淺論做好檔案管理的創(chuàng)新工作

張淑靜

（鄭州地鐵集團(tuán)有限公司，河南 鄭州 450000）

1 檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

檔案是單位所有信息的匯聚地，記載著單位、企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成對國家、社會(huì)與本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像等各種形式的歷史記錄以及單位內(nèi)部人員的文檔信息資料。檔案記錄著每個(gè)時(shí)期的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)，具有真實(shí)性和原始性。檔案工作是企、事業(yè)單位機(jī)構(gòu)中的重要組成部分，記載著單位發(fā)展的歷程，有成就也有挫折，涵蓋著方方面面。隨著社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新形勢下對檔案管理工作提出了更高的要求，對檔案工作進(jìn)行科學(xué)有序的創(chuàng)新管理是保證單位、企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證。新時(shí)期對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。檔案承載著社會(huì)以及個(gè)人的信息，因此，必須做好檔案管理工作創(chuàng)新，保證各種資料信息齊全有效，社會(huì)、個(gè)人發(fā)展軌跡清晰、真實(shí)可靠。

2 檔案工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作的資金投入不足、管理手段落后

由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案管理的所需資金、設(shè)備投入不足，致使檔案管理方法、手段落后。造成部分檔案資料管理還停留在紙質(zhì)版本上，經(jīng)常被翻閱的資料會(huì)逐漸地產(chǎn)生紙張磨損甚至損壞，一些人事資料因來回調(diào)動(dòng)，已開始變黃，字跡也不太清晰。由于資金投入不足，有的檔案在防潮、防火以及防盜等方面，達(dá)不到相關(guān)的規(guī)定要求，這對檔案的保管、信息資源的有效利用是非常不利的。檔案管理設(shè)備的缺乏、落后，得不到及時(shí)的更新?lián)Q代，造成信息化進(jìn)程的落后。檔案管理電子設(shè)備的配置達(dá)不到理想的要求，進(jìn)而造成軟件設(shè)備與檔案管理的不配套，影響了檔案的整理工作，降低了工作效率。

2.2 管理人員思想意識(shí)淡薄、重視程度不夠

有的單位上層管理者沒有樹立“檔案效益”的意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作其獨(dú)特的價(jià)值，忽視了檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用。檔案管理人員對檔案管理工作重視程度不夠、思想意識(shí)淡薄，在工作中缺乏一定的責(zé)任心和職業(yè)道德，使得檔案管理工作的失位現(xiàn)象嚴(yán)重。有的人員工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)把電子檔案看做只是一個(gè)擺設(shè)，細(xì)節(jié)性的內(nèi)容沒有收錄在冊，造成檔案不完善，信息資料不健全。檔案收集工作重文字、輕聲像，受傳統(tǒng)模式的影響，對有關(guān)資料進(jìn)行收集和整理時(shí)，工作人員一般更多地對文字形式的材料進(jìn)行收集，往往忽略了聲像資料的采集。造成這種現(xiàn)象的原因，既有人的因素，也有部分客觀因素，如硬件設(shè)施不到位，沒有配備相關(guān)的錄音機(jī)、攝像機(jī)等等。總之，沒有聲像資料的檔案是不完整的，是呆板的。這樣的檔案存在著極大的隱患，無法給檔案工作帶來其應(yīng)有的價(jià)值和作用，對檔案事業(yè)的長期發(fā)展也是一個(gè)很大的阻礙。

3 檔案管理工作創(chuàng)新的原則

檔案管理工作創(chuàng)新必須結(jié)合單位自身情況，在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行。一是規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則。單位檔案管理工作應(yīng)在遵循相關(guān)規(guī)定下，嚴(yán)格按照檔案管理辦法執(zhí)行，既要保證檔案管理的嚴(yán)肅性、規(guī)范化，又要根據(jù)單位特點(diǎn)對檔案進(jìn)行靈活管理，并保證方法的實(shí)用性。二是職責(zé)、權(quán)限原則。檔案管理制度中，要對相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的職責(zé)有明確的責(zé)任范圍，以便檔案管理工作出現(xiàn)問題時(shí)，能及時(shí)查找責(zé)任人，并及時(shí)做出處理。通過保證職責(zé)、權(quán)限合理、科學(xué)，確保檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新、完善。三是靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則。檔案管理要在保持其科學(xué)、嚴(yán)肅、穩(wěn)定的同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，提高檔案管理水平。

4 促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新的措施

4.1 建立完善的檔案管理制度

檔案管理工作創(chuàng)新應(yīng)從本單位自身實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，建立一套適合本單位發(fā)展的檔案管理制度。必須建立完善的檔案管理制度如：檔案管理檢查制度、保密制度、借閱制度、歸檔制度等，為檔案管理工作提供可靠的有力支撐。檔案管理要制度化，并用制度約束人的行為，規(guī)范檔案管理工作。建立檔案管理考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制，對檔案管理工作進(jìn)行定期的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行解決處理。對檔案管理工作要進(jìn)行定期考核，對于工作認(rèn)真有突出貢獻(xiàn)的員工給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或進(jìn)行表彰。檔案管理工作各項(xiàng)制度的建立必須遵循科學(xué)、合理原則，真正有效地對檔案信息資料起到保管、保護(hù)的作用，從而促進(jìn)檔案管理工作水平的不斷提高。

4.2 提高檔案管理的思想意識(shí)和重視程度

單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作發(fā)展起著直接的作用。單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，不斷提高檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在新時(shí)期對企業(yè)發(fā)展的重要意義。領(lǐng)導(dǎo)干部要高度重視檔案工作，對檔案工作給予大力支持，保證資金投入，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)完善檔案管理工作，使檔案管理工作真正成為單位長期發(fā)展的有力支撐。要保障檔案管理工作的資金投入，保證必要的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理構(gòu)建良好的工作環(huán)境，建立具有防火、防潮、防光、防盜功能的檔案庫房。不斷完善、更新管理設(shè)備，為檔案管理部門配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。真正建立起科學(xué)化、信息化、創(chuàng)新化、現(xiàn)代化的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，更好地為企業(yè)為社會(huì)服務(wù)。

4.3 與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)

完善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)對于符合時(shí)代要求和實(shí)現(xiàn)社會(huì)發(fā)展有著重要作用。創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)，就是要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)要不斷完善硬件設(shè)計(jì)，提升硬件系統(tǒng)的兼容性。檔案主管部門能夠通過在線信息整理，通過專門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對信息實(shí)現(xiàn)分類整理。以此，能夠減少檔案管理人員的工作壓力。此外，在數(shù)字化檔案管理中，通過專門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，能夠針對檔案信息的反饋實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編目和處理。而實(shí)際無論是全宗目錄還是分類目錄，都應(yīng)按照特定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范落實(shí)。只有這樣，才能夠促使企業(yè)在后期相關(guān)決策制定和服務(wù)體系改進(jìn)中，實(shí)現(xiàn)信息的隨時(shí)調(diào)取和處理應(yīng)用，提升檔案存儲(chǔ)價(jià)值，為企業(yè)健康發(fā)展作貢獻(xiàn)。

5 結(jié)語

檔案管理是企事業(yè)管理工作的重要組成部分，要不斷完善檔案管理制度，注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，才能提高信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。