淺談干部人事檔案管理

汪衛(wèi)杰

（河南商丘市梁園區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，河南 商丘 476000）

干部檔案的管理是干部發(fā)展的重要憑證和依據(jù)。干部檔案是干部個(gè)人政治履歷、學(xué)歷學(xué)位、職位變遷、個(gè)人政績(jī)等各個(gè)方面的記錄，既是職位晉升的重要憑證，同樣也是干部素養(yǎng)的鞭策資料，干部檔案監(jiān)管的影響力直接影響到干部個(gè)人發(fā)展效率，但是目前干部檔案監(jiān)管還存在監(jiān)管意識(shí)不足、監(jiān)管制度不規(guī)范、監(jiān)管人員專業(yè)素質(zhì)低等問題，面對(duì)這些問題應(yīng)從加強(qiáng)思想政治建設(shè)，強(qiáng)化檔案監(jiān)管意識(shí)，加強(qiáng)制度化建設(shè)，規(guī)范監(jiān)管程序，提升監(jiān)管人員水平等方面加以完善，為干部的職業(yè)和個(gè)人的發(fā)展提供重要憑證作用。為國家干部的選拔任用提供有力的依據(jù)作用，也為干部檔案監(jiān)管工作指明了新的方向，作為任人唯賢、選拔人才的重要依據(jù)，需要各級(jí)部門對(duì)干部檔案實(shí)施嚴(yán)格的監(jiān)管措施，為國家選拔任用干部提供真真實(shí)有力的檔案依據(jù)。

1 干部人事檔案管理的特點(diǎn)

1）缺乏靈活性，在全國范圍內(nèi)，干部人事檔案的管理都是由人事廳（局或部）和組織部來管理，缺乏靈活性。

2）政治性，管理干部人事檔案首先要符合黨和國家的各種人才戰(zhàn)略、用人政策和路線，否則，干部人事檔案管理就會(huì)成為黨和國家的政策的執(zhí)行道路上的絆腳石。

3）專業(yè)性，管理干部人事檔案是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，僅僅擁有專業(yè)的理論知識(shí)是不夠的，更要配套專門的法規(guī)政策和方法程序，使得專業(yè)的管理人員得以執(zhí)行相關(guān)工作。

4）服務(wù)性，此項(xiàng)工作服務(wù)的好壞，直接關(guān)系到人才的建設(shè)，干部隊(duì)伍的純潔，人才政策的制定等。

5）保密性，從管理的主要內(nèi)容來看，檔案中包含了部分保密信息，或者說在一定的時(shí)間內(nèi)部分內(nèi)容是保密的，所以在保管和使用檔案的過程中，必須遵守保密規(guī)定，才能為人才的選拔更好的服務(wù)。

2 干部人事檔案管理工作新的環(huán)境

隨著國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的不斷健全，借助于新的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，此項(xiàng)工作也面臨著許多新的制度和新的環(huán)境。新的干部人事檔案制度不斷完善，使檔案的收集、整理到檔案的審核、形成和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)系統(tǒng)起來，每個(gè)環(huán)節(jié)都能做到回溯可查、有據(jù)可依，每一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題就形不成有效的案卷材料，這也要求管理人員必須熟悉有關(guān)的法律法規(guī)，熟悉規(guī)章制度的流程，嚴(yán)格按照管理規(guī)定操作。

在新的社會(huì)環(huán)境中，我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，新的產(chǎn)業(yè)也層出不窮，改變了原有干部任用的方式，很多干部在進(jìn)入國家機(jī)關(guān)之前，有過很多的其他工作經(jīng)歷，在此期間，形成檔案材料并認(rèn)定后，應(yīng)交由人才交流中心或指定中介組織機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。隨著新技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，干部檔案管理也可以引入這些新的技術(shù)，如干部人事檔案可以利用檔案管理系統(tǒng)管理數(shù)字化的信息，在檔案管理的方式和手段上變化可以大大提高管理效率。

3 存在的諸多問題

3.1 領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

首先，作為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人對(duì)檔案管理的重要性意識(shí)不強(qiáng)，過分的看重干部的表現(xiàn)和成績(jī)是根本原因，總是認(rèn)為一個(gè)人的人事檔案相對(duì)于其表現(xiàn)和成績(jī)很次要。

其次就是實(shí)施檔案管理的相關(guān)人員自己的管理意識(shí)比較薄弱，認(rèn)為自己的工作就是一種沒有技術(shù)含量的、繁瑣和具有重復(fù)性的工作，不能發(fā)揮自己的才華，認(rèn)為自己天天做的工作缺乏挑戰(zhàn)性，不易出彩，得不到領(lǐng)導(dǎo)重視。只要檔案不丟失，不損壞就算完成了工作，更談不上進(jìn)行系統(tǒng)的受訓(xùn)。

基于以上原因，造成管理部門并沒有檔案意識(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展，作為干部參與的工作和活動(dòng)的范圍也越來越大，隨著新技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案材料的來源途徑也越來越多樣化，這樣作為檔案的管理者會(huì)越來越力不從心，造成檔案的信息搜集越來越困難，缺失會(huì)越來越多，這樣的檔案很難為決策者提供具有價(jià)值的判斷。

3.2 檔案案卷存在缺失和造假情況

第一、檔案材料搜集得不夠完善。我作為一名工作在檔案管理一線的工作人員，在日常工作和調(diào)研中就發(fā)現(xiàn)，在很多機(jī)關(guān)的組織人事部門的檔案，都存在檔案材料的缺漏現(xiàn)象，究其原因，不外乎幾個(gè)方面，一是對(duì)檔案材料搜集缺乏主動(dòng)性，由于對(duì)一個(gè)干部檔案的材料形成往往具有一個(gè)較長(zhǎng)的周期，所以被動(dòng)化的工作方式就會(huì)造成上述現(xiàn)象，所以在平時(shí)要花夠功夫，主動(dòng)搜集，不能被動(dòng)的等干部本人主動(dòng)提交，更不能因?yàn)楣ぷ鳈z查臨時(shí)補(bǔ)充材料，這樣倉促形成的材料最容易造成本人造假，材料前后記述有矛盾。二是歸檔不及時(shí)，歸檔不及時(shí)就會(huì)造成個(gè)人檔案材料缺乏更新，在實(shí)際工作中就發(fā)現(xiàn)由于工作職務(wù)的調(diào)任，其檔案卷宗已轉(zhuǎn)遞到新單位很長(zhǎng)時(shí)間，但是仍有應(yīng)轉(zhuǎn)未轉(zhuǎn)的檔案材料在原單位的檔案室堆放。

第二，檔案缺乏規(guī)范管理，檔案管理的工作性質(zhì)屬于服務(wù)類型，檔案材料就是我們?yōu)楸环?wù)者提供的載體，排序編碼不規(guī)范、目錄更新不及時(shí)、分類不準(zhǔn)確等等不規(guī)范檔案管理會(huì)很不利于檔案的查閱和使用，更不利于長(zhǎng)期保存，保存的材料越多，會(huì)陷入越難以管理的窘境。

第三就是檔案管理者本身的業(yè)務(wù)水平較低，檔案管理有自己的專門學(xué)科分類，這是一種較為專業(yè)的工作，所以要求管理者必須具備做這項(xiàng)工作所需要的扎實(shí)的理論知識(shí)、專業(yè)的技能和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，只有具備這些條件，才能把這項(xiàng)工作做好、做扎實(shí)，不然就會(huì)造成上述很多不規(guī)范的案卷的形成。

3.3 檔案審核態(tài)度不端正、工作不扎實(shí)、整改不到位

檔案審核工作不到位，管理工作把關(guān)不嚴(yán)，就會(huì)導(dǎo)致“三齡兩歷一身份”重要信息不準(zhǔn)不實(shí)。在 2018年開展干部人事檔案“再審核”工作時(shí)，對(duì)檔案審核工作進(jìn)行了一次摸底發(fā)現(xiàn)，即使經(jīng)過多次檔案審核，部分干部人事檔案依然存在年齡、工齡、黨齡沒有認(rèn)定或者認(rèn)定不準(zhǔn)確；干部工作經(jīng)歷、學(xué)歷、任職、職稱等重要信息缺少重要原始依據(jù)材料；干部身份認(rèn)定依據(jù)不充分、不符合政策規(guī)定；缺少干部人事檔案專項(xiàng)審核表；檔案材料造假處理不到位；組織審核檔案認(rèn)定的結(jié)果未使用等現(xiàn)象。之所以會(huì)出現(xiàn)檔案審核工作不扎實(shí)、問題整改不到位的問題，是因?yàn)閷?duì)干部人事檔案審核抱有僥幸心理。只有扎實(shí)進(jìn)行檔案審核，才能為科學(xué)精準(zhǔn)選人用人和從嚴(yán)管理監(jiān)督干部提供基礎(chǔ)保障和有力支撐。

3.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作滯后

為貫徹落實(shí)全國組織系統(tǒng)信息化建設(shè)工作座談會(huì)精神和中組織部要求，以河南省為例，河南省委組織部印發(fā)通知要求各地各部門報(bào)送新任省管干部檔案的同時(shí)要求附帶與紙質(zhì)檔案一致的數(shù)字信息，并要求各地積極規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程，以推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。但各單位干部檔案信息化建設(shè)推進(jìn)相對(duì)緩慢，干部人事檔案信息化建設(shè)明顯比其他檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐要慢。究其原因，一方面是缺少主要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，二是缺少檔案管理的集中規(guī)劃和布局，三就是關(guān)于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的人才較少，硬件配置不夠，造成檔案數(shù)字化建設(shè)任其發(fā)展。

隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)和了解程度不斷的加深，我們?cè)谒枷牒托袆?dòng)上都慢慢認(rèn)識(shí)到了干部人事檔案對(duì)人才選拔的重要性，作為檔案管理人員，我們應(yīng)該面對(duì)問題，著力解決問題，維護(hù)好干部人事檔案的公信力，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和人才的選拔做出自己應(yīng)有的積極貢獻(xiàn)。