電力設計企業檔案工作現狀分析與管理體制機制創新思考

閔勇章

（中國電建集團成都勘測設計研究院有限公司，四川 成都 610072）

1 電力設計企業檔案工作面臨的挑戰

企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分；企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作[1]。當前，企業檔案工作的開展既迎來難得的機遇，又面臨巨大的挑戰。首先，隨著檔案法修訂工作的深入推進，我國檔案法規標準體系持續完善，《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）及《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28-2018）等數十項部門規章、規范性文件、國家及行業標準陸續發布，對包括電力設計企業在內的企業檔案工作提出新的更高的要求。其次，“互聯網+”行動計劃以及云計算、大數據、物聯網等信息技術的發展與應用，深刻影響到企業檔案工作的方方面面[2]。第三，電力設計企業普遍面臨著“做優、做強、做大”的高質量發展要求，隨著企業規模的不斷擴大、升級，越來越多的電力設計企業采取了集團化管控模式，勢必會給企業檔案管理工作帶來新的挑戰。因此，從滿足企業職能管理內在要求和順應檔案事業發展總體趨勢的維度來看，及時對電力設計企業檔案工作主要特點及現狀進行總結分析，并結合成果積極開展管理體制機制創新研究與實踐，顯得尤為迫切和必要。

2 電力設計企業檔案工作現狀分析

為研究電力設計企業檔案管理工作主要特點及現狀，并盡量保證研究成果具有代表性，筆者對西部地區（四川、云南、新疆等12省、自治區、直轄市）15家電力勘測設計院檔案工作進行了細致地調研，同時結合文獻研究成果加以綜合分析，以便為后續基于檔案法修訂等背景下的檔案管理體制機制創新研究提供基本依據。

2.1 電力設計企業檔案工作主要特點

“電力企業檔案管理工作是企業管理工作中十分重要的組成部分，它對企業經濟效益的實現以及企業整體健康發展均產生了重大影響，與此同時，它也是企業在激烈市場競爭中提高自身競爭能力的重要保障，也是維護企業利益的重要手段”[3]，因此，電力設計企業普遍高度重視檔案工作，管理水平也相對較高，總體來看，具有下述幾方面特點。

2.1.1 檔案工作基礎扎實

國有電力設計企業均成立于建國初期，屬于知識密集型企業，科學知識、科研成果、技術開發為企業的現實生產力，主要產出為技術類報告、圖紙及科研成果報告、專利等，因此依照本能的自我保護意識和技術傳承發展的需要，此類企業在成立初期便同步啟動檔案工作，經過六十余年的發展和完善，電力設計企業檔案工作基礎已十分扎實，內容也已涵蓋監督指導、收集整理、保管統計、鑒定銷毀、開發利用、宣傳教育等檔案工作各環節。

2.1.2 檔案管理方式多樣

電力設計企業主要服務對象為電力開發企業和電力工程項目，受其行業自身特點及管控切入點選取不同等因素影響，檔案管理方式也呈多樣化特點，以下僅列舉三個方面的分類進行探討。

1）從設計產品歸檔管理來看，基于歸檔管控時序不同，主要有“出版→歸檔” 和“歸檔→出版”兩種方式。前者屬于傳統管理方式，適用于信息化建設相對滯后的電力設計企業；后者屬于新興管理方式，近些年隨著“白圖替代藍圖”的不斷推進，越來越多的電力設計企業采用了該模式。張廣濤[4]在《論電力勘測設計企業檔案管理工作的理論邏輯》中做過詳細闡述。

2）從基于集團管控模式下的電力設計企業檔案工作開展情況來看，主要有集中式管理、分散式管理、逐級管理和混合式管理等，各企業均結合自身實際選擇適宜方式，以滿足企業管理需要。邱巧艷[5]基于大型企業集團檔案管理體系對檔案管理方式和方法進行了探索和研究。

3）從文件材料歸檔時間來看，有即時歸檔、定期歸檔、隨工程進度歸檔以及多種方式結合歸檔等方式；盡管方式多樣，但真實、齊全、完整、準確的歸檔要求和管理服務生產的原則宗旨相對統一。

2.1.3 檔案信息資源豐富

電力設計企業因具備歷史悠久、業務活動全面、業務領域廣泛等共性特點，普遍擁有較為豐富的檔案信息資源。

1）館藏檔案數量大。西部地區15家電力勘測設計院平均館藏達32.7萬件，最多可達80萬件，且平均以1.8萬件/年的速度在持續增長；隨著各企業業務的不斷壯大，檔案年均增速更有加快趨勢。

2）檔案種類繁多。15家設計院檔案均覆蓋企業經營、生產、科研及管理等各項活動形成的文件材料，包含科技檔案（工程、科研、基建等）、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、設備檔 案等。

3）檔案涉及領域廣。在深入貫徹落實“創新、協調、綠色、開放、共享”發展理念、積極尋求發展方式轉變、大力推進供給側結構性改革、加快發展動能轉換和質量效益提升的新常態背景下，傳統高耗能、高污染產業正在加快收縮，各電力設計企業也在積極拓展和進軍新的業務領域，以轉型求發展、促發展。新業務領域的拓展進一步豐富了檔案信息資源。

2.1.4 檔案服務生產緊密

電力設計企業主要管理的是工程檔案，在檔案利用、檔案驗收、產品印制交付等方面體現出檔案與生產經營的緊密聯系。

1）設計人員普遍重視同類型工程檔案的利用，并在實際工程設計中加以繼承和創新，工作效率提高的同時也保證了產品的設計質量，檔案服務生產的功能得以充分體現。

2）依照國家政策的相關規定，工程竣工前必須先通過竣工檔案驗收，因此電力設計企業檔案管理人員需深入項目一線提供指導服務，以保證工程檔案整理合法合規、齊全完整、真實有效，滿足竣工檔案驗收的各項要求，檔案服務生產的緊密程度不言而喻。

3）電力設計企業檔案部門一般兼具設計產品印制交付管理職責，對設計產品的有效管控也進一步密切了檔案與生產的關系。

2.2 電力設計企業檔案管理現狀

盡管電力設計企業檔案工作起步較早，基礎工作扎實，但隨著管理理念的不斷革新以及信息技術飛速發展給傳統檔案管理模式帶來的顛覆性變化，現有檔案管理體制機制也難免會出現與實際工作開展不相適應之處。比如時下炙手可熱的“檔案單軌制、單套制”理念推廣與以工程檔案管理為主的電力設計企業檔案管理思想轉變困難之間的矛盾、工程勘察設計企業電子送審政策的進一步實施與企業檔案信息化建設相對滯后的不協調問題、設計人員對檔案開發利用需求的持續拔高與支撐企業檔案深度挖掘能力不足之間的差異等，都是電力設計企業當前面臨的重要現實問題。因此，要適應新形勢下檔案事業發展的總趨勢和總要求，電力設計企業檔案管理體制機制創新研究與實踐探索勢在必行。

3 電力設計企業檔案管理創新思路

筆者基于前文所述檔案法修訂等背景，依托所在企業檔案工作具體實踐，對檔案管理體制機制改革創新做了有益探索和嘗試，提出了一些新的思路，以期為檔案同行提供參考。

3.1 加強檔案思想意識體系建設，營造企業檔案文化氛圍

一是電力設計企業要轉變工作方式，主動作為，策劃編制新時期企業檔案工作發展規劃，并融入企業總體發展規劃，從戰略層面上積極構建企業自身檔案文化，啟發員工檔案思維。二是要充分利用國際檔案日全面宣傳檔案基礎知識和企業檔案工作的重要性，提升員工檔案意識。三是可通過雙邊溝通、多邊會議等形式，不斷擴大檔案交流，積極提升行業影響，增強檔案自信。

3.2 加強檔案責任制度體系建設，構建企業檔案聯動機制

一是要建立健全電力設計企業檔案工作責任體系，檔案工作列入各二級單位年度工作計劃，并明確檔案工作分管領導及專兼職檔案人員，構建企業檔案工作網絡。二是要動態完善企業檔案管理制度，確保始終適用于企業生產經營；并加大制度宣貫力度，力求全面掌握，積極構建企業檔案工作高效聯動機制。

3.3 加強檔案業務管理體系建設，提升企業檔案管理水平

一是要加大檔案業務指導力度，推進整編工作向二級單位回歸，有效釋放專職檔案人力資源，更好保障企業檔案管理效果。二是要充分運用信息手段，建設檔案管理信息系統，實現掃碼歸檔，努力提升工作效率。三是要加強電力設計產品全程管理，建設產品簽署簽證系統（CA數字認證），實現電子文件自動簽署歸檔，從法律層面上切實保障企業利益。

3.4 加強檔案利用服務體系建設，搭建企業檔案應用平臺

一是要盡快建成企業數字檔案館，通過數字化盤活存量、電子化做優增量等方式，保障豐富的檔案信息資源及時進入數字館提供利用。二是要積極開展專題數據庫編研，主動適應日益增長的經營生產利用需要。三是要開發在線利用系統，實現在線瀏覽、授權下載、網絡審批（移動端、PC端）流程的高效運轉，提升用戶體驗感。

3.5 加強檔案應急保護體系建設，打造企業檔案安全環境

一是在滿足“八防”前提下打造符合規范要求的檔案庫房存儲環境，配置恒溫恒濕空調、氣體自動滅火裝置、火災自動報警器等設備，保障檔案存放安全。二是要建設涉密檔案庫房，并配備必要安防設施，保障檔案涉密安全。三是要建立企業檔案應急管理體系，最大限度降低和避免地震、洪水、火災等突發事件對企業檔案可能造成的損害。

3.6 加強檔案人才培養體系建設，保障企業檔案智力支撐

一是電力設計企業要力爭做到專職檔案人員在國家檔案局或地方檔案局檔案專業培訓的全覆蓋，最大程度提升專職檔案人員業務水平。二是要定期邀請檔案行業知名專家到企業內部開展檔案知識講座，拓寬專兼職檔案人員的業務視野。三是要建立檔案專業與工程設計專業員工交流機制，培養檔案人員綜合能力，暢通檔案人員成長成才路徑，為企業檔案事業發展乃至企業各項事業發展提供智力支撐。