事業單位辦公室檔案日常管理與應用

張 燕

（湖北省十堰市武當山旅游經濟特區農村綜合服務中心，湖北 十堰 442714）

1 事業單位檔案實體管理的內容

檔案管理的工作基礎就是進行實體的管理，而且在信息化技術廣泛的普及與利用下，如何對信息技術進行開發和反饋在檔案管理的工作是主要趨勢，而且管理的實體內容就是將這些檔案都能夠統一并集中儲存，然后保證安全的前提下高質量的進行收集、管理以及鑒定。

1.1 檔案管理的搜集工作

檔案的收集工作其實在事業單位辦公室的工作當中是基礎，而且在科技發達的背景下，檔案的管理和收集都出現了更多的方式，尤其是在多媒體中，它能夠通過圖片、音頻以及影像等多元化的形式展現出來，并記錄和儲存，這樣就能夠為檔案的展示提供更多的途徑，但是相對的也增加了搜集的難度。因為需要將其搜集并存入數據庫當中是需要技術支持的，這樣才能保證檔案的質量與完整性。

1.2 檔案管理的整理工作

在檔案整理的時候，需要把各種瑣碎的檔案都整合到一起，然后按照規律保存，這一過程相對復雜，而且必須要保證檔案的狀態和真實有效。現如今在計算機技術的支持下，很多事業單位的辦公室在進行檔案整理的時候，都會利用WPS或者是Word這些軟件來編輯，那么這樣就能夠生成電子檔案，其中的文件可以自動的進行分類，來源、時間以及文件大小都會顯現出來，所以說在檔案整理的過程當中，需要科學的使用計算機，把檔案工作盡量簡化[1]。

1.3 檔案管理的鑒定工作

檔案的鑒定也就是對檔案信息的價值進行衡量，然后設置它的保管期限，這將影響到它日后的儲存和銷毀工作，是事業單位辦公室檔案管理工作當中十分重要的一個步驟。把大量的檔案從繁雜的狀態下轉化為簡單且明了的狀態，這樣在儲存和查看的時候都更加便利，從而提供更加優質的服務功能。

1.4 檔案管理的保管工作

檔案的保管工作就是保證它的安全性，這能夠有效的演唱檔案壽命，也能為日后的查看做好鋪墊。在進行檔案保管的時候，儲存的過程就要有條有序，這樣一來傳遞的時候就可以實現最大化效率，方便日后的提取。信息化技術的普及也給檔案管理帶來了諸多的便利，利用其中的功能與管理的工具可以把檔案當中的數據都形成電子化，無論是保管還是存儲都十分的便捷。而且通過網絡檔案管理的人員能夠及時的將信息進行搜集與驗證，其它部門的人員在調取檔案的時候也能直接從網上獲得批準然后以電子檔案的形式傳輸過去，輸入的檔案也是直接生成電子檔案并入庫，這一過程十分的快捷。

2 檔案管理創新服務的機制與對策

作為檔案管理的人員，他們的工作責任和人文素養將直接決定著檔案的質量，所以必須要具備著操作技術和較高的綜合素養以及工作專業理論，這樣就能高質量的完成檔案的一系列保管工作。然后在熟練的計算機操作技巧下可以把檔案工作順利完成，就算其中出現了問題也能夠及時的發現并處理。而且他們在積極的工作態度之下也能有利于事業單位的穩定運行。在進行高素質的檔案管理隊伍建設時并不是短時間內和少數人就能夠完成的，必須要從招聘、培訓以及日常的管理當中實現，按照標準的規章制度完成自己的責任，不斷的提高工作能力，這樣才能讓事業單位的檔案能夠有序的進行下去，并且不出現任何差錯。

2.1 創新服務領域和內容

在新時期下，我國的計算機技術已經得到了廣泛的普及，這對于事業單位辦公室檔案管理來說是一種機遇。那么他們應當與時俱進，積極的引進計算機技術與設備，然后優化服務機能與服務的質量，將事業單位的工作真正的與社會發展相融合，這樣才能提高工作效率，并保證服務的水平提升。

2.2 樹立檔案服務的創新意識

創新是沒有止境的，而且也是一個民族與國家進步的主要動力。在當今時代下，我國各地區的事業單位已經進入了信息化的管理與運用時代，而且計算機功能的開發也將檔案管理工作帶上了多元化的體制上。作為事業單位辦公室檔案工作人員，他們必須要有創新意識，在自身計算機技術的支持下，能夠不斷的創新和改革檔案管理機制與技術，這對于我國事業單位的發展而言至關重要[2]。

2.3 提高檔案的服務水平

事業單位是為人民直接服務的，而這其中只有將檔案管理工作達到井然有序，才更有能力的去服務于人民，所以說事業單位的辦公室檔案管理工作更有必須要以服務為宗旨，然后站在人民利益的角度上去盡自己的努力完成檔案管理工作。從而服務水平的提升角度上來講的話，必須要改變工作的作風，有大局意識和超遠的目光，對于社會市場發展的趨勢實時掌握，并時刻都對檔案管理事宜的信息進行更新和搜集管理，實現超前服務。

2.4 加強對檔案管理人員的綜合素養培訓

要想切實事業單位檔案管理水平的不斷提升，那么就要從檔案管理人員的綜合素養提升方面入手，因為只有在人才的支持下，事業單位才能把每一項工作都做好，并且以檔案部門為中心，把人力資源、財政以及各種業務都達到有機統一和配置。這就需要事業單位及時的觀看我國政府的一些相關政策法規，并明確黨組織所設立的發展道路，對于檔案部門的招聘來說，不僅需要人才具備學歷和專業技能，還要具備較高的人文素養，這樣才能允許其入職。然后是單位上的培訓，也要從上述的招聘方面著手，然后通過建立機制提高工作人員的工作積極性，通關建立嚴格的規章制度對他們的工作形成約束，從而使我國的事業單位能夠發揮出更優秀的服務水平。

2.5 加強信息技術的建設

從目前信息技術的發展趨勢上來看，它在各領域當中都凸顯出了極大的效率，那么事業單位的辦公室檔案管理工作也要有遠光，積極地把信息技術引進，并不斷的進行創新，利用好各種科技與功能，并應聘計算機人才作為檔案管理信息化的技術負責人，他們的職責就是實行檔案網上安全管理并能夠及時的發現檔案管理的風險和更新 技術[3]。

3 總結

綜上所述，每一個地區都有事業單位，他們的所包含的范圍十分廣泛，比方說教育、畜牧、農業以及科技等等，這些都是推動我國發展的基層部門，而且這其中事業單位的辦公室檔案管理部門在工作當中有著極其重要的作用，他們能夠將人力資源、技術、業務以及財政都涉及，并且關乎著事業單位的運行發展和服務能力。因此，必須要重視對檔案管理部門的創新與改革，通過嚴格的監管與獎勵機制和提高工作人員綜合素養等方面來實現高效的管理與服務，從而保證我國事業單位能夠積極的為社會做出貢獻。