立一套適合本單位發展的檔案管理制度。必須建立完善的檔案管理制度如：檔案管理檢查制度、保密制度、借閱制度、歸檔制度等，為檔案管理工作提供可靠的有力支撐。檔案管理要制度化，并用制度約束人的行為，規范檔案管理工作。建立檔案管理考核機制、獎懲機制，對檔案管理工作進行定期的檢查，及時發現問題并進行解決處理。對檔案管理工作要進行定期考核，對于工作認真有突出貢獻的員工給予物質獎勵或進行表彰。檔案管理工作各項制度的建立必須遵循科學、合理原則，真正有效地對檔案信息資料起到保管、保護的作用，從而促進檔案管理工作水平的不斷提高。

4.2 提高檔案管理的思想意識和重視程度

單位領導對檔案管理工作發展起著直接的作用。單位領導及檔案管理工作人員要轉變傳統的檔案管理理念，不斷提高檔案管理創新意識，要充分認識到檔案管理工作在新時期對企業發展的重要意義。領導干部要高度重視檔案工作，對檔案工作給予大力支持，保證資金投入，利用現代化的管理手段和科學技術完善檔案管理工作，使檔案管理工作真正成為單位長期發展的有力支撐。要保障檔案管理工作的資金投入，保證必要的檔案基礎設施建設，為檔案管理構建良好的工作環境，建立具有防火、防潮、防光、防盜功能的檔案庫房。不斷完善、更新管理設備，為檔案管理部門配置先進的計算機設備，加強電子檔案和電子文件管理，實現檔案管理的數字化。真正建立起科學化、信息化、創新化、現代化的檔案管理體系，充分發揮檔案管理的價值，更好地為企業為社會服務。

4.3 與時俱進，創新建設檔案管理信息化系統

完善檔案管理工作，實現與時俱進，創新建設檔案管理信息化系統對于符合時代要求和實現社會發展有著重要作用。創新建設檔案管理信息化系統，就是要實現數字化檔案管理。數字化檔案管理系統要不斷完善硬件設計，提升硬件系統的兼容性。檔案主管部門能夠通過在線信息整理，通過專門的數據庫建設，對信息實現分類整理。以此，能夠減少檔案管理人員的工作壓力。此外，在數字化檔案管理中，通過專門的數據庫建設，能夠針對檔案信息的反饋實現自動編目和處理。而實際無論是全宗目錄還是分類目錄，都應按照特定的標準和規范落實。只有這樣，才能夠促使企業在后期相關決策制定和服務體系改進中，實現信息的隨時調取和處理應用，提升檔案存儲價值，為企業健康發展作貢獻。

5 結語

檔案管理是企事業管理工作的重要組成部分，要不斷完善檔案管理制度，注重檔案管理人員的綜合素質培養。檔案管理工作要與時俱進，不斷創新，才能提高信息化管理水平，實現檔案事業的可持續發展。